طرح اتوماسیون اداری

طرح اتوماسیون اداری
مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)

فهرست مندرجات

1- مقدمه 1
2- تعریف پروژه 2
3- اهداف پروژه 2
4- مراحل انجام کار 2
1-4- انتخاب نرم‏افزار 3
2-4- تشکیل کمیته راهبری 3
3-4- شناخت و برنامه‏ریزی 4
4-4- برنامه زمان‏بندی سیستم اتوماسیون اداری 6
5-4- آموزش 7
6-4- نصب و راه‏اندازی 7
7-4-پشتیبانی 8
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت) 9

6- پیوست‏ها
پیوست 1- گزارش ارزیابی نرم‏افزارها
پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی
پیوست3- راهنمای کاربران – دبیر
پیوست4- راهنمای کاربران – مدیر

1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت ها تشکیل گردیده است و در سایربخش ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تامین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :
* شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
* پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
* تامین نرم‏افزار
* نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
* پشتیبانی

راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.
* سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
* افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
* کاهش حجم بایگانی
* کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
* امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

4- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرم‏افزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامه‏ریزی
4-4- برنامه زمان بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه‏اندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‏شود.
1-4- انتخاب نرم‏افزار
برای تدارک نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :
* شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
* تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
* شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید
* تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
* ارزیابی نرم‏افزار کاندید
* نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
* انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
* معاونت اداری و مالی
* نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
* نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
* مدیر کل امور اداری
* مدیر کل تشکیلات و بودجه
* شرکت ناظر
* گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
* نماینده واحدی که نرم‏افزار در حال نصب در آن می‏باشد.

مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‏باشد :
* تامین سخت‏افزار مورد نیاز برای راه‏اندازی سیستم
* تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
* موانع موجود در زمینه نصب و راه‏اندازی سیستم
* پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
* موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
* محدودیت‏های موجود در زمینه تدارکات
* اولویت‏بندی انجام کار اتوماسیون

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی
برای انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهای دبیرخانه موجود، محل‏های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‏اندازی فعالیت‏هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
* شناخت اولیه برای انتخاب نرم‎افزار اتوماسیون اداری مناسب
* شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‎اندازی
* شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

همان طور که مشاهده می‏شود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه‏ نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکان‏سنجی پیاده‏سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه‏های استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیش‏روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم‏ هر یک از معاونت‏ها که برای نصب و راه‏اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏کار، شیوه‏های ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامه‏های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه‏ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
* شناسایی فعالیت‏های مرحله نصب و راه‏اندازی
* تهیه و تدوین برنامه زمان‏بندی
* تهیه برنامه آموزش
* تهیه برنامه نصب و راه‏اندازی

فعالیت‏های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‏باشد :
* مقدمات انجام کار
* تهیه برنامه آموزش
* تهیه برنامه نصب
* اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
* شناخت از نقطه نصب
* شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
* آموزش در نقطه نصب
* اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
* تعریف پارامترها در نقطه نصب
* نصب سیستم

براساس فعالیت‏های شناسایی شده برنامه زمان‏بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازی تهیه گردیده است.

5-4- آموزش
برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
* اعضای دبیرخانه
* معاونین و مدیران کل
* مسئولین دفاتر
* روسای ادارات

تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام می‏پذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردش‏کار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزش‏های انجام شده به صورت زیر می‏باشد :

دبیرخانه مرکزی 1 و 2
14
دبیرخانه معاونت اداری و مالی
6
دبیرخانه معاونت برنامه‏ریزی
8
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی
8
روسای ادارات در معاونت اداری و مالی
12
دبیرخانه معاونت اقتصادی
6
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن
14
مسئولین دفاتر و روسای ادارات در معاونت تولید
25
مسئولین دفاتر و روسای ادارات در معاونت اقتصادی
16
معاونین و مدیران کل
2
جمع
111 نفر

6-4- نصب و راه‏اندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانه‎های مرکزی نامه‏ها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت می‎نمایند. علاوه بر این نامه‏ها Scan شده و تصویر نامه‏ها در سیستم موجود می‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسی می‏توانند نامه‏های مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائی‏که نصب سیستم در معاونت‏ها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامه‎ها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام می‏پذیرد. پس از نصب سیستم برای روسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامه‏ها به صورت مکانیزه فراهم می‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏های اداری و مالی، اقتصادی و امور بین‏الملل و معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت می‏گردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‏ها نیز به صورت متمرکز تشکیل می‏گردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای روسای ادارات انجام پذیرفته و نامه می‎تواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راه‏اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به روسای ادارات تسری می‏یابد.
در معاونت‏هایی که سیستم راه‏اندازی شده است، نامه‏ها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی می‏باشد
.
7-4- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیت‏های زیر در جریان می‏باشد :
* نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی
* نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‏ها
* رفع مشکلات موجود حین انجام کار
* انجام هماهنگی‏های لازم در مورد اشکالات سخت‏افزاری

پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.

5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

انتخاب نرم‏افزار
100%
عقد قرارداد با شرکت مورد نظر
100%
تشکیل کمیته راهبری
100%
شناخت و برنامه‏ریزی
100%
آموزش
80%
نصب و راه‏اندازی سیستم
70%
پشتیبانی
30%

لازم به ذکر است که با توجه به رفع موانع و کاهش تنگناها در زمینه سخت‏افزار و تدارک نیازها درصدهای باقی‏مانده از آموزش و نصب و راه‏اندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال می‏توان به شکل‏گیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقی‏مانده اشاره نمود که انتظار می‏رود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمان‏بندی نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.

پیوست 1
گزارش ارزیابی نرم افزارها

فهرست مندرجات

1- مقدمه 1
2- وضعیت موجود 3
1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) 4
2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی 4
3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) 5
4-2- شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن 5
3 – چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب 8
1-3- مفروضات 9
2-3- تعیین نیازها 10
3-3- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران 10
4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای کاندید 10
5-3- ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید 11
6-3- گزینش 14
4 – نتیجه‏گیری 23

1- مقدمه
با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امکانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار می‏گیرد تا ساده‏تر، با سرعت بیشتر و با بهره‏وری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امکانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمانها است که سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای کارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر می‏گردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن که پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیک ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی که استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهره‏وری، تسریع در زمان انجام کار، تسهیل در پی‏گیری امور و مکاتبات می‏تواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راه‏اندازی آن را از جمله اقداماتی تشخیص داده است که دارای الویتی بالا هستند. (گزارش اولیه بررسی‏های این کار در پیوست یک آمده است)
به همین منظور پروژه‏ای تحت عنوان "اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) " تعریف شده و اجرای آن به شرکت مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی کلیه نرم‏افزارهای قابل قبول و موجود در کشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بکارگیری در وزارت صنایع و معادن می‏باشد، به نحوی که با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرم‏افزار پیشنهادی به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.

2- وضعیت موجود
1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر کلیه نامه‏های وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره 2 این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت می‏شوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده می‏شوند شماره‏ای به آنها اختصاص داده می‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پی‏گیری‏های آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامه‏های صادره از وزارت صنایع و معادن و نامه‏های داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمی‏شوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود 5 سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار می‏گیرد. ایستگاه‏های کاری مستقر در دبیرخانه 6 دستگاه می‏باشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پی‏گیری استفاده می‏شود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفاده‏ای که از آن می‏شود این است که بجای ثبت نامه‏های وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در کامپیوتر ثبت می‏شود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمی‏شوند.
سیستم فقط می‏تواند اطلاعات یکسال پیش را برای پی‏گیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏های صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت می‏شد، پی‏گیری‏ها با سهولت بیشتری صورت می‏پذیرفت.

2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار می‏گیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرم‏افزار در طی سال 78 تحت عنوان نرم‏افزارهای "دبیر" و "مدیر" عرضه می‏گشته است. در نیمه دوم سال 78 پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستم‏ها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال 78 نصب و راه‏اندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه می‏نموده است. در سال 79 نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونه‏ای که نرم‏افزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و می‏رسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرم‏افزارهای کاندید، این نرم‏افزار با کسب 91 امتیاز از جمله نرم‏افزارهایی است که جزء نرم‏افزارهای دارای بیش از 85 امتیاز منظور شده است.

3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره 01061102 به تاریخ 21/3/1380 آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راه‏اندازی شده است. این نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرم‏افزارها، از قابلیت‏ها و توانایی‏های سیستم در محل شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستم‏ها پس از اینکه حدود 50% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب می‏شوند و در حین کار، هم سیستم‏ها تکمیل می‏شوند و هم نظرات کاربران اعمال می‏شود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در حال حاضر سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرا است .
سیستم مربوطه مانند سایر نرم‏افزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.

4-2- شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره 1 (خیابان سمیه) و ساختمان شماره 2 (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکه‏های داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بوده‏اند، دارای ساختارهای متفاوتی می‏باشند. وضعیت کلی هر یک از ساختمان‏ها از نظر استقرار شبکه داخلی به شرح زیر است :

1-4-2- ساختمان شماره 1
به منظور بهره‏برداری از شبکه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاق‏ها کابل کشی شده‏اند و در صورت نیاز با تامین رایانه، اتصال به شبکه‏های داخلی در تمام اتاق‏ها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر در حال حاضر به منظور نصب سیستم‏ عامل‏های شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server . در حال حاضر در کل طبقات ساختمان حداکثر 20 ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستم‏ها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخش‏های مستقر در این ساختمان خود دارای شبکه داخلی خاص خود هستند که اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.

2-4-2- ساختمان شماره 2
در حال حاضر کلیه اتاقهای این ساختمان دارای کابل شبکه نیستند. طبق بررسی خاصی که در حال حاضر تحت عنوان "وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری وزارت صنایع و معادن" در حال انجام است، بین 150 تا 200 اتاق از کل اتاق‏های موجود دارای کابل شبکه هستند. به عبارت دیگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد کابل کشی شبکه هستند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست آتی وزارت صنایع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمت‏ها دارای شبکه‏های داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه هم‏کف دارای شبکه‏ای با توپولوژی bus است و خود دارای 6 ایستگاه کاری در طبقه همکف و 2 ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبکه NT است و دارای 4 سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده‏اند.

3-4-2- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از تعیین وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری، نسبت به چگونگی ارتباط برقرار کردن بین این دو ساختمان تصمیم‏گیری خواهد شد. چنانچه سیاست وزارت صنایع و معادن بر این باشد که سیستم دبیرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، این امر مستلزم برقراری ارتباط بین شبکه‏های دو ساختمان است.

3- چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات، مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب با نیازهای وزارت صنایع و معادن توسط ، آقای مهندس بشارتیان از طرف این شورا طی حکم شماره 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسی، امکان سنجی و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسیون اداری گردیدند.
با توجه به الویتی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده است، در حد‏اقل زمان ممکن گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی دبیرخانه و اتوماسیون اداری تشکیل گردید.

1-3- مفروضات
طی جلساتی که به منظور شناسایی کسب نظرات مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن در زمینه وضعیت فعلی و برنامه آتی گردش مکاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زیر حاصل گردید :
1-1-3- شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راه‏اندازی شده است و در صورتی که نیاز به تکمیل یا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
2-1-3- ملاحضات امنیتی در خصوص ایمن سازی شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه‏ را شامل نمی‏شود.
4-1-3- سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راه‏اندازی خواهد شد.
5-1-3- تجهیزات سخت‏افزاری و احیاناً نرم‏افزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه داده‏ها و…) که برای راه‏اندازی لازم ‏باشند، در صورتی که قابل تامین توسط شرکت عرضه کننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
6-1-3- در صورتی که نرم‏افزارهای مورد ارزیابی قابلیت پشتیبانی از گردش کار(Work Flow) را داشته باشند، الویت خواهند داشت.
7-1-3- برنامه کلی نصب و راه‏اندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح روسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.
8-1-3- طبق اظهار نظر مدیر کل محترم امور اداری، طی نامه شماره 627801 مورخ 16/4/80 فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح روسای ادارات اجرا می‏گردد. تعداد این افراد 154 نفر می‏باشد.

2-3- تعیین نیازها
با استفاده از نظرات مسئولین ذیربط، بازدید از سیستم‏های اتوماسیون اداری فعلی مستقر در دفتر وزارتی و دبیرخانه وزارت صنایع و معادن (واقع در ساختمان شماره 2)، وضعیت فعلی و خط‏مشی ‏آتی وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری عاید گردید. بر اساس نتایج حاصل در این مرحله نیازها تعیین ‏شدند.

3-3- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران
در این مرحله اقدام به شناسایی و جمع‏آوری اطلاعات اولیه نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود گردید. به همین منظور از اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات و مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن نیز خواسته شد که چنانچه موردی را مناسب می‏دانند معرفی نمایند تا مورد ارزیابی قرار گیرد. جهت شناسایی شرکت‏های عرضه کننده نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه از اطلاعات موجود در نشریات و سایت‏ اینترنتی شورای عالی انفورماتیک کشور و انجمن شرکت‏های انفورماتیک ایران استفاده شد. از بین نرم‏افزارهای دبیرخانه آنهایی که بر روی شبکه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند که برای استفاده در سازمانهای بزرگ مناسب هستند، برگزیده شدند.
با توجه به اطلاعات کسب شده در خصوص نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با یک بررسی اولیه 15 نرم‏افزار به عنوان کاندید تعیین شدند و مشخصات شرکت‏های عرضه‏کننده آنها (مثل نشانی، تلفن، فرد مسئول و…) برای بررسی عمیق‏تر بدست آمد. اسامی نرم‏افزارها و شرکت‏های عرضه‏کننده در جدول شماره 1 درج شده است که در بخش ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید ارائه می‏گردد.

4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای کاندید
با استفاده از تجربیات قبلی در زمینه سیستم‏های اتوماسیون اداری و مطالعات انجام شده در شورای عالی انفورماتیک کشور، اقدام به تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزار مورد نظر گردید، این پارامترها در برگیرنده موارد زیر هستند :
1-4-3- مشخصات عمومی نرم‏افزار
2-4-3- نیازها (سخت‏افزاری و نرم‏افزاری)
3-4-3- تعدد دبیرخانه‏ها
4-4-3- امکانات کاربری
5-4-3- امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها
6-4-3- چگونگی حذف مکاتبات
7-4-3- چگونگی پاراف و امضاء و مهر نامه‏ها
8-4-3- حفاظت و کنترل دسترسی
9-4-3- امکانات پیام رسانی
10-4-3- امکانات ثبت قرار ملاقات‏ها
11-4-3- وجود دفاتر راهنما
12-4-3- امکانات پی‏گیری و گزارش‏گیری
13-4-3- چگونگی تهیه نسخه‏های پشتیبانی
14-4-3- چگونگی ارائه آموزش و خدمات پشتیبانی و رفع اشکال کاربران
15-4-3- چگونگی ارائه نسخه جدید نرم‏افزار
16-4-3- قیمت نرم‏افزار

پس از تعیین پارامترها، به منظور تعدیل و احیاناً اصلاح پارامترهای تعیین شده، از صاحبنظران و اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات نظر خواهی شد و در نهایت با اعمال رهنمودهای ارائه شده، معیارها و قابلیت‏های مورد ارزیابی در نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در قالب فرمی در 6 صفحه و با 175 پارامتر نهایی گردید.

5-3- ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید
به منظور مراجعه حضوری به شرکت‏های عرضه‏کننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری کاندید، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلی، با مسئولین ذیربط در شرکت‏ها تماس گرفته شده، برنامه‏ای جهت بازدید از قابلیت‏ نرم‏افزارها تعیین گردید و متعاقب آن مطابق با برنامه تعیین شده، شرکت‏های عرضه‏کننده و نرم‏افزارها بصورت حضوری مورد ارزیابی قرار گرفتند و نتایج ارزیابی ثبت شد. در ضمن مشتریان فعلی نرم‏افزار شناسایی شدند تا در مراحل بعدی نرم‏افزارهایی که دارای امتیاز مناسب هستند از این نظر نیز ارزیابی گردند.
برنامه بازدید از شرکتها در جدول شماره 1 درج شده است.

جدول شماره 1 – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها
ردیف
نام شرکت
تاریخ مراجعه
ساعت مراجعه
نام نرم افزار
تماس با
نشانی
تلفن
فاکس
1
خبره پرداز پارس
22/03/80
15:00
اتوماسیون دفتری
آقای اژدری
خ خرمشهر خ عشقیار ک دوم ش 9 واحد 5
19 و 8737018

2
آوین تک
29/03/80
13:00
آوین پیک
خانم ممقانی
خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش 96
8767240 و 8747634
8767240
3
راد سامانه – مشاور وزارت معادن و فلزات
30/03/80
14:00
دبیرخانه
دکتر رضا رمضانی
خ خرمشهر خ عشقیار ک چهارم ش4
8762120
8741620
4
تینا سامانه
02/04/80
13:30
دبیرخانه و مکاتبات
آقای موذنی
خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش 37 واحد 18
6 و 2227006
2227008
5
دلتا پردازش
02/04/80
15:30
دبیرخانه
آقای مجید پارساییان
خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4
6433561-09112902889
6432561
6
مشاورین پارس سیستم
03/04/80
13:00
دبیرخانه و کارتابل
خانم امامی
خ مطهری خ کوه نور کوی ششم ش 6
8731032 و 8735666
8735389
7
پتسا
03/04/80
15:00
دبیرخانه (اینترانتی)
خانم قاسمی آقای محمدی
م آرژانتین خ بخارست خ 19 ش 20
8754748
8747761
8
رهیافت
04/04/80
13:00
نما
آقای آقاجانزاذه
خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش 6
8724278 و8724295
8724309
9
همکاران سیستم
04/04/80
14:30
اتوماسیون اداری
آقای نکویی
خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش 28
8715116 و8725863
8715638
10
رز سیستم
05/04/80
10:00
نامه
آقای شریفی
خ فاطمی خ دائمی ش 125
8951000
8967879
11
ایزایران
05/04/80
14:00
دبیرخانه
آقایان اخوان نیاکی،کلانتری
میدان نوبنیاد -ساختمان جدید ط 1
2545662

12
فرامطلق
06/04/80
13:00
زونکن
آقای اسماعیل نیا
خ ولی عصر مقابل پارک ساعی ش 6/1050 برج نگین ساعی واحد 308
07-8714702
87114707
13
مهندسی نرم افزار رایورز
06/04/80
15:00
اتوماسیون اداری
خانم فرجی
خ خالد استامبولی خ 18 ش 30
8721501 و 8721503
8711504
14
طراحان بهینه
10/04/80
9:00
دبیرخانه
آقایان حامد و میری
خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ک جوهرچی ) ش 400 ط اول
771640 و 767473
769951
15
برید سامانه نوین
10/04/80
14:00
دبیرخانه
آقای جامی مقدم
نارمک خ سمنگان ش 397
7905974 و 7903120
7904971

6-3- گزینش
با استفاده از اطلاعات جمع‏آوری شده در مراحل قبلی، نسبت به ارزش دهی به پارامتر‏ها اقدام شد. از کل 100 امتیاز در نظر گرفته شده، بر حسب اهمیت امتیازهای زیر به بخش‏های مربوطه اختصاص داده شد :
– قابلیت عمومی شرکت عرضه ‏کننده نرم‏افزار (با توجه به اهمیت خدمات پشتیبانی و راه‏اندازی کامل نرم‏افزار) (30امتیاز)
– تطابق نرم‏افزار با نیازهای وزارت صنایع و معادن (از لحاظ شبکه و تعدد دبیرخانه‏ها و ساختمانها) (20امتیاز)
– محیط اجرایی و امنیت نرم‏افزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنیتی و شبکه موجود در وزارت صنایع) (15 امتیاز)
– توانایی نرم‏افزار (از لحاظ امکانات بایگانی، پی‏گیری، کاربری و…) (30 امتیاز)
– تسهیلات نرم‏افزار (امکانات نرم‏افزار از لحاظ ثبت قرارها، دفاتر راهنما، پیام‏ها و…) (5 امتیاز)

ارزیابی نرم‏افزارها بر مبنای پارامترهای تعیین شده در مراحل قبلی در جدول شماره 2 درج شده است و جدول‏های شماره 3 و 4 جمع‏بندی پارامترهای ارزیابی شده در خصوص نرم‏افزار‏های کاندید را نشان می‏دهند.

جدول شماره 2 – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه

زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

Access

مشخصات عمومی نرم‏افزار
D5
D5
D5
D4
D5
C
VB
VB
VB
VC
D5
Out LOOK
Centura
VB
D5
نوشته شده با زبان/ زبان‏های ( …(Vc,C, VB, D=Delphi ,















امکان استفاده در شبکه
1

3-1


2-1
2-1

3-1
1
1


3-1
1
الویت کاربرد: 1- دبیرخانه 2- آرشیو تصویری 3- اطلاعات مدیریت
3-2
3-2

3
3
3
3
2
3
3


3-2
3
3
مناسب برای سازمانهای: 1- کوچک 2-متوسط 3- بزرگ
؟
5/7(3)
10
برحسب مورد
20
16(3)
7
25(50)
10
7(5)
8
40
15
5/7
20
قیمت سیستم ( به صد هزارتومان) تعداد کاربر به ازای قیمت پایه ذکر شود
–
5/7
–
–
–
برحسب مورد
–
–
–
7
–
–
–
6-2
–
قیمت به ازای هر کاربر اضافه ( به ده هزار تومان)

نیازها

سخت افزاری :
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
+133
OS
OS
OS
OS
+133
نیازهای ایستگاه های کاری از نظر: CPU
–
–
–
–
–
–
–
–
95+
64
–
–
+64
–
+32
حافظه اصلی (RAM)
–
–
–
–
–
–
–
–
4
6
–
–
–
–
–
حافظه فرعی (دیسک)















پویشگر SCANNER))
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
+233
نیازهای ایستگاه مرکزی از نظر: CPU
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
+256
–
+256
حافظه اصلی RAM) به MB )
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
30b
حافظه فرعی (دیسک به MB)

نرم افزاری :
1256
1256

پارسا
1256

1256

1256
1256
1256
1256
1256 پارسا
1256
سیستم عامل ایستگاه های کاری :
9x
9x
95+
98+
98+
3.1+
9x
9x،3
95+
9x
–
98+
98+
9x
9x
MS-WINDOWS( با ذکر نسخه)
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
غیره

سیستم عامل شبکه :
–
–
–
–
–



–
–
–
–
–
–

Novel Netware















Windows NT


–
–

–









Ms Windows 2000 Advanced Server
–
–
–
–
–
–
Unix
Unix
–
–
–
–
–
–
–
غیره
جدول شماره 2 – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه

زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

پایگاه داده مورد استفاده :



–

–

–


–

–


SERVER MS SQL
–
آتی
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–

–

ORACLE
–
–
–
Interbase
–
XBASE
–
Acceess 2
–
–
Interbase
–
–
–
پارادکس
غیره

تعدد دبیرخانه ها :















وجود دبیرخانه مرکزی
نامحدود
نامحدود
–
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
تعداد دبیرخانه های فرعی در صورت وجود

امکانات کاربری
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
50
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
حداکثر تعداد ایستگاه های کاری همزمان
–

–

+
+


-


–
-

*
کاربرپسند بودن صفحات نمایش
–

–








–



آسان بودن کار با سیستم
HTML


کلی
آتی

کلی
–

–

انگلیسی

آتی
–
دارا بودن راهنمای (ON-LINE)

SQL
Wait
پایگاه داده
SQL


Aceess

SQL

SQL
Oracle
SQL
پایگاه داده
امکان تغییر اطلاعات به وسیله کاربران به طور همزمان

SQL

پایگاه داده





SQL

SQL

SQL
پایگاه داده
امکان به روز رسانده شدن همزمان تغییرات در کلیه ایستگاههای کاری
1
–
–
پایگاه داده
–
–
–

Rollback
SQL
قبل از ثبت
SQL
–
SQL
پایگاه داده
امکان بر گرداندن تغییرات داده شده : 1-کلیه تغییرات 2-آخرین تغییرات






بی نیاز

بی نیاز


Out LOOK


بی نیاز
امکان کنترل صحت ورود داده ها (ویرایش در هنگام واریز اطلاعات)











Out LOOK



امکان استفاده از منوهای از پیش تعریف شده برای درج اقلام اطلاعاتی


اطلاعات پایه
–






بسته به اختیار
Out LOOK



امکان تعریف موارد منوها به دلخواه

امکانات بایگانی


درختی
–









درختی

امکان گرفتن سابقه یک سند از اول تا به حال
















تعیین نحوه مکاتبه (نامه، نمابر،تلکس،تلفن گرام،گزارش،پیام،یادداشت ، …)















تعیین اهمیت نامه (عادی،محرمانه،خیلی محرمانه،سری،خیلی ،سری،…)


صادره وارده




صادره وارده




صادره وارده

صادره وارده
تعیین نوع نامه (داخلی،وارده،صادره)






–
–

–





تعیین نحوه ارسال (دستی،پست عادی،ّست سفارشیشرکتهای حمل و نقلو … )

جدول شماره 2 – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
ز
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه

زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1





3 سطح










تعیین فوریت نامه (عادی،فوری،خیلی فوری،آنی،…)
1

1
1
1

1
1
1





1
درج تاریخ نامه 1-شمسی 2-میلادی















درج 1- پیوست 2- شرح پیوست















وجود نامه های مدت دار (دارای مهلت پاسخ (تاریخ))
نامحدود




نامحدود
نامحدود
20
نامحدود



نامحدود
نامحدود
نامحدود
درج رونوشت ( با ذکر حداکثر تعداد رونوشت ها)







–


موضوع




درج خلاصه نامه

بصورت توضیح













درج عطف / پیرو




1



1






درج 1-تاریخ 2- زمان دریافت







باجمله







درج نوع اقدام (پیگیری،مذاکره،بایگانی،تشکیل جلسه و…)


–










–

درج محل بایگانی (پرونده،طبقه،زونکن، …)















تایپ و پویش (اسکن) کردن متن















امکان طبقه بندی موضوعی نامه ها















امکان دادن ارجاع در مورد هر سند ثبت شده






–








امکان یکسان نبودن تاریخ ثبت با تاریخ نامه (در نامه های صادره)

آرشیو تصویری اسناد



موضوع فیزیکی

Folder
موضوع

موضوع

سیستم آزشیو


3 طبقه

امکان ساخت کشوهای مختلف جهت دسته‏بندی و طبقه بندی اسناد به دلخواه

بایگانی ضمائم اسناد








2






امکان بایگانی 1-صدا 2- تصویر















امکان مشاهده اصل تصویر در هنگام بایگانی
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
99 نامه 999 پیوست
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
حداکثر تعداد صفحات یک سند تصویری
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–

–
Latin
–
امکان تبدیل تصویر به متن (ocr):
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–

–
Latin
–
جستجوی کلمات از درون متن
5
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
کد نرم‏افزار

انعطاف پذیری تصاویر
–





–
–


–




چرخش تصویر
–









–




بزرگ‏ نمایی تصویر
جدول شماره 2 – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
ز
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه

زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

–









–




کوچک نمایی تصویر










–




تعیین کردن مقیاس نمایش تصویر















چاپ کردن تصویر
–
–
–
–


–
–


–
–
–
–

موثر بودن مقیاس تعیین شده برای چاپ
–


–


–



دردست اقذام

PCX

–
امکان استفاده از دستگاه نمابر به جای دستگاه پویشگر (اسکنر)

حذف مکاتبات
–


–


–
–
–






انتقال به بایگانی راکد
–


–


–
–
–




–

جست و جو از داخل بایگانی راکد

–
–
مشروط
–
مشروط
مشروط
–

–
–
–
–
مشروط
مشروط
حذف کامل

–
–
–
–
مشروط
–
–

–
–
؟
–
–
–
شماره دبیرخانه حذف شده با اسناد جدید جایگزین میشود




مشروط
مشروط


–


؟



جلوگیری از حذف نامه های ارجاع داده شده

مشروط
–
–
مشروط
مشروط
–
–
–
مشروط
مشروط
؟
–
مشروط
مشروط
انصراف از ثبت اطلاعات یک سند

پاراف نامه ها با استفاده از:


–

–


–







جملات استاندارد

فردی
–



فردی
–



–

فردی

جملات غیر استاندارد















به صورت تایپی

آتی
–
آتی
–

–
–
–
*
–

–


به صورت نوشتن دستی با دیجیتایزر

امضاء نامه ها :





–

–

–
–


مشروط

امکان داشتن مهرها و امضاهای اشخاص درون کامپیوتر و استفاده از آنها



آتی

–

–

–
–




استفاده از مهرها/ امضاها تنها با داشتن رمز

پیگیری (امکان دستیابی بر اساس)















تاریخ انجام کار















مخاطب







–







نتیجه















نامه‏های ارجاع شده که از مهلت اقدام آنها گذشته است

جدول شماره 2- پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه

زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتو
اسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

امنیت شبکه و دسترسی کاربران

حفاظت شبکه
–
–
–
–

–

–
–
–
–

–
–
–
قفل ندارد
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
وجود قفل سخت‏افزاری مجزا برای هر ایستگاه کاری

–

–
–
–
–
–
Client
–

–



کنترل در برنامه اصلی
–



تمایل
کاربر

–




–
–
–

فقط یک قفل در ایستگاه مرکزی و تخصیص چند ایستگاه دلخواه
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
دیسکت کلید در ایستگاه مرکزی
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
از طریق کد ماشین
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
غیره (ذکر شود)

کنترل دسترسی



OS






OS
OS



تعریف نام و کد رمز کاربر (جهت ورود به سیستم)


–



–

3 گروه
–
OS
OS



امکان تعریف گروه کاربری (مسوول مرجع،مدیر،کاربر،اپراتور)
کاربر

کاربر
درحد
منو


کاربر

Fix
کاربر
سیستم مجوزها




امکان تعیین عملیات مجاز برای هر کاربر یا هر گروه کاربری


1

1



–






محدود کردن عملیات به صورت 1- کلی 2- کشو یا پرونده‏خاص
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
حداکثر تعداد کاربران قابل تعریف


–
–
آتی



–
سیستم مدیر
–
OS



امکان مشاهده اسامی کاربران در حال کار با سیستم روی صفحه نمایش






کاربر

فقط گروهها
کاربر
سیستم مجوزها




امکان مشاهده فعالیتهای مجاز کاربران
–
–

ورود
خروج
SQL

–
–
–

–
OS



امکان تهیه LOG از فعالیتهای انجام شده توسط کاربران
تاحدودی

OutIn

OutIn
OutIn



OutIn
سیستم مجوزها
OS

OutIn
OutIn
امکان جلوگیری ازادامه فعالیت کاربر یا گروه خاصی از کاربران


–

–


–
–
–
–
–
–


امکان محدود کردن نمایش اطلاعات بر اساس اقلام اطلاعاتی و نوع کاربر








–






امکان مشاهده پیامهای سری و محرمانه برای کاربران تعیین شده
–

–

–

مشروط
–
–

–
–



امکان قفل کردن گروه خاص در مقابل اصلاح و بایگانی تصاویر


–
–
–

–
–
–

–
–

–
–
امکان قفل کردن گروه خاص در مقابل چاپ تصاویر

کنترل عملیات کاربران بوسیله :

درحد
پروننده
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
محدود کردن شرح

ثبت پیامها و قرارملاقات ها


–

*

عمومی

فردی
فردی
–

تقویم
–
–
وجود تقویم، سررسید، قرارهای ملاقات


–


–
–

–
–
فردی
–
–
–
–
وجود دفترچه یادداشت






–

فردی

–

–
–
–
امکان بایگانی قرارها


–



–

–

–

–
–
–
امکان کنترل تاریخ و ساعت شروع و پایان برای عدم تلاقی قرارها

امکانات پیام رسانی


پیگیری







–
Email



امکان ارسال پیام های فارسی بین ایستگاهها


–
–



–
–

–

RAS

–
امکان خواندن پیام ها از خارج از سازمان

فوری
–
آتی


فوری
–
–
–
–
–
–
فوری

امکان داشتن پیام های ساعتی (ذکر تعداد حداکثر در صورت وجود)


–
–


روزانه
رنگ
–
رنگ
–




وجود هشدار در زمان پیام
–






–
–

–
–
–
ارسال

تعیین وضعیت هر پیام (انجام شده / در دست اقدام)
–
–



–
–
–
–
–
–
–
–
–
محدود
امکان داشتن پیام های استاندارد
–









–




امکان دیدن مشخصات پیام مثل تاریخ و ساعت وشخص پیام گذارنده
–
فردی
فردی
فردی
فردی
فردی
فردی
فردی
فردی
فردی
–
فردی
فردی
فردی
فردی
امکان محرمانه کردن یک پیام










–




امکان دریافت پیام گذاشته شده ( در صورتی که Log In نباشد)

–



–


–
–

–
–
–


امکان لیست گیری از1- پیامهای پاسخ داده شده 2- پیامهای پاسخ داده نشده

دفتر تماس ها











–
فردی عمومی
در دست اقدام
درحداسم
وجود دفاتر راهنما (1-اشخاص، 2-شرکتها 3- سازمانها)

1
–
نامحدود
نامحدود
نامحدود
نامحدود
–
–
نامحدود
نامحدود
–
نامحدود
–
–
حداکثر تعداد دفاتر








–




–
–
وجود دفتر تلفن برای استفاده عمومی


–
–
*


نوشتن
–

فردی

فردی
–
–
امکان رمزگذاری برای ورود به دفتر تلفن
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
کد نرم‏افزار
–
–
–
–



–
–





–
امکان ایجاد دفتر تلفن شخصی: (نام و شماره تلفن)


–
–
در دست اقدام

دسته بندی الفبایی

–



–
آتی
–
امکان جستجوی لغت با تایپ کردن قسمتی از آن

امکانات واژه پردازی
Word
Word
Word
Word
Word
Word
Word
Word
Word
Word
Word
داخلی
Word
Word
Word
Word
داشتن امکان استفاده از یک واژه پرداز تمام صفحه ای دو زبانه

بازیابی و گزارش گیری








–

–




امکان انتخاب فیلدهای مورد نظر برای جستجو در آنها















امکان انتخاب چند قلم اطلاعاتی به طور همزمان










–




امکان محدود کردن جستجو با شرایط تاریخ



–











امکان محدود کردن جستجو به اسناد مشمول تاریخ بازنگری
و
هردو
هردو
هردو
هردو
و
و
هردو
و
هردو+
و
هردو
هردو
هردو
هردو
امکان استفاده از "و" و "یا" منطقی در جستجو



–
–









–
امکان تهیه گزارشات از پیش تعریف شده به طور اتوماتیک



–


–








گذاشتن شرط بر روی اقلام اطلاعاتی
–

–
–

–
–
–
–
آتی
–
–
–

–
ذخیره شروط فوق جهت استفاده‏های بعدی


–
–


–








اعمال شروط فوق برای چند قلم مختلف به طور همزمان امکان پذیر است





–
–



–




امکان بازیابی کلیه موارد نیمه کاره




آتی
–
2مورد
Fix

–
–

9 مورد
آتی
–
امکان تهیه گزارشات آماری به صورت نمودار 1-دوبعدی 2-سه بعدی 3-دایره‏های


1
2


روی نامه


–
1


1
1
امکان بازیابی سیکل مکاتبات بر اساس 1-موضوع 2-کلمه کلیدی

استفاده از کلمات کلیدی معرفی شده برای بازیابی از
–
–
–
–
–

–
–

–
–

–
–
–
دفاتر راهنما


–



–
–

–
–


–
–
بایگانی نامه، پست تصویری(نمابر)، تلکس
–

–
–


–
–

–
–

–
–
–
ارجاعات
–
–
–
–


–

–
–
–

–
–
–
بایگانی کتاب، مجله، مقاله، گزارش، کاتالوگ، نرم‏افزار، پرونده
–
–
–
–
–

–
–
–
–
–
–
–
–
–
امانات
–
–
–
–


–
–

–
–
–
–
–
–
امکان محدود کردن جستجو بر طبق هر یک از موارد فوق


–












عدم امکان اصلاح نتایج

–
–
–


پیگیری

–


–

–

امکان دیدن کلیه اطلاعات سند پیدا شده درگزارش


–
–


پیگیری

–


–

–

امکان دیدن تصویر سند پیدا شده


–
–




–


–

–

امکان رویت یا شنیدن ضمائم اسناد

نتیجه بازیابی و گزارش گیری




تا
حدودی
–
–
–
–
–
–

–
–

امکان طراحی فرم خروجی به دلخواه















مشاهده روی صفحه نمایش















چاپ
–

–
–

آتی
–
Print to file
Print tofile
Print to file
–
OUtlook
–


ذخیره در یک پرونده

چاپ و چاپگر
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
WIN
جهت چاپ از چه امکاناتی استفاده میشود؟ (9x , WIN …)

پشتیبانی
SQL
SQL
SQL
SQL
SQL
کاربر
SQL
Copy
SQL


SQL
Oracle

SQL
تهیه نسخه های پشتیبان از اطلاعات (BACKUP)
SQL
1
SQL
SQL
SQL
کاربر
2

SQL

2
SQL


2
تهیه نسخه پشتیبان از 1-قسمت مورد نظر 2-کلیه اطلاعات
SQL
SQL
SQL
SQL
SQL
کاربر
SQL

SQL


SQL


SQL
بازسازی اطلاعات بوسیله نسخه پشتیبان تهیه شده (RESTORE)

15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
کد نرم‏افزار
SQL

SQL
SQL

کاربر
2

SQL

2
SQL


2
بازسازی 1-قسمت مورد نظر 2-کلیه اطلاعات

وسایل ذخیره سازی نسخه های پشتیبان
همه
1
همه
همه
همه
همه
همه
3و2و1
همه
4و1
همه
همه
2و1
همه
همه
1-دیسک سخت 2-دیسک لیزری(CD) 3-نوار 4-غیره(ذکر شود)

–

–











امکان تعریف درایوهای به دلخواه

–

–











امکان متفاوت بودن تعاریف برای هر استفاده کننده با دیگران

آموزش و خدمات پشتیبانی

1
1
ONLINE
آتی
1و3
1
1
1
1
1
1
1
1
1
ارائه 1- کتاب راهنما 2-راهنمای فنی3-راهنمای رفع اشکال















وجود کلاس
فیلم
–
–
CD
HTML
–
–
–
–
–
–
–
CD
دردست اقدام
–
وجود دیسکت، CD یا فیلم آموزشی















نصب و راه اندازی کامل توسط پرسنل شرکت















اجرای آزمایشی و آموزش کاربران در محل توسط پرسنل شرکت

ارائه نسخه جدید به کاربران قبلی (در صورت تولید)
؟
3 ماه
–
داشتن قرارداد
در حد متعارف
تا یکسال
تا یکسال


–
توافقی




به صورت رایگان
؟
طبق قرارداد
طبق قرارداد
–
تغییر
خاص


تغییر
خاص
–
–
توافقی

تغییر
خاص
تغییر
خاص
–
با هزینه اضافی

نحوه رفع اشکال کاربران















خط تلفن















حضور در محل بکارگیری نرم افزار









–





پست الکترونیکی

جدول شماره 3 – جمع بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیاز دهی به نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه
زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( 30 امتیاز)
3
12
12
11
3
10
10
11
7
10
7
10
8
5/11
5
سابقه ، حسن شهرت، رضایت مشتریان ، امتیاز شورا 12
8
3
4
2
8
8
5
2
8
8
7
5
7
8
7
میزان همکاری در راه اندازی کامل و اعمال تغییرات در خواستی 8
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
آموزش ،خدمات پشتیبانی و رفع اشکالات احتمالی 5
5
5
5
5
3
5
5
5
5
5
5
1
5
5
5
در اختیار داشتن اصل (Source) نرم افزار 5

تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( 20 امتیاز)
8
8
–
8
8
8
8
4
8
8
8
8
8
8
8
امکان تعریف دبیرخانه های متعدد 8
8
8
8
–
8
8
8
4
8
8
–
8
8
8
8
امکان استفاده از نرم افزار در شبکه وزارت صنایع و معادن 8
4
4
4
4
4
4
4
–
4
4
4
4
4
4
4
امکان بکارگیری نرم افزار در سازمانهای بزرگ 4

محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (15 امتیاز)
5/1
5/1
5/1
–
5/1
1
5/1
–
5/1
5/1
–
5/1
5/0
1
2
سیستم عامل مورد استفاده در سرویسگر (ها) 2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
سیستم عامل مورد استفاده در ایستگاه های کاری 1
1
1
1
–
1
2
1
–
1
1
–
1
1
1
2
پایگاه داده ای مورد استفاده 2
4
5/4
5/3
5/4
5/4
5
4
5/4
3
4
4
4
4
5
5/4
امنیت نرم افزار و امکان تعیین میزان حق دسترسی کاربران 5
4
4
4
4
4
4
4
4
4
5
4
4
5
5
4
تهیه نسخه های پشتیبان و بازیابی اطلاعات در صورت نیاز 5

توانایی نرم افزار (30 امتیاز)
7
10
7
7
8
10
9
7
9
8
10
6
9
9
9
امکانات کاربری 10
5/3
4
3
5/3
5/3
4
5/3
3
3
5/3
4
5/2
5/3
5/3
5/3
امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها 4
5/2
3
3
3
3
3
2
5/1
–
3
3
3
3
3
3
امکانات و کنترل حذف مکاتبات 3
3
2
2
5/1
2
2
5/2
1
5/2
5/2
2
3
3
3
3
امکانات از نظر پاراف ، مهر و امضاء نامه ها 3
10
5/9
5/8
5/7
5/8
5/8
7
9
5/7
5/8
5/7
5/7
9
7
7
امکانات از نظر پیگیری و گزارش گیری 10

تسهیلات نرم افزار (5 امتیاز)
1
75/0
5/0
1
1
5/0
1
75/0
5/0
1
5/0
1
1
1
5/0
وجود دفاتر راهنما 1
5/2
5/2
5/1
5/2
5/2
5/2
5/0
25/2
1
5/2
–
5/2
–
–
–
ثبت قرارملاقات ها 5/2
1
25/1
1
1
5/1
5/1
5/1
5/1
1
5/1
–
5/1
1
1
5/1
امکانات پیام رسانی 5/1
83
90
5/71
5/71
81
93
5/83
5/66
80
91
72
5/79
86
90
83
جمع کل 100

جدول شماره 4 – امتیاز نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه
زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

21
25
26
23
19
28
25
23
25
28
24
21
25
5/29
22
قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( 30 امتیاز)
20
20
12
12
20
20
20
8
20
20
12
20
20
20
20
تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( 20 امتیاز)
5/11
12
11
5/9
12
13
5/11
5/9
5/10
5/12
9
5/11
5/11
13
5/13
محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (15 امتیاز)
26
5/28
5/23
5/22
25
5/27
24
5/21
22
5/25
5/26
22
5/27
5/25
5/25
توانایی نرم افزار (30 امتیاز)
5/4
5/4
3
5/4
5
5/4
3
5/4
5/2
5
5/0
5
2
2
2
تسهیلات نرم افزار ( 5 امتیاز)
83
90
5/75
5/71
81
93
5/83
5/66
80
91
72
5/79
86
90
83
جمع کل 100










4- نتیجه‏گیــری
1-4- نرم‏افزارهای شرکت‏های تینا سامانه و مشاورین پارس سیستم به دلیل اینکه از Intrerbase به عنوان پایگاه داده‏های خود استفاده نموده‏اند، قابل استفاده در شبکه وزارت صنایع و معادن که در دو ساختمان مستقر است نمی‏باشند.
نرم‏افزار نامه که توسط شرکت رز سیستم تهیه شده است برای سازمانهای متوسط مناسب است و به همین دلیل قابلیت استفاده در سازمان بزرگی مثل وزارت صنایع و معادن را ندارد.
نرم‏افزار اتوماسیون اداری شرکت مهندسی نرم‏افزار رایورز امکان تعریف دبیرخانه‏های متعدد را ندارد و با توجه ساختار چند دبیرخانه‏ای بودن وزارت صنایع و معادن، نمی‏تواند مورد استفاده قرار گیرد.
لذا از بین 15 نرم‏افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه‏ای که مورد ارزیابی قرار گرفته‏اند، 4 مورد با نیازهای تعریف شده تطابق ندارند. این نرم‏افزارها بر اساس جدول امتیازها، بین 5/66 تا 5/75 امتیاز از 100 امتیاز در نظر گرفته شده را به خود اختصاص داده‏اند لذا بر اساس امتیازها نیز قابل بررسی بیشتر نیستند.

2-4- نرم‏افزار ارائه شده توسط شرکت پتسا کاملاً از امکانات موجود در Outlook استفاده نموده است، گر چه دارای تسهیلات بسیاری است ولی کاملاً بومی نشده است و به دلیل استفاده توام از زبان انگلیسی و فارسی، برای اکثر کاربران عادی به راحتی قابل استفاده نمی‏باشد. راهنمای Online موجود در سیستم، به زبان انگلیسی است که عملاً برای اکثر کاربران قابل استفاده نخواهد بود. بدلیل اهمیت کاربر پسند بودن صفحات نمایش و سهولت بکارگیری سیستم، این نرم‏افزار هم نمی‏تواند به نحو احسن نیازهای وزارت صنایع و معادن را برآورده نماید. این نرم‏افزار 5/79 امتیاز را به خود اختصاص داده است و با توجه به امتیازها نیز قابل بررسی بیشتر نیست.

3-4- از بین 10 شرکت باقی مانده که کمابیش به نحوی می‏توانند نیازهای وزارت صنایع و معادن را از نظر سیستم اتوماسیون اداری تامین کنند، شرکتهایی که بیش از 85 امتیاز را به خود اختصاص داده‏اند برای بررسی بیشتر و اظهار نظر اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات به شرح زیر معرفی می‏شوند :

ردیف
نرم‏افزار
شرکت
امتیاز
1
زونکن پیشرفته
فرا مطلق
93
2
اتوماسیون دفتری
خبره پرداز پارس
91
3
اتوماسیون اداری
همکاران سیستم
90
4
دبیرخانه
ایزایران
90
5
دبیرخانه
برید سامانه نوین
86

4-4- به منظور حصول اطمینان از ارائه مطلوب خدمات پشتیبانی، آموزش، رفع اشکالات احتمالی و اعمال تغییرات و راه‏اندازی کامل سیستم و همکاری با مسئولین در خصوص 5 شرکتی که بالاترین امتیاز را به خود اختصاص داده‏اند، تحقیقات لازم صورت پذیرفته است و با کاربران فعلی آنها مذاکره و در مورد عملکرد نرم‏افزار و شرکت عرضه‏کننده آن از ایشان نظرخواهی شده است و نارضایتی خاصی از طرف کاربران اعلام نشده است.

پیوست 2
گزارش برنامه اجرایی

فهرست مندرجات

1- مقدمه 1
2- مزایای استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری 3
3- معرفی پروژه اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) 4
4- شناخت وضع موجود 5
1-4- شناخت شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن 5
2-4- شناخت نرم‏افزارهای موجود در وزارت صنایع و معادن 7
5- مفروضات برای انتخاب و استقرار سیستم اتوماسیون اداری 9
6- نیازها 9
1-6- سخت‏افزاری و شبکه 10
2-6- نرم‏افزاری 10
3-6- اجرایی 10
7- گردش کار پیشنهادی 11
1-7- نمودار گردش کار پیشنهادی جهت بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری 12
2-7- نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در بخشهای مختلف 13
8- ساختار اجرایی 15
1-8- جایگاه سازمانی در نمودار تشکیلات وزارت صنایع و معادن 15
2-8- عناوین واحدهای ذیربط 16
3-8- نمودار و ارکان ساختار اجرایی در مرحله راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری 16
4-8- اعضای پیشنهادی جهت کمیته راهبری سیستم اتوماسیون اداری 17
5-8- وظایف هر یک از ارکان در استقرار سیستم اتوماسیون اداری 17
9- مراحل اجرایی 18
1-9- تشکیل ساختار اجرایی 18
2-9- برگزاری جلسات توجیهی و سمینارها 19
3-9- تعیین و تایید الویت های نصب و راه اندازی 19
4-9- نصب سیستم و تعریف پارامترهای لازم (در سرویسگرها) 19
5-9- ابلاغ به واحد منتخب (بر اساس الویت تعیین شده) 19
6-9- برگزاری جلسه هماهنگی جهت شروع کار در واحد منتخب 20
7-9- آموزش نیری انسانی واحد منتخب 20
8-9- نصب و راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در واحد منتخب 20
9-9- نظارت بر فرآیند نصب و راه اندازی و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری 20
10- برنامهزمان‏بندی 21
11- اولویت‏ در راه‏اندازی و اجرا 22
1-11- آمادگی واحد مربوطه 22
2-11- انجام هماهنگی های لازم جهت برگزاری دوره های آموزشی کاربران 22
3-11- سطح دانش کارکنان و آشنایی آنان با رایانه و سیستم های رایانه ای 22
4-11- تمایل کارکنان به بکارگیری فن آوری جدید 22
5-11- بالابودن امنیت استقرار اتوماسیون اداری در واحد مربوطه 22
12- آموزش کاربران سطوح مختلف 23
13- نگهداری و پشتیبانی سیستم 23

پیوست‏ها:
پیوست 1: نظر شورای فناوری اطلاعات در زمینه خودکارسازی اداری
پیوست 2: گزارش ارزیابی و پیشنهاد مناسب‏ترین آنها (تیر ماه 80)

1- مقدمه
انسان از دیرباز سعی نموده است تا با مکانیزه نمودن هر چه بیشتر امور خود، تا حد ممکن در روال کارها تسریع نموده و از آسایش بیشتری بهره‎مند گردد. با اختراع کامپیوتر این تلاش چنان سرعتی یافته است که باعث تحولی چشمگیر در تمام امور بشری و در تمام سطوح گردیده است. یکی از مواردی که با ظهور فناوری اطلاعات دستخوش تغییراتی شگرف گردیده است، انجام امور دفتری و اداری سازمانهاست که تمام دست‏اندرکاران را بر آن داشته تا از امکانات فراهم آمده در این عصر به بهترین شکل استفاده نمایند. در ایران نیز شرکت‏های عرضه‏ کننده نرم‏افزار ظرف چندین سال گذشته اقدام به تهیه نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری قوی با قابلیت‏های کافی نموده‏اند که در اکثر سازمانها به کار گرفته شده‎اند و تاثیر زیادی در تسریع گردش مکاتبات اداری و پی‏گیری امور جاری داشته‏اند. شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن پس از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات با توجه به اقداماتی که از قبل در این دو وزارتخانه در مورد بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری صورت پذیرفته بود، استقرار چنین سیستمی را از جمله امور ضروری و دارای اولویت بالا تشخیص داده است. بر اساس برنامه‏ریزی‏های انجام شده، پس از ارزیابی از بین کلیه بسته‏های نرم‏افزاری در زمینه اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران، نرم‏افزار مناسب با ساختار این وزارتخانه انتخاب گردیده است و در حال حاضر این آمادگی وجود دارد که فعالیت نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری آغاز گردد. این گزارش چکیده‏ای است از آنچه در روند گزینش نرم‏افزار طی شده است و آنچه در خلال فعالیت نصب و راه‏اندازی بایستی صورت پذیرد. ساختار اجرایی، گردش کار و مکاتبات، مراحل انجام کار، برنامه زمان‏بندی، وظایف واحدهای مختلف، اولویت‏های اجرا، آموزش، چگونگی پشتیبانی و مقوله‏هایی این چنین از جمله مواردی است که به اختصار به آنها پرداخته شده است. امید آنکه تلاشی که در جهت بکارگیری امکانات نوین در گردش مکاتبات اداری وزارت صنایع و معاون صورت می‏پذیرد در اسرع وقت با موفقیت به انجام برسد و شاهد افزایش کارایی و توان پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مراجعان و کارکنان این وزارتخانه باشیم.

2- مزایای استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری
استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد. استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء سطح فرهنگ سازمانی گردد بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. نکات زیر از جمله مواردی است که از آنها می‏توان به عنوان مزایای حاصل از استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری نام برد:
1-2- تسریع در گردش مکاتبات اداری و افزایش بهره‏وری
2-2- صرفه‏جویی در مصرف کاغذ
3-2- امکان پی‏گیری امور و بررسی وضعیت نامه‏ها
4-2- امکان طبقه‏بندی مکاتبات و اسناد
5-2- امکان ارسال و ارجاع مکاتبات به صورت الکترونیکی
6-2- امکان جستجو و بازیابی اسناد ثبت شده
7-2- امکان پویش (Scan) ضمائم مکاتبات و دسترسی به آنها در صورت نیاز
8-2- امکان تعریف سطوح امنیتی جهت دسترسی به اسناد
9-2- امکان اعمال محدودیت برای نحوه دسترسی به موضوعات بایگانی
10-2- امکان تهیه گزارش‏های آماری و مدیریتی از مکاتبات اداری، کارهای در دست اقدام و …
11-2- امکان برنامه‏ریزی قرار ملاقات‏ها
12-2- امکان مشاهده عملیات انجام شده روی هر یک از نامه‏ها از لحظه ورود تا بایگانی
13-2- امکان دستیابی به مکاتبات با داشتن کوچکترین نشانه‏ای از آن (شماره، موضوع، فرستنده، گیرنده و …)
14-2- افزایش طول عمر اسناد و عدم کاهش کیفیت آنها با گذشت زمان
15-2- عدم نیاز به نسخه‏برداری از اسناد و درج آنها در پرونده‏های مختلف
16-2- امکان گروه‏بندی اسناد و کاربران
17-2- عدم افزایش هزینه نگهداری، فضای بایگانی و همچنین نیروی انسانی با افزایش حجم اسناد
18-2- عدم اتکا به حافظه‏های شخصی و عدم وابستگی شدید سازمان به افراد
19-2- آشنا نمودن پرسنل با امکانات فناوری اطلاعات و بسترسازی مناسب جهت بکارگیری سایر سیستم‏ها

3- معرفی پروژه اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی)
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن بر اساس حکم شماره 10205 مورخ 9/1/80 وزیر محترم صنایع و معادن، از طرف معاون برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری به منظور تمرکز و هماهنگی کلیه فعالیتها، برنامه‏ها و طرح‏های مرتبط با فناوری این وزارتخانه و واحدهای تابعه تشکیل شده است. این شورا از بدو شکل گیری، اقدام به برگزاری جلسات منظم و راه‏اندازی گروه‏های کاری تخصصی مختلف و فعالیت در زمینه بهبود بخشیدن به وضعیت فناوری اطلاعات این وزارتخانه نموده است.
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب، این شورا اقدام به بررسی اولیه راه‏حل‏های گوناگون در این خصوص نمود تا تعیین نماید که از بین راه‏حل‏های زیر کدام راه مناسب‏تر است:
* سفارش تهیه یک سیستم خاص
* استفاده از سیستم‏های نرم‏افزاری ایرانی
* استفاده از نرم‏افزار و ابزارهای آماده خارجی

بر اساس بررسی انجام شده، استفاده از سیستم‏های نرم‏افزاری فارسی راه‏حل مناسبی برای تحقق این امر تشخیص داده شد. (نظر این شورا در این خصوص به تفصیل در پیوست شماره 1 منظور شده است.) پیرو انجام تحقیقات اولیه، آقای بشارتیان از طرف این شورا طی حکم 10021/50987 مورخ 12/ 3/ 80 مسئول بررسی، امکان‏سنجی و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن گردید. با توجه به الویت بالایی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده بود، در اسرع وقت گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی نرم‏افزارهای موجود و میزان تطابق قابلیت‏های این نرم‏افزارها با نیازهای فعلی و آتی وزارت صنایع و معادن انتخاب شدند. به منظور ارزیابی نرم‏افزارها و معرفی مناسب‏ترین آنها فعالیت‏های زیر صورت پذیرفت:
* شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
* تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید ( جدول شماره 1)
* تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و چگونگی امتیاز دهی به آنها
* ارزیابی نرم‎‏افزارهای کاندید ( جداول شماره 2 و3)
* نتیجه‏گیری و گزینش 5 نرم‏افزار برتر
حاصل بررسی‏ گزارشی است که در تیرماه 80 در اختیار مسئولین محترم و اعضای شورای فناوری اطلاعات قرار داده شده است و تحت عنوان "گزارش ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها" در پیوست شماره 2 ارائه شده است. در پی ارائه گزارش مذکور، اقدام به برگزاری جلسات کارشناسی با شرکت‏های برگزیده شد.
در این جلسات در خصوص ملاحظات فنی شبکه، قابلیت‏های بکارگیری در ساختمانهای مختلف، چگونگی قراردادهای پشتیبانی، قیمت‏ها و غیره مذاکراتی صورت پذیرفت و نتایج مجدداً به اطلاع اعضای شورای فناوری اطلاعات رسانده شد. پس از بررسی‏های مجدد از بین 5 شرکت مرحله اول، سه شرکت زیر مناسب‏تر تشخیص داده شدند:
* شرکت خبره‏ پرداز پارس
* شرکت فرا مطلق
* شرکت ایزایران
کماکان در خصوص ملاحظاتی که مدنظر بود مذاکرات با سه شرکت فوق ادامه یافت.

4- شناخت وضع موجود
1-4- شناخت شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره 1 (خیابان سمیه) و ساختمان شماره 2 (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکه‏های داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بوده‏اند، دارای ساختارهای متفاوتی می‏باشند. وضعیت کلی هر یک از ساختمان‏ها از نظر استقرار شبکه داخلی به شرح زیر است :

1-1-4- ساختمان شماره 1
به منظور بهره‏برداری از شبکه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاق‏ها کابل کشی شده‏اند و درصورت نیاز با تامین رایانه، اتصال به شبکه‏های داخلی در تمام اتاق‏ها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک از Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر به منظور نصب سیستم‏ عامل‏های شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوان Mail Server, Proxy Server . در کل طبقات ساختمان حداکثر 20 ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستم‏ها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخش‏های مستقر در این ساختمان خود دارای شبکه داخلی خاص خود هستند که اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.

2-1-4- ساختمان شماره 2
در زمان ارزیابی کلیه اتاقهای این ساختمان دارای کابل شبکه نبودند. طبق بررسی خاصی که تحت عنوان "وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری وزارت صنایع و معادن" انجام پذیرفت، بین 150 تا 200 اتاق از کل اتاق‏های موجود دارای کابل شبکه بودند. به عبارت دیگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد کابل کشی شبکه بودند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست وزارت صنایع و معادن اقداماتی در حال انجام است. توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمت‏ها دارای شبکه‏های داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه هم‏کف دارای شبکه‏ای با توپولوژی bus است و خود دارای 6 ایستگاه کاری در طبقه همکف و 2 ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک از Node ها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبکهNT است و دارای 4 سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده‏اند.

3-1-4- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از انجام بررسی‏های لازم راه‏حل‏های زیر به منظور برقراری ارتباط بین دو ساختمان موجود می‏باشد:
* استفاده از خطوط Dial up مخابرات
* استفاده از خطوط Leased مخابرات
* استفاده از خطوط X.25 مخابرات
* استفاده از سرویس خطوط E1 شرکت مخابرات
* استفاده از فیبرنوری
* استفاده از Radio Link
با توجه به مزایا و معایب هر یک از موارد فوق، استفاده از فیبرنوری به دلیل زیر به منظور برقراری ارتباط دو ساختمان با یکدیگر توصیه می‏شود :
* پهنای باند بالا
* اطمینان بالا
* سرعت مناسب در مسافت‏های طولانی
* کاهش تاثیرات جوی و محیطی بر کیفیت برقراری ارتباط

2-4- شناخت نرم افزارهای موجود در وزارت صنایع و معادن
1-2-4- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر کلیه نامه‏های وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره 2 این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت می‏شوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده می‏شوند شماره‏ای به آنها اختصاص داده می‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پی‏گیری‏های آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامه‏های صادره از وزارت صنایع و معادن و نامه‏های داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمی‏شوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود 5 سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار می‏گیرد. ایستگاه‏های کاری مستقر در دبیرخانه 6 دستگاه می‏باشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پی‏گیری استفاده می‏شود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفاده‏ای که از آن می‏شود این است که بجای ثبت نامه‏های وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در کامپیوتر ثبت می‏شود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمی‏شوند.
سیستم فقط می‏تواند اطلاعات یکسال پیش را برای پی‏گیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏های صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت می‏شد، پی‏گیری‏ها با سهولت بیشتری صورت می‏پذیرفت.

2-2-4- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار می‏گیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرم‏افزار در طی سال 78 تحت عنوان نرم‏افزارهای "دبیر" و "مدیر" عرضه می‏گشته است. در نیمه دوم سال 78 پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستم‏ها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال 78 نصب و راه‏اندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده، کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه می‏نموده است. در سال 79 نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونه‏ای که نرم‏افزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و می‏رسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرم‏افزارهای کاندید، این نرم‏افزار با کسب 91 امتیاز از جمله نرم‏افزارهایی است که جزء نرم‏افزارهای دارای بیش از 85 امتیاز منظور شده است.

3-2-4- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره 01061102 به تاریخ 21/3/1380 آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راه‏اندازی شده است. این نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرم‏افزارها، از قابلیت‏ها و توانایی‏های سیستم در محل شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستم‏ها پس از اینکه حدود 50% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب می‏شوند و در حین کار، هم سیستم‏ها تکمیل می‏شوند و هم نظرات کاربران اعمال می‏شود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در زمان بررسی سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرای آزمایشی بود.
سیستم مربوطه مانند سایر نرم‏افزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.

5- مفروضات برای انتخاب و استقرار سیستم اتوماسیون اداری
پس از انجام بررسی‏های لازم و شناخت وضع موجود در گزینش و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری مفروضاتی در نظر گرفته شد، که در چگونگی بکارگیری سیستم موثر بوده و بایستی مدنظر مسئولین مربوطه قرار گیرند، این موارد به شرح زیر می‏باشد.
* شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راه‏اندازی شده است و بر اساس طرح سازماندهی و گردش شبکه در صورتی که به تکمیل یا توسعه نیاز داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
* در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه‏ را شامل نمی‏شود.
* سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راه‏اندازی خواهد شد.
* تجهیزات سخت‏افزاری و احیاناً نرم‏افزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه داده‏ها و…) که برای راه‏اندازی لازم ‏باشند، پس از بررسی‏های لازم و تایید کارشناسان ذیربط توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
* سیستم اتوماسیون اداری در بدو امر اقدام به ثبت و انجام عملیات مکاتبات جاری می‏نماید و در مراحل بعدی نسبت به انتقال مکاتبات و سوابق موجود اقدام خواهد شد.
* فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح روسای ادارات اجرا می‏گردد که تعداد این افراد حدود 155 نفر پیش‏‏بینی می‏گردد. (پیش‏بینی تعداد کاربران بر اساس لیست ارائه شده از طرف مدیرکل امور اداری انجام پذیرفته است.)
* برنامه کلی نصب و راه‏اندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح روسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.

6- نیازها
استقرار و بکارگیری مناسب هر سیستمی در هر سازمانی مستلزم تامین نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری و اجرایی خاص خود می‏باشد. سیستم اتوماسیون اداری منتخب جهت وزارت صنایع و معادن با توجه به دامنه وسیعی که در بر می‏گیرد، در صورتی می‏تواند با موفقیت کامل راه‏اندازی و مورد استفاده قرار گیرد که از هر نظر نیازهایش تامین شده باشد. این نیازها می‏توانند به شرح زیر دسته‏بندی شوند:
1-6- سخت‏ افزاری و شبکه‏ای
براساس بررسی‏های انجام شده در بدو کار حداقل سرعت قابل قبول 10mb/sec می‏باشد که این سرعت در یک شبکه محلی در هر ساختار ارتباطی قابل دسترسی می‏باشد. در برخی مسیرها که دارای ترافیک بالا هستند یا سرعت بالایی مدنظر باشد توصیه می‏شود سرعت ارتباطی به 100mb/sec افزایش یابد که با توجه به ساختار پیش‏بینی شده در طراحی شبکه محلی این‏گونه اعمال تعمیراتی از این‏گونه پس از راه‏اندازی سیستم نیز مقدور می‏باشد.
نیازهای سخت‏افزاری جهت استقرار اتوماسیون اداری به شرح زیر می‏باشد :
* اصلاح ساختار شبکه (در صورت لزوم)
* برقراری ارتباط بین دو ساختمان
* تامین PC مورد نیاز (برای کاربران مرحله اول تا سطح ادارات کل)
* تامین چاپگر
* تامین پویشگر Scanner

2-6- نرم‏افزاری
تهیه نرم‏افزار از یکی از شرکت‏های منتخب تنها نیاز نرم‏افزاری جهت استقرار سیستم اداری است. برآورد هزینه در این خصوص حدود 15 میلیون تومان می‏باشد.
فرض بر این است که نرم‏افزارهای مورد نیاز شبکه و مدیریت بانک اطلاعاتی در وزارت صنایع و معادن موجود و در حال بهره‏برداری است.

3-6- اجرایی
– پشتیبانی کامل مدیران ارشد
– حمایت و همکاری کلیه واحدهای معرفی شده در ساختار اجرایی
– تامین اعتبار لازم برای خرید سخت‏افزار و نرم‏افزار در اسرع وقت
– تامین فضای آموزشی مورد نیاز برای اجرای کلاس‏های آموزشی، جلسات توجیهی و سمینارها به منظور ترغیب کارکنان
– تامین بودجه لازم جهت پرداخت‏های تشویقی پاداش (برآورد هزینه حدود 5 میلیون تومان)
– پیاده‏سازی کامل ساختار اجرایی و اجرای مراحل پیش‏بینی شده طبق برنامه
اختصاص فضای اداری مورد نیاز به دبیرخانه هر یک از معاونت‏ها

7- گردش کار پیشنهادی
براساس مستندات ارائه شده توسط اداره کل تشکیلات و بودجه و مذاکرات انجام شده با مدیر کل محترم این اداره کل، گردش مکاتبات در صورت استقرار سیستم اتوماسیون طراحی گردید و گردش کار پیشنهادی در اختیار مسئولین ذیربط قرار گرفت تا در صورتی که نظر خاصی در این رابطه دارند جهت اصلاح یا درج تغییرات، گروه اتوماسیون اداری را در جریان بگذارند. در تاریخ 23/8/80 طی جلسه‏ای در محل اداره کل تشکیلات و بودجه به‏صورت حضوری مجدداً چگونگی گردش کار برای مدیرکل محترم تشکیلات و بودجه و کارشناسان محترم ایشان تشریح گردید که خوشبختانه کاملاً با نظرات ایشان تطابق داشت. با این حال درخواست شد چنانچه پس از بررسی مجدد با موردی مواجه شدند که نیاز به اصلاح داشت، اعلام نمایند تا تغییرات درخواستی پس از بررسی اعمال گردد که با توجه به گذشت مدت 3 هفته از جلسه مذکور و عدم دریافت اشکال خاصی، گردش کار مذکور قطعی شده تلقی گردید. در گردش کار پیشنهادی واحدهای زیر پیش بینی شده است:
* دبیرخانه مرکزی: وظیفه دریافت و ارجاع نامه‏های وارده و ارسال نامه‏های صادره را بر عهده دارد.
* دبیرخانه معاونت‏ها: وظیفه انجام امور مربوط به هر معاونت، کاهش میزان پراکندگی و تبادل نامه‏های داخلی را بر عهده دارد.
* دبیرخانه وزارتی: همانند یکی از دبیرخانه‏های فرعی تلقی می‏شود و کماکان به انجام امور محوله خود می‏پردازد.

وظایف هر یک از واحدهای فوق به تفصیل تحت عنوان " نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری" پس از ارائه شماتیک گردش کار پیشنهادی ارائه شده است.

2-7- نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در بخشهای مختلف
1-2-7- دبیرخانه مرکزی
1-1-2-7- دبیرخانه مرکزی واحدی که کلیه نامه‏های وارده (از خارج از وزارتخانه) از طریق آن دریافت و نامه‏های صادره (به خارج از وزارتخانه) توسط آن ارسال ‏گردند، در نظر گرفته نشده است.
2-1-2-7- وظیفه Scan نامه‏های وارده، توزیع فیزیکی و غیرفیزیکی نامه‏ها به عهده دبیرخانه مرکزی است.
3-1-2-7- وظیفه دریافت فیزیکی نامه‏های تهیه شده در محدوده دبیرخانه‏های فرعی و ارسال آن به خارج از وزارتخانه به عهده دبیرخانه مرکزی است .
4-1-2-7- اصل کلیه نامه‏ها Scan می‏شود ولی ضمائم نامه‏ها در صورتی که حجم قابل قبولی داشته باشند Scan می‏شوند، در غیر اینصورت به درج مشخصات آنها در سیستم کامپیوتری قناعت می‏شود. اصل نامه و ضمائم مربوطه هم به صورت فیزیکی و هم از طریق سیستم اتوماسیون به دبیرخانه معاونت مربوطه ارسال می‏گردد.
5-1-2-7- دبیرخانه مرکزی با توجه به بالا بودن حجم نامه‏های وارده و صادره مجهز به چندین ایستگاه کاری و پویشگر(Scanner) می‏باشد و به همین دلیل وظیفه دریافت و ارسال نامه‎ها توسط چندین اپراتور انجام می‏پذیرد تا با تراکم کاری و کندی پاسخگویی به مراجعین روبرو نگردد.
6-1-2-7- نامه‏های محرمانه از طریق دبیرخانه مرکزی ثبت نمی‏شود.

2-2-7- دبیرخانه معاونت‏ها
1-2-2-7- دبیرخانه هر معاونت پس از دریافت اصل و نسخه ذخیره شده نامه‏ها (و ضمائم در صورت امکان) نسبت به بایگانی اصل مدارک و ارجاع غیرفیزیکی نامه‏ها با حفظ سلسله مراتب اداری اقدام می‏کند.
2-2-2-7- اصل نامه‏های دریافتی و ارسالی در دبیرخانه معاونت بایگانی می‏گردد، ضمائم و پیوست‏ها نیز در بخشی به عنوان آرشیو برای مراجعات بعدی در دبیرخانه معاونت‏ها ذخیره می‏شود.
3-2-2-7- دبیرخانه معاونتها به عنوان دبیرخانه‏های فرعی مسئولیت دریافت، ارسال نامه‏های داخلی وزارتخانه را بصورت غیرفیزیکی و فیزیکی بر عهده دارند.
4-2-2-7- نامه‏هایی که از طرف معاونت‏ها بایستی به خارج از وزارتخانه ارسال شود به دبیرخانه مرکزی ارجاع و از آن طریق ارسال می‏گردد.
5-2-2-7- ارسال نامه‏ها بصورت غیر فیزیکی به واحدهای تحت نظر هر معاونت به عهده دبیرخانه آن معاونت می‎باشد.
6-2-2-7- دبیرخانه معاونت‏ها مجهز به Scanner می‏باشد، تا نسبت به Scan مواردی که در نامه‏های داخلی بین واحدها رد و بدل می‏شود اقدام کنند.

معاونت‏ها / ادارات کل / واحدها
* نامه‏ها و دستورات از طریق سیستم به ادارات کل و واحدها ارجاع داده می‏شوند.
* ادارات کل از طریق سیستم بصورت داخلی با یکدیگر (با حفظ سلسله مراتب از قبل تعیین شده) می‏توانند با یکدیگر تبادل مکاتباتی داشته باشند.
* مدیران کل و مسئولین واحدها شخصاً یا توسط منشی و مسئولین دفاتر از طریق سیستم اتوماسیون اداری نامه‏ها و کارها را به کارشناسان مربوطه ارجاع می‏دهند.

بایگانی
* از زمان شروع بکار سیستم اتوماسیون اداری کلیه نامه‏ها و کارها از طریق این سیستم توزیع، ارجاع و بایگانی می‏گردند.
* نسبت به درج اطلاعات بایگانی فعلی و سوابق موجود در آن تصمیم‏گیری خواهد شد.

تایپ نامه
* با توجه به اینکه در حال حاضر کلیه کارشناسان امکان استفاده از رایانه و در نتیجه امکان بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری را در اختیار ندارند، گروهی مسئول تایپ نامه‏ها از طریق امکانات موجود در سیستم اتوماسیون اداری خواهند بود.
* در صورت امکان، رایانه‏هایی برای استفاده گروهی اختصاص داده خواهد شد تا از بار تایپ و پی‏گیـری
* توسط افراد ثالث کاسته شود.
* مسئولین در صورتی که صلاح بدانند می‏توانند وظیفه درج متن (مورد نظر فرد) و پاراف کامپیوتری نامه‏ها، اقدامات، پی‏گیری و … را به روسای دفاتر و منشی‏های خود تفویض نمایند.

8- ساختار اجرایی
یکی از مهم‏ترین عوامل در امر تسریع و تسهیل استقرار و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری تعیین ساختار اجرایی، چگونگی همکاری و همراهی مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن با دست اندرکاران این مهم می‏باشد.

1-8- جایگاه سازمانی در نمودار تشکیلات وزارت صنایع ومعادن
بر اساس نمودار تشکیلات وزارت صنایع و معادن که در بهمن ماه 79 به تصویب وزیر محترم صنایع و معادن و ریاست محترم سازمان مدیریت و برنامه‏ریزی کشور رسیده است، دخالت واحدهای زیر در امر استقرار سیستم اتوماسیون اداری ضروری است.

2-8- عناوین واحدهای ذیربط
1-2-8- دفتر وزارتی

2-2- 8- معاونت اداری و مالی
1-2-2-8- اداره کل امور اداری
* دبیرخانه مرکزی
2-2-2-8- دفتر تشکیلات و بودجه
* اداره بهبود روشها

3-2-8- معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فن‏آوری
1-3-2-8- دفتر آمار و اطلاع‏رسانی
2-3-2-8- دفتر پژوهش و فناوری و آموزش

4-2- 8- کلیه معاونت‏ها (به عنوان کاربران سیستم اتوماسیون اداری)

3-8- نمودار و ارکان ساختار اجرایی در مرحله راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری

4-8- اعضای پیشنهادی جهت کمیته راهبری سیستم اتوماسیون اداری
از آنجایی که هدایت امور در هنگام نصب و راه‏اندازی سیستم نقش مهمی در دستیابی هرچه سریعتر به استقرار سیستم اتوماسیون اداری دارد، در همین راستا پس از کسب نظرات کارشناسی مسئولین ذیربط و آشنا به محیط وزارت صنایع و معادن توصیه گردید تا کمیته‏ای جهت راهبری این فعالیت تشکیل گردد. اعضای این کمیته به شرح زیر پیشنهاد می‏گردند:
* نماینده معاونت اداری مالی
* نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فن‏آوری
* نماینده شورای فن‏آوری اطلاعات
* مدیرکل تشکیلات و بودجه یا نماینده تام‏الاختیار ایشان
* مدیرکل امور اداری یا نماینده تام‏الاختیار ایشان
* رئیس دبیرخانه مرکزی
* نماینده دفتر آمار و اطلاع رسانی / متولی امور انفورماتیک
* متولی امور شبکه
* شرکت تهیه کننده نرم افزار
* شرکت ناظر
* نماینده واحدی که نرم افزار در حال نصب در آن می‏باشد.(بر حسب مورد)

5-8- وظایف هریک از ارکان در استقرار سیستم اتوماسیون اداری
همکاری و همراهی کلیه ارکان در خصوص استقرار سیستم اتوماسیون اداری از اهمیت ویژه‏ای برخوردار است و تنها در صورت وجود هماهنگی کامل بین آنها است که این امر با سرعت مطلوب و طبق برنامه‏ریزی می‏تواند انجام گردد. وظایف این ارکان به شرح زیر می‏باشد:
* معاون برنامه‏ریزی، توسعه و فن‏آوری: تصویب و ابلاغ سیاستهای عمومی فناوری اطلاعات و اتوماسیون، تصویب برنامه‏های پیشنهادی شورای فناوری اطلاعات در زمینه اتوماسیون اداری، حمایت و پشتیبانی مدیریتی از پیاده‏سازی اتوماسیون به ویژه در زمینه‏های برآورد بودجه و تامین اعتبار
* معاون اداری و مالی: ریاست و هدایت امور مربوط به نصب و راه‏اندازی سیستم
* شورای فن‏آوری اطلاعات: سیاست گذاری مسائل فنی و انجام هماهنگی‏های لازم
* کمیسیون فنی اتوماسیون اداری: پشتیبانی فنی امور مرتبط با استقرار سیستم
* کمیته راهبری اتوماسیون اداری: تعیین خط مشی‏های اجرایی و ایجاد هماهنگی بین دست اندرکاران استقرار سیستم
* واحد شبکه: فراهم ساختن امکانات شبکه‏ای و تنظیم شبکه جهت دستیابی به وضعیت مطلوب و اعلام نیازهای سخت افزاری شبکه
* دفتر پژوهش، فن‏آوری و آموزش: فراهم نمودن امکانات لازم جهت آموزش کارکنان و ترغیب آنها به بکارگیری سیستم
* دفتر آمار و اطلاع رسانی: تحویل گرفتن نسخه اصلی نرم افزار و مستندات مربوطه و حفظ و نگهداری آن و برنامه‏ریزی جهت به روز رسانی در نسخه‏های بعدی
* اداره کل امور اداری: مدیریت کلیه امور اجرایی مرتبط با پیاده سازی اتوماسیون اداری
* شرکت تهیه کننده نرم افزار: نصب، راه اندازی، آموزش نرم افزار و ارائه خدمات پشتیبانی فنی
* شرکت ناظر: نظارت بر حسن انجام کار و انجام هماهنگی‏های لازم
* دبیرخانه مرکزی: اجرای موازی سیستم قدیم و سیستم جدید و استفاده مطلوب از امکانات در سیستم جدید
* دبیرخانه وزارتی: اجرای موازی سیستم قدیم و سیستم جدید و استفاده مطلوب از امکانات در سیستم جدید

9- مراحل اجرایی 1

استقرار و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در کلیه بخش‏های وزارت صنایع مستلزم اجرای موفق مراحل خاصی است که پس از عقد قرارداد با شرکت تهیه کننده نرم‏افزار بایستی طی شوند، این مراحل به شرح زیر هستند:

1-9- تشکیل ساختار اجرایی
مهمترین گام در جهت انجام مطلوب امور اجرایی استقرار سیستم اتوماسیون اداری، تشکیل ساختار اجرایی است که بتواند با استفاده از حمایت، همکاری و قدرت اجرایی اعضای خود مسیر را برای نصب و بکارگیری سیستم جدید هموار سازد و از میزان عوامل بازدارنده و مقاومت در قبال تغییرات که امری بدیهی است بکاهد. ساختار پیشنهادی جهت راهبری اجرایی با توجه به قدرت اجرایی لازم به منظور تحقق چنین مهمی ارائه شده است. شرکت منظم، پی‏گیری پیشرفت کار و همکاری صمیمانه کلیه اعضا نقش به سزایی در تسریع و موفقیت در انجام چنین کار وسیعی دارد.

2-9- برگزاری جلسات توجیهی و سمینارها
قبل از شروع مراحل نصب و راه‏اندازی اقدام به برگزاری جلسات توجیهی برای معاونین و مدیران خواهد شد تا کلیه واحدها در جریان امر قرار گیرند و در حین انجام مراحل، دست‏اندرکاران استقرار سیستم اتوماسیون اداری از نهایت همکاری و همراهی ایشان بهره‏مند گردند.
برگزاری جلسات با مسئولین محترم اداری، مالی، تشکیلات و بودجه و ارائه کار به شورای معاونین وزارت صنایع و معادن از اولویت بالاتری برخوردار است.
برگزاری سمینار برای آشنایی کارکنان با چگونگی استقرار سیستم نیز از جمله مواردی است که در نظر گرفته شده است.

3-9- تعیین و تایید الویت‏های نصب و راه‏اندازی
ترتیب نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری از دیگر مراحلی است که می‏تواند شدیداً روی موفقیت و سرعت استقرار سیستم اثر داشته باشد. از این رو الویت خاصی برای نصب در نظر گرفته شده است تا با راه‏اندازی واحدهایی که آمادگی بیشتری دارند واحدهای دیگر را نیز به استقرار، راه‏اندازی و بکارگیری سیستم جدید ترغیب نمود. این الویت‏ها در حین کار با نظر اعضای حاضر در ساختار اجرایی بر حسب نتایج حاصل از پیشرفت کار می‏تواند مورد تعبیر قرار گیرد.

4-9- نصب سیستم و تعریف پارامترهای لازم (در سرویسگرها)
در اولین قدم کارشناسی، شرکت عرضه کننده به اتفاق کارشناسان امور اداری، دبیرخانه و بهبود روشها، اقدام به تعریف پارامترها، جداول و سایر عوامل دخیل در نصب سیستم می‏نمایند و نسخه سرویسگر سیستم نصب و راه‏اندازی می‏گردد. در این مرحله مسئولین راهبری سیستم نیز آموزش می‏بینند.

5-9- ابلاغ به واحد منتخب (براساس الویت تعیین شده)
قبل از شروع مرحله نصب و راه‏اندازی، واحد منتخب باید در جریان چگونگی انجام کار قرار گیرد تا برنامه‏ریزی‏های لازم را در زمینه استقرار سیستم و اعمال تغییرات در روند عادی اجرای کارها بنماید.

6-9- برگزاری جلسه هماهنگی جهت شروع کار در واحد منتخب
پس از آگاهی یافتن واحد منتخب (براساس الویت تعیین شده) جلسه‏ای جهت تشریح چگونگی انجام کار با حضور نماینده تام‏الاختیار واحد مربوطه تشکیل می‏شود تا با تعیین زمان و معرفی افراد دست‏اندرکار فرآیند نصب، برنامه‏ریزی‏های اولیه صورت پذیرد. در این مرحله هماهنگی اولیه بین نماینده شرکت تهیه کننده نرم‏افزار، نماینده تام‏الاختیار واحد مربوطه و سایرین برای اقدام به شروع کار صورت می‏پذیرد. از جمله مسائلی که در این مرحله به نماینده واحد محول می‏شود تعیین کاربران، محل استقرار افراد مسئول نصب در خدمت نصب و راه‏اندازی و فراهم نمودن مقدمات کار است.

7-9- آموزش نیروی انسانی واحد منتخب
بر اساس هماهنگی انجام شده توسط نماینده واحد، افراد برای آموزش معرفی می‏شوند و شرکت تهیه کننده نرم‏افزار نسبت به آموزش افراد اقدام می‏نماید تا پس از نصب و راه‏اندازی با مشکلات کمتری مواجه گردند. حتی‏المقدور آموزش و نصب و راه‏اندازی در کمترین فاصله زمانی نسبت به یکدیگرصورت می‏پذیرد تا با کار عملی حداکثر فراگیری عاید شود.

8-9- نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در واحد منتخب
پس از فراهم نمودن مقدمات کار، گروه کاری اقدام به نصب و راه‏اندازی سیستم در ایستگاه‏های کاری واحد مربوطه می‏نمایند و با استفاده از خدمات کارشناس مقیم شرکت تهیه کننده نرم‏افزار نسبت به رفع اشکالات احتمالی کاربران و عملیاتی نمودن سیستم اقدام می‏شود.

9-9- نظارت بر فرآیند نصب و راه‏اندازی و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری
در حین انجام مراحل مختلف، شرکت ناظر بر کلیه فرآیندها نظارت دارد و اعضای ساختار اجرایی هم طی جلسات منظم هفتگی در جریان چگونگی انجام کار قرار می‏گیرند تا در صورت لزوم نسبت به رفع اشکالات و موانع بپردازند و رهنمودهای لازم را در جهت تسریع امور بنمایند.

10- برنامه زمانبندی
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
ماه
مرحله

تشکیل ساختار اجرایی

برگزاری جلسات توجیهی و سمینار و اخذ تایید نهایی گردش کار و برنامه اجرایی

تعیین و تایید اولویت‏های نصب و راه‏اندازی

تامین اعتبار و عقد قرارداد و خرید نرم افزار

نصب اولیه سیستم و تعریف پارامترها

ابلاغ به واحدهای منتخب بر اساس اولویت تعیین شده

برگزاری جلسات هماهنگی جهت شروع کار

آموزش نیروی انسانی معرفی شده واحدها

نصب و راه‏اندازی سیستم در واحدها

نظارت بر فرایند نصب و راه‏اندازی

پشتیبانی و رفع اشکالات احتمالی

11- اولویت در راه‏اندازی و اجرا
تعیین اولویت‏ها در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم در بخش‏های مختلف از حساسیت بالایی برخوردار است و می‏تواند در موفقیت، سرعت و ترغیب کارکنان در بکارگیری سیستم بسیار موثر باشد.
بر اساس نظرات کارشناسی ارائه شده، در اولین مرحله پیشنهاد می‏شود اقدام به نصب و راه‏اندازی سیستم در دبیرخانه وزارتی گردد که با توجه به آشنایی کارکنان آن با اتوماسیون اداری می‏تواند از سرعت بیشتری نسبت به سایر واحدها برخوردار باشد.
دبیرخانه مرکزی اولویت بعدی در راه‏اندازی سیستم است که حجم کاری زیادی را به دنبال خواهد داشت و برای مدتی بایستی هر دو سیستم قدیم و جدید را اجرا نماید تا بتواند هم پاسخگوی نیاز واحدهایی که هنوز سیستم در آنها راه‏اندازی نشده است، باشد و هم ارتباط مطلوب را با واحدهایی که سیستم اتوماسیون اداری را بکار گرفته‏اند برقرار نماید.
معاونت اداری و مالی اولویت بعدی در راه‏اندازی سیستم می‏باشد. سایر اولویت‏ها طبق نظر مسئولین پس از تشکیل ساختار اجرایی تعیین خواهد شد.
عوامل موثر در اختصاص اولویت به شرح زیر می‏باشند:
1-11- آمادگی واحد مربوطه از نظر:
1-1-11- در اختیار داشتن سخت افزارهای مورد نیاز(رایانه، چاپگر و پویشگر Scanner)
2-1-11- اتصال به شبکه داخلی
3-1-11- عدم تلاقی زمان نصب با زمان‏های پرکار واحد
2-11- انجام هماهنگی‏های لازم جهت برگزاری دوره‏های آموزشی کاربران
3-11- سطح دانش کارکنان و آشنایی آنان با رایانه و سیستم‏های رایانه‏ای
4-11- تمایل کارکنان به بکارگیری فن‏آوری جدید
5-11- بالا بودن امنیت استقرار اتوماسیون اداری در واحد مربوطه

12- آموزش کاربران سطوح مختلف
با توجه به سطح دانش کاربران در وزارت صنایع و معادن و استقرار سیستم مکانیزه در دبیرخانه مرکزی و دبیرخانه دفتر وزارتی در سالیان اخیر زمینه لازم جهت پذیرش و فراگیری کار با سیستم جدید فراهم است. با این حال در زمینه آموزش نیروی انسانی در دو سطح کاربری و راهبری سیستم بررسی‏هایی انجام پذیرفته است و برای هر یک از انواع کاربران کلاس‏های جداگانه‏ای برگزار می‏گردد. در سطح کاربری، استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون اداری با چگونگی کاربرد سیستم و ثبت، درج، ارجاع، تهیه گزارشات متنوع و کلیه امکانات کاربری سیستم آشنا می‏شوند تا به سهولت بتوانند در انجام امور محوله به نحو احسن از تسهیلات فراهم آمده توسط سیستم اتوماسیون اداری بهره‏مند گردند. در سطح راهبری، کارشناسان مربوطه با چگونگی تنظیم سیستم، اصلاح پارامترها، تعریف ساختار سازمانی، تعریف کاربران و حدود دسترسی آنها آشنا می‏شوند تا پس از استقرار سیستم قادر باشند در حد ممکن نسبت به اعمال اصلاحات و بکارگیری کامل ویژگی‏های سیستم اقدام نمایند. نیروی انسانی مستقر در هر یک از واحدها قبل از استقرار سیستم در واحد مربوطه با ویژگی‏های آن آشنا می‏شوند تا با در اختیار داشتن امکانات نرم‏افزاری و سخت‏افزاری فراهم آ‏مده، از دانش کسب شده به نحو احسن بهره‏گیری نمایند.

13- نگهداری و پشتیبانی سیستم
با توجه به اهمیت سیستم اتوماسیون اداری در روند اجرای به موقع امور، لازم است که این سیستم همواره قابل دسترسی باشد تا کاربران قادر به پی‏گیری و انجام مکاتبات لازم در سطح وزارتخانه و دریافت و ارسال نامه‏های خارج از آن باشند. به همین منظور در حین ارزیابی نرم‎افزارهای موجود در بازار ایران بر این نکته تاکید خاصی شده است و تحقیقات کافی در زمینه انجام خدمات پشتیبانی توسط شرکت عرضه کننده نرم‏افزار صورت پذیرفته است. با توجه به تعداد کاربران و واحدهای موجود در سطح وزارت صنایع و معادن، پیش بینی‏های لازم صورت پذیرفته است تا به مدت یک سال علاوه بر استفاده از خدمات مندرج در قرارداد پشتیبانی نرم‏افزار، یک نفر کارشناس به صورت مستقیم در محل وزارت صنایع و معادن حضور داشته باشد تا در اسرع وقت نسبت به رفع اشکالات احتمالی و انجام هماهنگی‏‏های لازم جهت بکارگیری مطلوب سیستم اقدام نماید.
ارائه خدمات پشتیبانی و نگهداری سیستم طبق قرارداد پشتیبانی توسط شرکت عرضه‏کننده نرم‏افزار صورت می‏گیرد.

جدول شماره 1 – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها
فاکس
تلفن
نشانی
تماس با
نام نرم افزار
ساعت مراجعه
تاریخ مراجعه
نام شرکت
ردیف
8737018
19 و 8737018
خ خرمشهر خ عشقیار ک دوم ش 9 واحد 5
آقای اژدری
اتوماسیون دفتری
15:00
22/03/80
خبره پرداز پارس
1
8767240
8767240 و 8747634
خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش 96
خانم ممقانی
آوین پیک
13:00
29/03/80
آوین تک
2
8741620
8762120
خ خرمشهر خ عشقیار ک چهارم ش4
دکتر رضا رمضانی
دبیرخانه
14:00
30/03/80
راد سامانه – مشاور وزارت معادن و فلزات
3
2227008
6 و 2227006
خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش 37 واحد 18
آقای موذنی
دبیرخانه و مکاتبات
13:30
02/04/80
تینا سامانه
4
6432561
6433561-09112902889
خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4
آقای مجید پارساییان
دبیرخانه
15:30
02/04/80
دلتا پردازش
5
8735389
8731032 و 8735666
خ مطهری خ کوه نور کوی ششم ش 6
خانم امامی
دبیرخانه و کارتابل
13:00
03/04/80
مشاورین پارس سیستم
6
8747761
8754748
م آرژانتین خ بخارست خ 19 ش 20
خانم قاسمی آقای محمدی
دبیرخانه (اینترانتی)
15:00
03/04/80
پتسا
7
8724309
8724278 و8724295
خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش 6
آقای آقاجانزاذه
نما
13:00
04/04/80
رهیافت
8
8715638
8715116 و8725863
خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش 28
آقای نکویی
اتوماسیون اداری
14:30
04/04/80
همکاران سیستم
9
8967879
8951000
خ فاطمی خ دائمی ش 125
آقای شریفی
نامه
10:00
05/04/80
رز سیستم
10

2545662
میدان نوبنیاد -ساختمان جدید ط 1
آقایان اخوان نیاکی،کلانتری
دبیرخانه
14:00
05/04/80
ایزایران
11
87114707
07-8714704
خ ولی عصر مقابل پارک ساعی ش 6/1050 برج نگین ساعی واحد 308
آقای اسماعیل نیا
زونکن
13:00
06/04/80
فرامطلق
12

جدول شماره 1 – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها ( ادامه)
فاکس
تلفن
نشانی
تماس با
نام نرم افزار
ساعت مراجعه
تاریخ مراجعه
نام شرکت
ردیف
8711504
8721501 و 8721503
خ خالد استامبولی خ 18 ش 30
خانم فرجی
اتوماسیون اداری
15:00
06/04/80
مهندسی نرم افزار رایورز
13
769951
771640 و 767473
خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ک جوهرچی ) ش 400 ط اول
آقایان حامد و میری
دبیرخانه
9:00
10/04/80
طراحان بهینه
14
7904971
7905974 و 7903120
نارمک خ سمنگان ش 397
آقای جامی مقدم
دبیرخانه
14:00
10/04/80
برید سامانه نوین
15

جدول شماره2- جمع بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیازدهی به نرم افزارهای اتوماسیون اداری ودبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه
زونکن پیشرفته

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت

15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( 30 امتیاز)
3
12
12
11
3
10
10
11
7
10
7
10
8
5/11
5
سابقه ، حسن شهرت، رضایت مشتریان ، امتیاز شورا 12
8
3
4
2
8
8
5
2
8
8
7
5
7
8
7
میزان همکاری در راه اندازی کامل و اعمال تغییرات در خواستی 8
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
آموزش ،خدمات پشتیبانی و رفع اشکالات احتمالی 5
5
5
5
5
3
5
5
5
5
5
5
1
5
5
5
در اختیار داشتن اصل (Source) نرم افزار 5

تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( 20 امتیاز)
8
8
–
8
8
8
8
4
8
8
8
8
8
8
8
امکان تعریف دبیرخانه های متعدد 8
8
8
8
–
8
8
8
4
8
8
–
8
8
8
8
امکان استفاده از نرم افزار در شبکه وزارت صنایع و معادن 8
4
4
4
4
4
4
4
–
4
4
4
4
4
4
4
امکان بکارگیری نرم افزار در سازمانهای بزرگ 4

محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (15 امتیاز)
5/1
5/1
5/1
–
5/1
1
5/1
–
5/1
5/1
–
5/1
5/0
1
2
سیستم عامل مورد استفاده در سرویسگر (ها) 2

جدول شماره2- جمع بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیازدهی به نرم افزارهای اتوماسیون اداری ودبیرخانه (ادامه)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
سیستم عامل مورد استفاده در ایستگاه های کاری 1
1
1
1
–
1
2
1
–
1
1
–
1
1
1
2
پایگاه داده ای مورد استفاده 2
4
5/4
5/3
5/4
5/4
5
4
5/4
3
4
4
4
4
5
5/4
امنیت نرم افزار و امکان تعیین میزان حق دسترسی کاربران 5
4
4
4
4
4
4
4
4
4
5
4
4
5
5
4
تهیه نسخه های پشتیبان و بازیابی اطلاعات در صورت نیاز 5

توانایی نرم افزار (30 امتیاز)
7
10
7
7
8
10
9
7
9
8
10
6
9
9
9
امکانات کاربری 10
5/3
4
3
5/3
5/3
4
5/3
3
3
5/3
4
5/2
5/3
5/3
5/3
امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها 4
5/2
3
3
3
3
3
2
5/1
–
3
3
3
3
3
3
امکانات و کنترل حذف مکاتبات 3
3
2
2
5/1
2
2
5/2
1
5/2
5/2
2
3
3
3
3
امکانات از نظر پاراف ، مهر و امضاء نامه ها 3
10
5/9
5/8
5/7
5/8
5/8
7
9
5/7
5/8
5/7
5/7
9
7
7
امکانات از نظر پیگیری و گزارش گیری 10

تسهیلات نرم افزار (5 امتیاز)
1
75/0
5/0
1
1
5/0
1
75/0
5/0
1
5/0
1
1
1
5/0
وجود دفاتر راهنما 1
5/2
5/2
5/1
5/2
5/2
5/2
5/0
25/2
1
5/2
–
5/2
–
–
–
ثبت قرارملاقات ها 5/2
1
25/1
1
1
5/1
5/1
5/1
5/1
1
5/1
–
5/1
1
1
5/1
امکانات پیام رسانی 5/1
83
90
5/71
5/71
81
93
5/83
5/66
80
91
72
5/79
86
90
83
جمع کل 100

جدول شماره 3 – امتیاز نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه
همکاران سیستم
مهندسی نرم افزار رایورز
مشاورین پارس سیستم
طراحان بهینه
فرامطلق
رهیافت
رز سیستم
دلتا پردازش
خبره پرداز پارس
تینا سامانه
پتسا
برید سامانه نوین
ایز ایران
آوین تک
نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری
دبیرخانه و کارتابل

دبیرخانه

نما

نامه
(اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری
دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه
دبیرخانه

دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار

15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
قابلیت
21
25
26
23
19
28
25
23
25
28
24
21
25
5/29
22
قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( 30 امتیاز)
20
20
12
12
20
20
20
8
20
20
12
20
20
20
20
تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( 20 امتیاز)
5/11
12
11
5/9
12
13
5/11
5/9
5/10
5/12
9
5/11
5/11
13
5/13
محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (15 امتیاز)
26
5/28
5/23
5/22
25
5/27
24
5/21
22
5/25
5/26
22
5/27
5/25
5/25
توانایی نرم افزار (30 امتیاز)
5/4
5/4
3
5/4
5
5/4
3
5/4
5/2
5
5/0
5
2
2
2
تسهیلات نرم افزار ( 5 امتیاز)
83
90
5/75
5/71
81
93
5/83
5/66
80
91
72
5/79
86
90
83
جمع کل 100










پیوست 3
راهنمای کاربران دبیر

فهرست مطالب

1- برنامه 1
1-1- برنامه روزانه 1
2-1- تقویم 8
3-1- پیوست برنامه 9
4-1- برنامه هفتگی 10
5-1- مسافرت 11
2- گزارش برنامه 13
1-2- گزارش برنامه روزانه 13
2-2- گزارش برنامه های تغییر کرده در زمان اجرا 15
3-2- جلسه 16
4-2- بازدید 17
5-2- دیدار 17
6-2- مجمع 18
7-2- مسافرت 18
8-2- مراسم 18
9-2- گزارش صندوق پستی 18
10-2- گزارش پویا 19
3- پیام 23
1-3- ثبت پیامها 23
2-3- گزارش پیامها 25
4- تماس تلفنی 26
1-4- ثبت 26
2-4- گزارش تماس تلفنی 28
3-4- دفترچه تلفن 29
5- مصوبات 30
1-5- ثبت 30
2-5- گزارش دستورات 34
6- نمودار 36
1-6- رسم 36
2-6- ثبت شده 39

سیستم مکاتبات اداری
این نرم افزار ، دربرگیرنده مراحل گردش یک نامه در یک سازمان از زمان دریافت/ارسال آن تا زمان بایگانی یا اقدام نهایی برروی آن میباشد. همچنین امکان گزارشگیری و جستجوی نامه ها برحسب فاکتورهای مختلف وجود دارد ، در این برنامه کلیه نیازهای یک کاربر عادی یا دبیرخانه در قالب گزینه ها و منوها به شکلی ساده گنجانده شده و همین امر استفاده از آنرا با صرف اندک زمانی برای آموزش، به سهولت میسر ساخته و آنرا تبدیل به سیستمی جامع و کارا نموده است . در مجموع این سیستم امکان گردش نامه بدون کاغذ دریک سازمان را برای مجموعه کاربران آن میسر میسازد.
برای ورود به برنامه دبیرخانه روی آیکون مربوط به آن که روی صفحه نمایش دیده میشود دوبار کلیک مینمائیم. حال پنجره ای باز میشود که در آن شناسه کاربر و گذرواژه پرسیده میشود .

"شناسه کاربر" ، نامی است که از طرف مدیر سیستم به کاربر اختصاص داده شده است ، تایپ این نام تنها برای اولین بار لازم است و پس از آن ، با هر بار فراخوانی برنامه نام اختصاص یافته به شما در این مستطیل دیده خواهد شد . "گذرواژه" نیز کلمه ای است انحصاری و حاوی چند حرف یا عدد که فقط کاربربا شناسه تعریف شده در سیستم از آن مطلع است. با تایپ حروف "گذرواژه" که برای امنیت بیشتر به شکل ستاره دیده میشود و کلیک روی دکمه "تایید" کاربر وارد برنامه دبیرخانه خواهد شد . در هنگام تایپ گذرواژه توجه به فارسی/لاتین بودن و فعال/ غیرفعال بودن کلید Caps Lock لازم است .
در صفحه اصلی این برنامه موارد زیرمشهود است :
نوار منو ، کازیه دریافتی ، میز کارو کارهای جاری . البته با ورود به برنامه ، محتویات میز کار و پنجره کارهای جاری نمایش داده نمیشود مگر آنکه روی مثلثی که در کنار نام "میزکار" در سمت چپ و بالای صفحه دیده میشود کلیک نمائیم و یا از منوی نمایش ، پنجره مورد نظر را انتخاب کنیم .
نوار منو شامل منوهای اصلی زیر میباشد :
– مکاتبات اداری
گزارش
کازیه دریافتی
نمایش
راهنما
خروج

منوی اصلی این برنامه به طور کلی شامل موارد زیر می گردد :
– مکاتبات اداری : منویی است ،حاوی زیرگزینه هایی که به طور مثال در آنها میتوان اطلاعات مربوط به نامه های وارده یا صادره را وارد نمود و یا نامه ای را با مشخصاتی خاص جستجو کرد.
– گزارش: در این قسمت انواع گزارشات معمول گنجانده شده است و امکان گرفتن گزارش آماری نیز وجود دارد.
– کازیه دریافتی: دراین بخش امکان بازکردن کازیه ، ایجاد کارتابل جدیدو یا حذف کارتابلهای غیرضروری و خالی وجود دارد ، ایجاد یا حذف کازیه تنها برای کاربرانی که از طرف مدیر سیستم ، مجوز این کار به آنان داده شده و در حددسترسی آنها به سیستم تعریف شده باشد میتواند صورت گیرد.
– نمایش : با استفاده از این منو میتوان میزکار ، کازیه دریافتی یا کارهای جاری را فعال نمود.
– راهنما :در این قسمت راهنمای مربوط به سیستم گنجانده شده ومنوی خروج نیز برای خروج از سیستم درنظرگرفته شده است.
کازیه دریافتی :
فضایی است حاوی کارتابلهای عمومی مختلف که برای کاربران دبیرخانه و همچنین کاربران عادی بطور پیش فرض تعریف شده است . برحسب اینکه روی هر نامه چه تصمیمی باید گرفته شود آن نامه در کارتابل مربوط به خودش قرار داده میشود . کارتابلهای موجود در کازیه یک کاربر دبیرخانه به شرح زیر است :
– کارتابل "برای بایگانی": حاوی نامه هایی است که باید بایگانی گردند.
– کارتابل"برای توزیع":شامل نامه هایی است که پس ازثبت تکمیلی آماده ارسال وتوزیع بین کاربران سیستم میباشند.
– کارتابل "ارسال دستی" : حاوی نامه های کاربرانی است که دارای سیستم مکانیزه نیستند و نامه به صورت دستی برای آنان ارسال شده است .
– کارتابل"ثبت تکمیلی" حاوی نامه هایی است که ثبت اولیه شده باشندوبایستی اطلاعات تکمیلی نامه درآن ثبت گردد.
– کارتابل "برای ارسال" حاوی نامه های صادره است که برای واحدهای دیگردرون یا بیرون سازمان ارسال میشود.
– درصورتیکه نامه ای از دبیرخانه دیگری دریافت شده باشد در کارتابل "ورودی" قرار داده می شود .
کارتابلهای دیگری نیز موجود هستند که کاربران عادی سیستم نیز از آنان برخوردارند. مانند :
– کارتابل "امضایی" : حاوی نامه هایی است که باید توسط شخص مسئول آن امضاء گردد.
– کارتابل "عمومی" : به طور پیش فرض برای تمام کاربران قرار داده شده و نامه هایی بجز شرایط بالا در آن نگهداری میشود .
– کارتابل "یادداشت اداری" :حاوی یادداشتهایی است که بین کارمندان یک سازمان ردو بدل میشود و فاقد شماره دبیرخانه است. (ثبت نمیشود)
– کارتابل "استحضاری": حاوی نامه هایی است که جهت استحضار و آگاهی گیرنده ارسال شده است .
نکته : کارتابلهای مذکور کارتابلهای پیش فرض برنامه بوده و غیرقابل حذف میباشند . ایجاد کارتابل اختصاصی جدید تنها برای کاربری امکانپذیر است که مدیرسیستم در حد دسترسی او این مورد را تعریف کرده باشد . برای اینکار میتوان روی دکمه که در بالای پنجره کازیه دریافتی قرار دارد کلیک نموده و عنوان و شرح آنرا وارد کرد.

میز کار: نامه هایی را که کاربر میخواهد در اولین زمان ممکن رسیدگی نماید به میز کار انتقال میدهد. برای اینکار در کارتابل مربوطه با دوبار کلیک روی نامه آنرا باز نموده سپس از بالای صفحه با کلیک روی دکمه آنرا به میز کار انتقال میدهیم .

کارهای جاری: کلیه نامه های دریافت شده توسط کاربر و یا نامه های ورودی و یا ارسالی که دارای زمان پاسخگویی میباشند برای انجام پیگیریهای لازم در این پنجره قرار می گیرند.
حال به شرح جزئیات بیشتری از گزینه های برنامه دبیرخانه می پردازیم :

ثبت اولیه :
هر نامه ای که به دبیرخانه وارد میشود درمرحله نخست دراین بخش اطلاعات کلی آن واردمی گردد ، شماره ثبت و تاریخ ثبت دوموردی است که به آورنده نامه جهت پیگیری داده میشودوسپس کاربر بدون حضور ارباب رجوع ، فرصت کافی برای ثبت تکمیلی محتویات نامه درمنوی بعدی خواهد داشت. اینکار درمواقعی که حجم کاری دبیرخانه زیادباشد و همچنین برای جلوگیری از تجمع ارباب رجوع در هنگام ثبت کامل نامه سودمند است .با اینحال ورود به این پنجره اختیاری است .

برای ثبت اولیه یک نامه ابتدا "دفتر اندیکاتور" را از لیست دفاتر انتخاب میکنیم. سپس مشخصات نامه را وارد کرده و با استفاده از آیتمهای مقابل فرستنده ، اطلاعات فرستنده نامه را ثبت می نمائیم . در نهایت پس از زدن کلید "ثبت اولیه" یک شماره نامه به طور اتوماتیک به نامه اختصاص داده میشود . از دیگر اطلاعاتی که به طور اتوماتیک برای نامه ثبت میگردد، تاریخ و ساعت ثبت نامه میباشد .
برای ادامه کار با زدن کلید "جدید" صفحه برای ثبت نامه جدید دیگر پاک میشود و کاربر میتواند به همین ترتیب به ثبت نامه های وارده اقدام نماید .در خاتمه با زدن کلید "چاپ رسید" رسید مخصوص مراجعین چاپ شده و به ارباب رجوع تحویل داده میشود.
( نامه ای که ثبت اولیه شده است، به کارتابل "ثبت تکمیلی" انتقال می یابد .

ثبت نامه وارده :
پس از ثبت اولیه نوبت به درج اطلاعات کامل نامه میگردد. اطلاعاتی چون فرستنده ، گیرنده ، تاریخ ، موضوع نامه ، خلاصه نامه ، پیوستهای آن ، تصویر نامه و … در این فرم ثبت میگردد.برای اینکار در کارتابل "ثبت تکمیلی" روی نامه مربوطه که نامش همان موضوع نامه ای است که در بخش قبل وارد شده دوبار کلیک میکنیم .

درصورتیکه ثبت اولیه نامه صورت نگرفته باشد میتوان از منوی "مکاتبات اداری" گزینه "ثبت نامه
وارده" را انتخاب نموده و بقیه مراحل را مشابه حالت قبل انجام دهیم.حال به شرح موارد مهم درپنجره ثبت نامه وارده میپردازیم :
1- مواردی از نامه که در ثبت اولیه وارد شده در این قسمت دیده میشود. مانند: "ثبت در دفتر" ، "شماره ،تاریخ نامه وارده" و "فرستنده" نامه .
2- گیرنده نامه با استفاده از آیکونی که در مقابل آن است از لیست موجود انتخاب میگردد.
3- در "طبقه بندی موضوعی" موضوع نامه را از لیستی که با کلیک روی آیکون مقابل آن ظاهر میشود درج مینمائیم .
4- موضوع کامل نامه مقابل "موضوع " ذکر میگردد . این موضوع میتواند کاملا" متفاوت از آن موردی باشد که در ثبت اولیه نامه ذکر گردیده است ، زیرا پس از مطالعه کامل متن نامه توسط کاربر تشخیص داده میشود .
5- پیرو یا عطف نامه در قسمت "عطف" و "پیرو" مشخص میشود. با انتخاب یکی از این دو مورد شماره و تاریخ آن وارد میگردد و بدین ترتیب ارتباط این نامه با نامه های دیگری که عطف یا پیرو آن بوده اند ، مشخص میگردد .
6- در "طبقه بندی " نوع نامه را از جهت عادی ، محرمانه و… تعیین میکنیم .
7- در "ارجحیت " زمانبندی پیگیری نامه که میتواند فوری ، آنی ، با زمانبندی خاص و …را تعیین می نمائیم .
8- "نحوه دریافت" نامه میتواند با یکی از انواع متقاضی ، نامه رسان ، پست الکترونیکی و … تعیین شود.
با کلیک روی برگه "پیوست " میتوانیم اطلاعات تکمیلی مربوط به پیوست یک نامه را وارد نمائیم که شامل شماره نامه ، تاریخ نامه ، نوع که میتواند تصویر نامه و یا موردی دیگر باشد، تعداد ،واحد و شرح آن می باشد که برای ثبت اطلاعات لازم است تا روی کلید کلیک کنیم و برهمین اساس بقیه موارد را وارد نمائیم .

با کلیک روی برگه "خلاصه نامه " صفحه دیگری باز میشود که در این پنجره میتوان خلاصه ای از متن نامه را تایپ نمود.
درصورتیکه مایل به گرفتن تصویر از نامه باشیم روی کلید "تصویر نامه" کلیک می کنیم و پس از تنظیم Scannerعمل اسکن را انجام میدهیم . جزئیات مربوط به اینکار در ادامه آورده شده است .
پس از وارد نمودن اطلاعات فوق روی دکمه "ثبت " جهت ذخیره اطلاعات ورودی کلیک می نمائیم .
(نامه ای که در این بخش اطلاعات آن تکمیل گردد به طور اتوماتیک به کارتابل "برای توزیع" انتقال می یابد.

"تصویر نامه ":

همانطور که قبلا" اشاره شد از این دکمه ("تصویر نامه") برای گرفتن یک تصویر از نامه (پویش یا اسکن تصویر) استفاده میشود . این تصویر به انضمام اطلاعاتی دیگر که همان شرحی است که کاربر در مورد نامه وارد کرده است ،به سیستم داده میشود تا در مواقع لزوم کاربر به آن دسترسی داشته باشد .با کلیک روی این دکمه پنجره ای باز میشود که حاوی نوار ابزاری در سمت راست خود بدین شرح میباشد :
برای پویش (اسکن کردن) نامه به ترتیب مراحل زیر را انجام میدهیم :
1-
انتخاب پویشگر (دستگاه اسکنر) (دکمه شماره 2)
ابتدا از اتصال کابلهای مربوط به دستگاه پویشگر به سیستم و آداپتورآن اطمینان حاصل میکنیم و نامه را درون اسکنر قرار میدهیم .سپس روی دکمه "انتخاب پویشگر" کلیک کرده و نام آنرا از صفحه ای مانند صفحه زیر، انتخاب مینمائیم.

2-تنظیمات پویشگر (دکمه شماره 3)
برای تنظیم کیفیت پویش ، روی دکمه پیکربندی کلیک میکنیم ، حال صفحه ای باز میشود که در آن میتوانیم موارد زیر را تعیین کنیم :

الف) نوع پویش : منظور از نوع پویش تعیین تعداد رنگهای موجود در تصویر اسکن شده است و میتواند به صورت خاکستری(در اینحالت رنگهای سیاه ، سفید و طیفهای خاکستری بین ایندو رنگ را خواهیم داشت) ، رنگی یا تک رنگ سیاه و سفید (مانند دستگاه فتوکپی) باشد .
ب ) دقت پویشگر: با مقدار دادن به این قسمت ، وضوح یا Resolution تصویر خروجی تعیین میگردد. مقدار این عدد بستگی مستقیم به نوع پویشگر دارد و هرچه عدد بزرگتری انتخاب گردد تصویر خروجی از کیفیت بالاتری برخوردار خواهد شد .(وضوح تصویر به تعداد نقاط رنگی در هر واحد اینج مربع گفته میشود)
ج) روشنایی : روشن یا تیره بودن تصویر با جابجا کردن دکمه روی میله افقی تعیین میگردد .
د) تفکیک رنگ : وضوح رنگهای تشکیل دهنده تصویر و تفاوت آنها با جابجا کردن دکمه روی این میله افقی تغییر میکند .

پس از تغییر در موارد بالا روی دکمه "تایید" کلیک میکنیم .
3- کلیک روی دکمه "پویش نامه"(دکمه شماره 1)
با اینکار عمل پویش آغاز گشته و تصویرنامه در پنجره دیده میشود .
دکمه های دیگری نیز در پنجره اصلی موجود است که بدین شرح اند :
الف) ورود تصویر: (دکمه شماره 4)
استفاده از این دکمه بدین معناست که میخواهیم تصویری را (که به صورت یک فایل روی حافظه جانبی کامپیوتر ذخیره شده) به این پنجره بیاوریم . پس از کلیک روی این دکمه پنجره Open باز میشود که از آن فایل مربوطه را (پس از انتخاب درایو و شاخه ای که فایل تصویری درآن قرار دارد) انتخاب مینمائیم .
ب ) خروج تصویر : (دکمه شماره 5)
پس از پویش تصویر میتوان آنرا روی هارد برای استفاده در برنامه های دیگر ذخیره نمود . برای اینکار روی دکمه مزبور کلیک نموده و سپس درایو و مسیری که میخواهیم فایل مربوطه در آن ذخیره شود تعیین میکنیم ، و نهایتا" با دادن یک نام و کلیک روی دکمه Save، عمل ذخیره سازی روی هارد پایان می پذیرد.
ج) نمایش انتخابها : (دکمه شماره 6)
درصورت انتخاب این گزینه پنجره مربوط به تنظیمات پویشگر ظاهر شده و درآن میتوان تعداد رنگها ، روشنایی و تنظیمات دیگری از این قبیل را قبل از عمل پویش نامه کنترل نمود.
دکمه های شماره 7 : نمایش تصویر قبلی و بعدی با کلیک روی این دکمه ها امکان پذیر است .در واقع با دو کلید بالا تصاویر دیگر موجود در کازیه ، در صورت وجود ، نمایش داده میشوند .
دکمه های شماره 8 : با هربار کلیک روی این دکمه عمل دوران تصویر پویش شده به اندازه 90 درجه و در جهت یا مخالف حرکت عقربه های ساعت انجام میشود . استفاده از این دکمه ها در مواقعی که اصل نامه را اشتباها" در جهتی نامناسب درون دستگاه پویشگر قرار داده باشیم توصیه میشود .جهت دوران نیز با فلش ها مشخص شده است .

دکمه های شماره 9 :با کلیک روی این دکمه ها عمل "بزرگنمایی" (ذره بینی که علامت + دارد ) و "کوچکنمایی" (ذره بینی که علامت – دارد )صورت می پذیرد. میتوان این عمل را چندبار تکرار نمود.
دکمه شماره 10: کلیک روی این دکمه باعث ذخیره تصویر پویش شده میگردد.
دکمه شماره 11 : کلیک روی این دکمه باعث حذف تصویر پویش شده از روی صفحه میگردد و در مواقعی که قصد اسکن مجدد از تصویر(وعدم ذخیره تصویری که قبلا" پویش شده) را داشته باشیم مورد استفاده قرار میگیرد .

دکمه شماره 12 : با کلیک روی این دکمه تصویر پویش شده را میتوان چاپ نمود .
کلیک روی دکمه تایید در انتهای نوار ابزار ، همانند دکمه شماره 10 عمل میکند .
حال به شرح بقیه کارتابلهای موجود در سیستم می پردازیم :
در صورتیکه در کارتابل "برای توزیع" روی نامه مربوطه (نامه ای که ثبت تکمیلی شده است)کلیک نمائیم پنجره ای باز میشود که در آن میتوانیم نامه را برای شخص گیرنده ارسال نمائیم .

1- در "ارسال به" ، گیرنده نامه با استفاده از آیکون مقابل آن و یاتایپ کد آن تعیین میشود .
2- با استفاده از لیست "در کارتابل" ، میتوانیم کارتابل موردنظری که نامه رابایستی داخل آن قرار دهیم ، انتخاب کنیم.
3- نحوه ارسال نامه میتواند ، به صورت دستی ، الکترونیکی و… باشد تعیین گردد .
4- درصورتیکه ارسال نامه بصورت دستی صورت پذیرد ، نوع ارسال آن (اصل یا رونوشت نامه) بایدمشخص گردد .
پس ازتعیین مواردبالا درصورتیکه بخواهیم بیش ازیک گیرنده داشته باشیم روی کلید کلیک میکنیم و گیرنده بعدی را تعیین مینمائیم .
پس از تایپ موارد بالا روی کلید "ارسال" جهت فرستادن نامه به شخص یا اشخاص گیرنده کلیک میکنیم .

ثبت نامه صادره :
نامه ای که از طرف هر یک از واحدهای سازمان به واحدی دیگر درون سازمان یا بیرون از سازمان ارسال میگردد، باید در این قسمت اطلاعات مربوط به آن وارد گردد .
در برگه اطلاعات اولیه ، اطلاعاتی مشابه آنچه که در گزینه قبل شرح داده شد وارد میگردد.
1- در "ثبت در دفتر" نوع دفتر ، در مقابل "فرستنده" نام فرستنده که میتواند شخص حقیقی یا حقوقی باشد درج میگردد ودرمقابل گیرنده(گان) نام گیرنده یاگیرندگان نامه (که میتوانندداخل یاخارج ازسازمان باشند)درج میگردد. پس از تعیین گیرنده(گان) نامه حتما" باید روی دکمه جهت
انتقال اطلاعات به جدول مربوطه کلیک نمود.
2- نوع نامه از جهت موضوع نیز در مقابل "طبقه بندی موضوعی" آورده میشود .
3- درصورتیکه نامه صادره ،پیرو یا عطف به نامه(هایی) باشد ، شماره و تاریخ آن موارد را نیز ثبت نموده و روی دکمه جهت انتقال اطلاعات درجدول مربوطه کلیک میکنیم.گاه ممکن است نامه صادره درجهت اقدام برروی نامه ای باشد که دریافت کرده ایم،درآنصورت "اقدام"راانتخاب نموده وشماره وتاریخ ثبت نامه ای که دریافت کرده ایم رادرج مینمائیم.
4- در برگه "خلاصه نامه" خلاصه ای از محتویات نامه تایپ میگردد.
5- در برگه "پیوست/رونوشت" درصورتیکه نامه دارای پیوست باشد شماره نامه ، تاریخ آن ، نوع و شرح نامه و …و درصورتیکه نامه برای اشخاص دیگری نیز رونوشت شده باشد گیرنده و عنوان آن ذکر میشود.

در تمامی حالات فوق میتوان با کلیک روی کلید "تصویر نامه" نامه مربوط را اسکن نمود و تصویر آنرا به همراه موارد بالا برای گیرنده ارسال کرد.
(نامه ای که در پنجره "ثبت نامه صادره" ثبت می گردد به طور اتوماتیک به کارتابل "برای ارسال" انتقال می یابد.

مانندمراحل قبل با دوبار کلیک، وارد کارتابل "برای ارسال" شده و یکی از نامه های موجود در آن را باز میکنیم. (با دوبار کلیک روی نامه مورد نظر)
درصورتیکه نامه مربوطه جهت ارسال به واحدی داخل سازمان تهیه شده باشد ، مانند آنچه که در قسمت توزیع نامه دیدیم فقط کافی است نامه را برای واحد مزبور ارسال کنیم اما اگر نامه برای واحدی خارج از سازمان تهیه شده باشد بدلیل عدم دسترسی گیرنده به سیستم دبیر ، اقدام دیگری روی نامه از طریق برنامه صورت نخواهد پذیرفت .
درصورتیکه نامه صادره حاوی تصویر باشد پیغام "لطفا کمی صبر کنید" ظاهر شده و بعد تصویر نامه دیده خواهد شد، درغیراینصورت پیغام "تصویری موجود نمیباشد" ظاهر میگردد. دکمه های ذیل که دربالای همین پنجره دیده میشود هریک عملکردی جداگانه بدین شرح دارند :

با کلیک روی این دکمه نامه های مرتبط با این نامه نشان داده میشوند( نامه های پیرو یا عطف). درپنجره ای که با انتخاب این دکمه باز میشود اطلاعاتی مانند شماره نامه و تاریخ آن و ارتباطی که با نامه اصلی دارد (پیرو/ عطف)ذکر گردیده است .

از این دکمه جهت بایگانی کردن نامه استفاده میشود .
با کلیک روی این دکمه پنجره ذیل ظاهر میگردد که مهمترین موارد موجود بدین صورت است:

1- تعداد برگه های (پیوست) نامه تعیین میشود .
2- نوع بایگانی مشخص میشود که میتواند جاری (نامه هایی که اطلاعات آنها به طور کامل در سیستم موجود است و قابل دسترسی مستقیم است ) ، نیمه راکد ( نامه هایی که مدت زیادی از بایگانی آنها نگذشته است و امکان ارجاع مجدد به آنها وجود دارد و راکد (نامه هایی که از زمان بایگانی آنها مدت زیادی گذشته است و به دلیل عدم ارجاع مجدد به آنها از سیستم خارج شده اند)
درصورتیکه نامه دارای پیوست بوده و گزینه شماره 1 انتخاب گردد ، در پائین صفحه ودر قسمت "بایگانی پیوست ها" میتوان نوع آنها را به ترتیب تعیین کرده و محل بایگانی ضمائم را در قسمت "کد بایگانی" مشخص نمائیم .

(نامه ای که دراین پنجره ، بایگانی گردد ، بطور اتوماتیک از کارتابل "برای بایگانی" حذف میگردد.

از این دکمه برای مشاهده تاریخچه نامه و مراحلی که طی کرده تابه این مرحله رسیده استفاده میشود. با کلیک برروی این دکمه پنجره ای مشابه پنجره زیر باز میگردد:

در این پنجره زمان ارسال ، زمان مشاهده ، نام فرستنده ، دبیرخانه ثبت کننده و اینکه اصل (فیزیک نامه) نیز موجود هست یا خیر دیده میشود . مشاهده آخرین سطر اطلاعات این صفحه وضعیت فعلی نامه را نشان میدهد با کلیک روی هر سطر شرح اقدام یا عنوان ارجاعی که روی نامه صورت گرفته است در پائین صفحه دیده میشود

مشخصات ثبتی یک نامه با کلیک روی این دکمه نشان داده میشود . با کلیک روی این دکمه
پنجره مانند پنجره زیر نشان داده میشود :

در واقع در این پنجره دبیرخانه ثبت کننده و آخرین وضعیت نامه (وضعیت فعلی) نمایش داده میشود . از این دکمه برای مشاهده تصویر نامه استفاده میشود .

درصورتیکه نامه مورد نظر بیش از یک صفحه باشد (ضمائم آن نیز اسکن شده باشند) کلیک روی کلیدهای جهت نما در نوار ابزار پنجره (سمت راست پنجره ) ، باعث نمایش صفحات قبل و بعد میگردد.
همچنین با کلیک روی نماد پرینتر که به عنوان آخرین کلید در نوار ابزار سمت راست پنجره تعبیه شده است ، نامه ای که در صفحه مشاهده میشود چاپ میگردد.

ازاین دکمه جهت ارسال یا ارجاع نامه استفاده میگردد.با کلیک روی این دکمه پنجره ای مشابه پنجره زیربازمیشود:
اهم موارد موجود در این پنجره بدین شرح است :

1- "عنوان ارجاع" :دستوری است که از سوی گیرنده نامه صادر میشود و به طورمثال میتواند "اقدام شود" باشد .
2- "انتظار پاسخ" :درصورتی انتخاب میگردد که فرستنده منتظر پاسخگویی نامه در مهلتی که در مقابل این گزینه تعیین میکند باشد درآنصورت نامه مزبور در مهلت مقرر باید پاسخ داده شود .
3- ارجاع موازی: تعیین میکند که نامه به چند نفر یا چند واحد ارسال یا ارجاع گردد , که در آنصورت پس از انتخاب این دکمه باید روی دکمه تیک که در کنار جدول دیده میشود کلیک کنیم تا اطلاعات وارد شده در فرم بالا به جدول منتقل گردد حال فرم مربوط به ارجاع /ارسال را برای نفر بعدی تکمیل مینمائیم و ….
پس از تکمیل موارد فوق روی دکمه ارسال/ ارجاع کلیک مینمائیم .

درصورتیکه برای یک مدیریا شخصی که سمتی را داراست شخص دیگری به عنوان مسئول رسیدگی به نامه ها و امور مربوطه در نظر گرفته شده باشد (مانند رئیس دفتر) مدیر سیستم این شخص را به عنوان ارجاع گیرنده پیش فرض تعریف میکند و باکلیک روی این دکمه به طور اتوماتیک این نامه به کارتابل "برای ارجاع" شخص ارجاع گیرنده پیش فرض انتقال می یابد.

جستجوی نامه :
در این پنجره ، میتوان با استفاده از اطلاعاتی که راجع به نامه داریم آنرا جستجو نمائیم و در برگه نتایج جستجو متن کامل نامه را مشاهده کنیم .

1- نوع دفتر اندیکاتور میتواند برای عمل جستجو انتخاب گردد.
2- نوع نامه که میتواند صادره یا وارده باشد در این قسمت تعیین میشود .
3- درصورتیکه نامه بایگانی شده باشد این گزینه انتخاب میگردد.
4- محدوده عددی شماره ثبت درصورتیکه شماره دقیق آنرا ندانیم در این بخش تعیین میشود.
5- محدوده تاریخی که در آن نامه یا نامه های مورد نظرمان ثبت گردیده اند نیز در مقابل این گزینه تعیین میشود .
6- محدوده عددی شماره نامه و تاریخ آن در مقابل این دو گزینه وارد میگردد .
7- درصورتیکه نام فرستنده را بدانیم در مقابل این گزینه نام آن یا کد اختصاص یافته به فرستنده را وارد مینمائیم .
8- درصورتیکه نام گیرنده را بدانیم در مقابل این گزینه نام آن یا کد اختصاص یافته به گیرنده را وارد مینمائیم .
9- در مقابل کد موضوع ، طبقه بندی موضوعی نامه یا کد مربوط به آنرا در صورتیکه از آن اطلاع داشته باشیم وارد میکنیم .
10- در مقابل گزینه های "موضوع" ، "ارجحیت " و "طبقه بندی" نیز موارد مربوط به آنرا وارد مینمائیم.
پس از ورود تعدادی از موارد بالاکه در مورد نامه مورد نظرمان از آن اطلاع داریم روی دکمه "شروع جستجو" کلیک می نمائیم .

نکته : هر چه فاکتورهای مربوط به جستجوی نامه بیشتر وارد شود عمل جستجو دقیق تر بوده و خروجی این عمل تعداد کمتری از نامه ها را در برمیگیرد .
در برگه "نتایج جستجو " عناوین کلی نامه هایی که با فاکتورهای جستجوی وارد شده در برگه قبل یکسان هستند دیده میشود با انتخاب هر نامه و کلیک روی دکمه "نمایش نامه" محتویات نامه نمایش داده میشود . همچنین کاربری که تصحیح و تغییر در نامه در حد دسترسی او تعریف شده باشد با کلیک روی دکمه "تصحیح" میتواند در نامه تغییر ایجاد نماید .

موضوعات :
طبقه بندی موضوعی نامه که در گزینه های نامه های وارده و صادره دیده شد ، در این قسمت تعریف میگردد . برای تعریف یک موضوع جدید ابتدا در مقابل کد ، کد تعریف شده آن و در مقابل شرح ، توضیح مربوط به آنرا وارد نموده و روی به منظور تایید کلیک مینمائیم . درصورتیکه بخواهیم موضوعاتی را به صورت زیرمجموعه یک موضوع اصلی تعریف کنیم ابتدا روی موضوع اصلی کلیک راست نموده ،گزینه "ایجادموضوع " را انتخاب مینمائیم و سپس کد و شرح مربوط به آن کد را تایپ مینمائیم . برای حذف موضوعاتی که به اشتباه ایجاد شده اند یا به هر دلیل مایل به حذف آنها باشیم ، روی آن موضوع کلیک راست کرده و گزینه "حذف موضوع" را انتخاب میکنیم .

برای تصحیح موضوع ایجاد شده پس از انتخاب آن موضوع روی دکمه تصحیح کلیک مینمائیم .
نکته : تنها کاربرانی که در دبیرخانه فعالیت میکنند قادر به ایجاد یاویرایش موضوع نامه ها دارند .

ساختار بایگانی :
ساختار بایگانی از جهت طبقه بندی نامه ها در خود واحد بایگانی نیز حائز اهمیت است و در این گزینه تعیین میگردد.

برای ایجاد یک ساختار، روی عبارت "ساختار بایگانی " کلیک راست کرده و ایجاد موضوع را انتخاب میکنیم . حال در مقابل کد ، کد عددی که قبلا" در نظر گرفته شده و در مقابل "شرح" ،توضیح مربوط به آنرا وارد کرده و روی دکمه تایید کلیک مینمائیم .

تغییر گذرواژه :
درصورتیکه کاربر مجاز به تغییر گذرواژه خود باشد در این پنجره گذرواژه قبلی و سپس جدید را وارد مینماید . یادآوری میشود گذرواژه جدید دوبار بایددرکادرمخصوص به خود تایپ گردد.درنهایت روی دکمه "تایید" کلیک مینمائیم .

منوی گزارش
این منو شامل سه زیر گزینه "جستجوی نامه" ، "آمار فعالیت" و "فهرست نامه های بایگانی" میباشد.

جستجوی نامه :
پنجره مربوط به جستجوی نامه قبلا" به طور کامل شرح داده شده است.

آمار فعالیت :
در آمار فعالیت مدیر میتواند گزارش آماری براساس تاریخ از سیستم بخواهد و طبق آن از تعداد نامه هایی که هر کاربر ثبت نموده مطلع گردد .

فهرست نامه های دریافتی :
در فهرست نامه های بایگانی تعداد نامه های بایگانی شده با ذکر شماره نامه ، نوع آن ، زمان ثبت ، نام بایگانی و زمان بایگانی دیده میشود .

کازیه دریافتی :
با استفاده از این گزینه میتوان کارتابل انتخاب شده را باز نمود ، همچنین امکان اضافه کردن کارتابل یا حذف کارتابلهای غیرقابل استفاده (خالی) و یا نمایش نامه ای خاص در کارتابل وجود دارد . لازم به ذکر است ایجاد کارتابلهای پیش فرض تنها در انحصار مدیر سیستم است و دراین گزینه تنها کاربر میتواند از کارتابلهای تعریف شده ، کارتابلی را برای خود انتخاب کرده و اضافه نماید و یا کارتابل خالی و غیرضروری خود را حذف کند. همچنین کاربر میتواند درکازیه دریافتی کلیک راست نموده و برای ایجاد کارتابل (اضافه کردن کارتابل)گزینه "کارتابل جدید" و برای حذف کارتابل گزینه "حذف کارتابل" را انتخاب نماید .
همانطور که قبلا" نیز ذکر شد برای نمایش نامه های موجود در یک کارتابل میتوان روی کارتابل مورد نظر دوبار کلیک نمود . درصورتیکه تعداد نامه های موجود در کارتابل زیاد باشد میتوان روی دکمه که نمایش لیستی نامه هاست کلیک نمود در این حالت برای جستجوی نامه مورد نظر در مقابل "شماره ثبت" که در گوشه سمت چپ کازیه دیده میشود شماره ثبت نامه مربوطه را وارد کنیم تا نوار رنگی روی نامه مزبور قرار گیرد.

برای بازگشت به حالت قبل و نمایش عادی نامه ها روی دکمه کلیک مینمائیم .
نمایش :
با استفاده از گزینه های منوی نمایش میتوان محتویات کازیه دریافتی یا میز کار را مشاهده نمود.همچنین میتوان کارهای جاری را مرور کرد.
کارهای جاری:
با استفاده از این گزینه پنجره ای باز میشود که در آن کارهای روزانه و مواردی که باید به آن رسیدگی شود صرفنظر از اینکه متعلق به کدام کارتابل است دیده میشود .

کارهای جاری یک کاربر میتواند به دو دسته کلی نامه های وارده و نامه های ارجاعی تقسیم بندی شود برای مشاهده نامه های وارده میتوان روی دکمه و برای لیست گیری از نامه های ارجاعی روی دکمه کلیک نمود.

یکی از موارد مهمی که در اینپنجره موجود است نشان دادن مهلتی است که در" ارجحیت نامه" به عنوان زمانبندی پیگیری نامه و یا موقع ارسال مقابل گزینه "انتظار پاسخ" تعیین شده است ، بادیدن این تاریخ ، کاربر متوجه مدت زمان باقیمانده برای پاسخگویی یا رسیدگی به نامه مزبور خواهد شد .
از دیگر موارد موجود در این پنجره شماره نامه ، فرستنده یا گیرنده آن ، تاریخ ارجاع و موضوع نامه است ، نامه های وارده و ارجاعی با آیکونی که در مقابل آنها نمایش داده شده است از لحاظ ظاهری از یکدیگر متمایز میگردند .
با کلیک روی هر یک از عناوین این پنجره ترتیب نمایش آنها به صورت صعودی یانزولی (و با نشان دادن فلش جهت دار) تغییر میبابد.

پیوست 4
راهنمای کاربران- مدیر

فهرست مطالب

1- برنامه 1
1-1- برنامه روزانه 1
2-1- تقویم 8
3-1- پیوست برنامه 9
4-1- برنامه هفتگی 10
5-1- مسافرت 11
2- گزارش برنامه 13
1-2- گزارش برنامه روزانه 13
2-2- گزارش برنامه های تغییر کرده در زمان اجرا 15
3-2- جلسه 16
4-2- بازدید 17
5-2- دیدار 17
6-2- مجمع 18
7-2- مسافرت 18
8-2- مراسم 18
9-2- گزارش صندوق پستی 18
10-2- گزارش پویا 19
3- پیام 23
1-3- ثبت پیامها 23
2-3- گزارش پیامها 25
4- تماس تلفنی 26
1-4- ثبت 26
2-4- گزارش تماس تلفنی 28
3-4- دفترچه تلفن 29
5- مصوبات 30
1-5- ثبت 30
2-5- گزارش دستورات 34
6- نمودار 36
1-6- رسم 36
2-6- ثبت شده 39
7- ابزار 40
1-7- دفترچه یادداشت 40
2-7- اعلام صوتی 42
3-7- تعیین اعلام صوتی 42
4-7- پیغام فوری 43
5-7- صندوق پستی 44
6-7- کاربران 47
7-7- کاربران در حال کار با برنامه 50
8-7- تغییر گذرواژه 51
9-7- تغییر بانک اطلاعاتی 52

1- برنامه
هدف از طراحی این بخش فراهم آوردن امکاناتی است که با استفاده از آن کارآرایی مدیران در تنظیم برنامه های روزانه یا هفتگی، افزایش یابد. بدین منظور گزینه های : برنامه، گزارش برنامه، پیام، تماس تلفنی، مصوبات، نمودار و ابزار در نظر گرفته شده اند. همچنین در قسمت بالای منوی برنامه زمان فعلی نشان داده شده است.

1-1 – برنامه روزانه
از این گزینه جهت مشاهده برنامه کاری روزهای مختلف و ایجاد تغییراتی در آن و یا حذف یک یا چند برنامه استفاده می شود. همچنین به کمک آن امکان تنظیم برنامه های جدید برای مدیران سیستم وجود دارد. برای ورود به برنامه روزانه گزینه "برنامه روزانه" را از منوی برنامه انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
فرم برنامه روزانه دارای چهار قسمت نمایش، تغییرات، جدید، ملزومات و قسمت تاریخ و کلیدهای بازیابی- مسافرت- دستور/ مصوبه – پیوست – چاپ – حذف و خروج و یادداشت می باشد.

الف )نمایش
با ورود به برنامه روزانه، اطلاعات این بخش در صفحه نمایش مشاهده می گردد. این بخش به نمایش اطلاعات مربوط به یک تاریخ مشخص اختصاص دارد. تاریخ فعلی دستگاه به صورت پیش فرض در محل تاریخ قرار می گیرد و در نتیجه تاریخ فعلی در جدول نمایش داده می شود.کلیه اعمالی که در چهار قسمت این فرم قابل انجام است مربوط به اطلاعات این تاریخ می باشد. جهت ملاحظه مشخصات یک یا چند برنامه، تاریخ اطلاعات مورد نیاز آن برنامه را درج و روی کلید " بازیابی" کلیک نمایید. ستونهای " زمان از " و " زمان تا " نمایشگر زمانهای پیشنهادی برای شروع و خاتمه یک برنامه هستند. وجود رنگ سبز فسفری در ستون نوع برنامه، آزاد بودن زمان متناظر را نشان می دهد. رنگ قرمز در این ستون بیانگر تداخل زمانی دو برنامه می باشد. ستونهای شروع و پایان بیانگر زمان واقعی شروع و خاتمه برنامه های اجرا شده هستند. ستون ملاحظات درصورت استفاده، اطلاعات بیشتری از برنامه را بیان می نماید. وجود در هر خانه از ستون " ن/ س " به منزله حضور افرادی در برنامه متناظر است. با کلیک بر روی این علامت فهرست نام و سمت این افراد نمایش داده می شود. در این جدول ستون آخر نشان دهنده حضور افراد درآن برنامه می باشد. چنانچه در جلوی نام آنها علامتی نباشد عدم حضور اشخاص در برنامه را نشان می دهد. خالی بودن این ستون

به معنی عدم وجود اطلاعات در این زمینه است. با کلیک بر روی هریک از خانه های ستون " انتخاب " از جدول قبل، برنامه انتخاب شده جهت چاپ یا حذف انتخاب می گردد.
اگر برنامه ای بصورت غیر منتظره و در زمان اجرا تغییر کند با کلیک روی خانه متناظر آن در ستون تغییر، امکان ورود به برنامه جدید فراهم می شود. در این حالت اطلاعات برنامه اولیه، برای استفاده در بخشهای دیگر نرم افزار مانند گزارشها نگهداری می گردد. پس از لحاظ کردن تغییرات لازم، مشخصات برنامه جدید در محل سابق نوشته می شود. در این حالت وجود نماد
در ستون تغییر به منزله تغییر برنامه است. با کلیک بر روی این نماد می توان به مشخصات برنامه قبلی دست یافت که در این صورت نماد ظاهر می گردد. لازم به ذکر است که ترتیب زمان بندی برنامه ها بر اساس زمان پیشنهادی برنامه های جدید تغییر می کند. در این قسمت کلیدF5 برای نمایش نام کاربری که آخرین بار اطلاعات را تغییر داده است در نظر گرفته شده است. بدین منظور سطر مورد نظر خود را فعال نمایید و سپس از کلیدF5 استفاده نمایید. همچنینF7 به منظور تغییر تاریخ یک برنامه در نظر گرفته شده است. چنانچه
برنامه ای وجود دارد که تاریخ آن تغییر نموده، کافی است سطر مربوط را انتخاب نمابید و سپسF7 را فشار دهید. در این صورت تاریخ از شما خواسته خواهد شد که پس از تعیین تاریخ این برنامه به فهرست برنامه های آن تاریخ اضافه و از فهرست برنامه های جاری حذف می گردد.
در این جدول دو مستطیل موجود است که روز و تاریخ مورد نظر در آنها نمایش داده می شود. کلیدهای و در دو طرف تاریخ برنامه به ترتیب برای رفتن به یک روز
قبل یا بعد و بازیابی آن تاریخ به کار می رود. بدین صورت که چنانچه بخواهید برنامه های روز قبل یا بعد را مشاهده نمایید با یکبارکلیک بر روی هر یک از آنها برنامه های آن روزها بازیابی و نمایش داده می شوند. در قسمت مقابل، یکی از روزهای هفته که مطابق با تاریخ فعلی است و درصورت تعطیلی همراه با علت تعطیلی است نمایش داده می شود. در قسمت نمایش همه کلیدهای موجود در بالای فرم فعال هستند. ( با توجه به امکان دسترسیها که در فرم کاربران توضیح داده شده است ) این کلیدها عبارتند از:
بازیابی:
با استفاده از این کلید می توان اطلاعات مربوط به تاریخ مورد نظر را بازیابی نمود. پس از درج تاریخ در محل مربوطه کلید بازیابی را کلیک نمایید، اطلاعات بازیابی می گردند. درصورت عدم وجود اطلاعات در این زمینه، پیامی نمایش داده می شود مبنی بر عدم وجود اطلاعات.
مسافرت:
با استفاده از این کلید می توان اطلاعات تکمیلی مربوط به یک مسافرت را مشاهده و یا وارد نمود. به این منظور پس از انتخاب برنامه مسافرتی مورد نظر از فرم نمایش کلید مسافرت را به کار برید. اطلاعات مربوط به فرم مسافرت درگزینه مسافرت از منوی برنامه توضیح داده شده است.
دستور/ مصوبه:
با استفاده از این کلید، دستورات و مصوبات مربوط به یک برنامه را می توان وارد نمود و یا مشاهده کرد. به این منظور پس از انتخاب برنامه مورد نظر، کلید پیوست را به کار برید. اطلاعات مربوط به فرم دستور/ مصوبه درمصوبات توضیح داده شده است.
پیوست:
با استفاده از این کلید می توان اطلاعات تکمیلی مربوط به پیوست یک برنامه را وارد نمود. به این منظور پس از انتخاب برنامه مورد نظر، کلید" پیوست" را بکار برید. اطلاعات مربوط به فرم "پیوست" در گزینه پیوست توضیح داده شده است.
چاپ:
قسمت اختصاصی فرم چاپ شامل دو و چهار است. درصورت انتخاب عنوان " تمام" همه اطلاعات موجود در فرم نمایش اصلی چاپ می شود. با انتخاب عنوان "علامت خورده" سطرهای علامت خورده در ستون انتخاب فرم نمایش چاپ می گردد. باید دقت نمود که در این حالت لااقل یک سطر از ستون انتخاب علامت زده شود. در غیر این صورت پیام "وضعیت بدون جواب" در فرم چاپ ظاهر می شود. علامت زدن در پیوست، اطلاعات پیوست برنامه را بازیابی و بعد از اطلاعات برنامه روزانه آن را چاپ می کند. عناوین اقدامات و شرکت کنندگان و مصوبه بترتیب اقدامات، نام و سمت شرکت کنندگان در برنامه ها و مصوبات برنامه ها را چاپ می کنند.

حذف:
این کلید به حذف موارد علامت خورده در قسمت انتخاب در یک تاریخ مشخص می پردازد. جهت حذف یک یا چند سطر پس از علامت زدن آنها کلید حذف را بکار برید. اطلاعات حذف شده امکان بازیابی مجدد را ندارند.

ب ) تغییرات
این بخش به تغییرات یک سطر از اطلاعات ( یک برنامه روزانه ) می پردازد. جهت کار با این قسمت، سطر مورد نظر را با کلیک بر روی آن انتخاب کرده و روی قسمت تغییرات کلیک نمایید. تغییر مقادیر مربوط به هریک از عنوانها اختیاری بوده و بنا به نیاز کاربر صورت می گیرد.
نحوه عملکرد و قسمتهای مختلف این بخش همانند بخش جدید می باشد. لازم به ذکر است که پس از اعمال تغییرات زمانی، زمانبندی برنامه ها طبق زمانبندی جدید صورت خواهد گرفت. جهت تغییرات غیر منتظره و در زمان اجرا به شرح قسمت نمایش ستون تغییر مراجعه نمایید. لازم به تذکر است که از قسمت تغییرات به قسمت جدید نمی توان رفت.

ج ) جدید
دراین بخش درج مشخصات برنامه های جدید صورت می پذیرد.کلیک بر روی باعث می شود که پس از تایید اطلاعات یک برنامه جدید، فرم جهت ورود اطلاعات برنامه بعدی پاک شود. از این نماد در صورتی استفاده می شود که کاربر قصد وارد کردن چندین برنامه در یک تاریخ مشخص را داشته باشد. ابتدا زمان پیشنهادی جهت شروع و پایان برنامه را درج می نمایید. توجه کنید زمان پیشنهادی شروع برنامه اجباری است و باید حتماً ذکر شود. سپس زمانهای واقعی شروع و پایان برنامه قرار دارند که این عنوان مختص برنامه های اجرا شده می باشند. در سطر دوم نخست نوع برنامه مشخص
می شود. برای درج نوع برنامه با کلیک برروی نوع برنامه مورد نظر، آن برنامه انتخاب می شود. جدول نام و سمت این فرم حاوی کلیدهای جدید و حذف است که با کلیک بروی هریک از آنها می توان اسامی و سمتهای جدیدی را به جدول اضافه یا از آن حذف نمود. وجود علامت در ستون حاضرین این جدول نشان می دهد که کدامیک از افراد در برنامه مورد نظر حضور داشته اند. تغییر در این ستون با کلیک کردن بر روی نام مورد نظر برای حذف یا تغییر صورت می گیرد. برای حذف کلید حذف را بکار برید و برای تغییر پس از اعمال تغییرات کلید تایید را بکار برید. سطرهای تحتانی این قسمت فرم مربوط به مکان برنامه مورد نظر و ملاحظات مربوط به آن است. در هر دو مورد جهت درج عناوین جدید، روی قسمتهای مورد نظر کلیک نمایید. پس از خاتمه کار، با کلیک کردن بر روی کلید تایید به قسمت نمایش بازخواهید گشت. لازم به ذکر است که از قسمت جدید به قسمتهای تغییرات و ملزومات نمی توان رفت. با استفاده از کلید TAB می توان مکان نما را به روی عنوان برنامه برد و آماده ورود اطلاعات شد.

د )ملزومات
در این قسمت مقدمات لازم جهت اجرای یک برنامه و نیز شرح اقداماتی که باید در برنامه مورد نظر صورت گیرد وارد می شود. جهت استفاده از این بخش ابتدا برنامه مورد نظر را در قسمت نمایش مشخص کنید، سپس روی قسمت ملزومات کلیک نمایید. فرم مذکور شامل دو جدول مجزا با عناوین مقدمات و اقدامات می باشد. طرز استفاده از دو جدول مشابه یکدیگر است. با کلیک بر روی محل ویرایش یا کلید جدید می توان نوشتن اطلاعات در جدول را آغاز کرد. کلید Enter برای انتقال مطالب نوشته شده نخستین سطر خالی جدولها می باشد. جهت تغییر یا حذف اطلاعات مربوط به یک سطر پس از کلیک روی آن سطرکلید تغییر را حذف را بکار برید. درصورت استفاده از کلید حذف پیغامی ظاهر خواهد شد که انتخاب گزینه بله از این پیام موجب حذف سطر مورد نظر و انتخاب گزینه خیر موجب لغو دستور حذف می گردد. با کلیک روی جای خالی موجود در سمت راست هر سطر نمادی ظاهر شده و نشان می دهد که مقدمه مذکور تحقیق یافته یا اقدام مربوطه انجام شده است. کلیک مجدد، علامت مربوطه را پاک خواهد کرد. برای خروج از این قسمت کافی است روی قسمتهای نمایش یا تغییرات کلیک کنید. ذکر این نکته ضروری است که در قسمت نمایش در صورت عدم استفاده از ماوس و صفحه کلید به مدت یک دقیقه اطلاعات آن روز به هنگام می شود. لذا با گذشت این زمان صفحه نمایش به شکل اولیه باز می گردد.

پیغامها

1- برنامه ای انتخاب نشده است.
در صورتیکه در قسمت نمایش هیج برنامه ا ی را انتخاب نکرده باشید و قصد ورود به یکی از قسمتهای تغییر و یا ملزومات را داشته باشید، و نیز در صورتیکه یکی از کلیدهای پیوست، مسافرت و یا دستور/ مصوبه را بکار برید پیامی با مضمون فوق شما را آگاه می نماید.

2- تاریخ را وارد نمایید.
در صورتیکه محل تاریخ خالی باشد و کاربر قصد ورود به یکی از سه قسمت تغییر، جدید یا ملزومات را داشته باشد، این پیام ظاهر می گردد.

3- تغییرات اعمال شود.
هنگامیکه در مشخصات یک برنامه تغییراتی داده شود و یا اطلاعات برنامه ای در قسمت جدید درج شده باشد و کاربر بخواهد قبل از ذخیره کردن آن از قسمت تغییرات یا جدید و یا کلاً از فرم برنامه روزانه خارج شود این پیام به وی هشدار لازم را برای ذخیره اطلاعات و یا لغو اعمال تغییرات خواهد داد.

4- زمان شروع و پایان صحیح نیست.
در صورتیکه در قسمتهای تغییر یا جدید زمان پایان یک برنامه بیش از زمان شروع آن یا همزمان با شروع درج شده باشد، این پیام ظاهر خواهد شد.

5- اطلاعات برای ذخیره نمودن کافی نیست.
در صورتیکه ساعت شروع پیشنهادی یک برنامه و یا نوع برنامه مورد نظر که اطلاعات ضروری جهت ذخیره برنامه محسوب می شود قید نشده باشند این پیام نمایش داده می شود .

6- آیا سطر انتخابی حذف شود.
این پیام جهت اطمینان از تصمیم کاربر مبنی بر حذف یک سطر از جدول نام/ سمت ظاهر می شود و مربوط به قسمتهای تغییر یا جدید است. درصورت تایید کاربر سطر انتخابی حذف می شود.

7- سطر انتخابی جهت حذف خالی می باشد.
در صورتیکه کاربر اشتباهاً قصد حذف یک سطر خالی از جدول نام و سمت را داشته باشد، این پیام ظاهر می شود. این پیام هم به بخشهای تغییر و هم جدید مربوط می شود.

8- سطر انتخابی برای حذف خالی می باشد.
در صورتیکه کاربر اشتباهاً قصد تغییر یک سطر خالی از قسمت نمایش را داشته باشد، این پیام ظاهر می شود.

9- این برنامه یک برنامه مسافرت نیست.
در صورتیکه کاربر اشتباهاً برنامه ای غیر از نوع مسافرت را از قسمت نمایش انتخاب نموده باشد و کلید مسافرت را به کاربرد این پیام، وی را آگاه می سازد.

10- جدول ملزومات بوسیله کاربر دیگری در حال استفاده است.
در صورتیکه قسمت ملزومات یک برنامه به طور همزمان توسط دو کاربر مورد استفاده قرار گیرد، این پیام آنها را از عدم امکان تغییرات همزمان در محتوای جدول مذکور آگاه می کند.

11- شرحی داده نشده است.
درصورتیکه در ستون شرح از جدولهای مقدمات یا اقدامات از قسمت ملزومات مربوط به یک برنامه مطلبی نوشته نشود و کاربر کلید تایید را بکار برد این پیام ظاهر می شود.

2-1- تقویم
تقویم از گزینه های منوی برنامه است که علاوه بر نشان دادن تاریخ جاری و ارائه تقویمی از سالها و ماههای مورد نظر کاربر، روزهایی را که در آن برنامه ای منظور شده است را نیز نشان می دهد. برای ورود به تقویم، گزینه تقویم را در منوی برنامه انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
بخش مرکزی این فرم تقویم شمسی یک ماه را نمایش می دهد. با کلیک بر روی هریک از

ماههای دوازده گانه تقویم، ماه مورد نظر نمایش داده می شود. به صورت پیش فرض تقویم، ماه جاری ( ازتاریخ دستگاه ) مشخص است. روزهایی که در آن برنامه ای منظور شده است به صورت زمینه خاکستری روشن می باشند و روز جاری ( ازتاریخ دستگاه ) به رنگ زرد مشخص می باشد. برای تغییر سال، بر روی دو رقم سمت راست سال، کلیک نمایید. در این صورت محل، به رنگ پس زمینه سفید در می آید که امکان تغییر این دو رقم را میسر می سازد. پس از تغییر عدد سال، کلید Enter را فشار دهید. کلید " امروز" جهت بازگشت به تاریخ جاری دستگاه می باشد. یعنی تقویم مطابق سال جاری دستگاه می شود و ماه جاری نیز فعال می شود. چنانچه کاربر بخواهد صرفاً از تقویم استفاده نماید و نیازی به متمایز گشتن روزهایی که در آن برنامه ای که وجود دارد، نداشته باشد، می تواند از کلیدی که در سمت چپ بالای فرم تعبیه گردیده است استفاده نماید. این کلید در وضعیت باز روزهای برنامه دار را مشخص می نماید. درحالت بسته این روزها متمایز نمی گردد. لازم به ذکر است که درحالت دوم سرعت عمل در تقویم بیشتر خواهد بود.
درصورتیکه بخواهید روزهایی که در آن برنامه ای وجود دارد را مشاهده نمایید می توانید توسط کلیک برروی روزهایی که مشخص شده اند، فرم برنامه روزانه را فعال نمایید و برنامه های خود را مشاهده نمایید. در این هنگام اطلاعات روز درخواستی در فرم برنامه روزانه نمایش داده می شود و با خروج از این فرم دوباره به فرم تقویم باز خواهید گشت.

پیغامها:
این فرم دارای پیغام نمی باشد.

3-1- پیوست برنامه
گزینه پیوست جهت نگهداری اطلاعات مربوط به اهداف، دستاوردها و یا خلاصه مذاکرات انجام شده در برنامه های مختلف بکار می رود. برای ورود به فرم پیوست از سه طریق می توان عمل نمود. اول استفاده از کلید پیوست در فرم برنامه روزانه، دوم انتخاب گزینه "پیوست برنامه" ازمنوی برنامه و سوم کلیک برروی نماد موجود در بالای برنامه.

عملکرد
پس از مشاهده فرم پیوست، چنانچه ازطریق " برنامه روزانه" وارد این فرم شده باشید اطلاعات پیوست برنامه روزانه ای که مشخص نموده اید در فرم ظاهر می گردد. در غیر این صورت شما می توانید بنا به نیاز یک یا ترکیبی از موارد تاریخ ، عنوان برنامه ، نوع برنــامه را درج و کلید بازیابی را بکار برید. در صورت عدم درج هیچیک از موارد فوق، کلیه برنامه ها به ترتیب زمانی بازیابی می شوند. در این صورت اولین برنامه، حائز مشخصات درخواستی از مجموعه جواب نمایش داده می شود.کلیدهای به ترتیب جهت مشاهده برنامه بعدی، برنامه قبلی، آخرین و یا اولین برنامه مجموعه جواب به کار می روند. لازم به ذکر است که پس بازیابی، کلید بازیابی به جستجو تغییر نام می دهد.
پس از یافتن برنامه مورد نظر می توانید اهداف، دستاورد و یا خلاصه مذاکرت مربوط به آن را ملاحظه و در صورت لزوم تغییر دهید.
پس از تکمیل اطلاعات فرم پیوست، با استفاده از کلید تایید آنها را ذخیره نمایید. فرم چاپ دراین گزینه فاقد قسمت اختصاصی است.
هنگامیکه یک برنامه بازیابی شده دارای پیوست بوده یا پس از درج و ذخیره پیوست مربوط به یک برنامه کلید حذف فرم مذکور فعال گردد، در این حالت پس از به کار بردن آن، پیامی ظاهر می شود که در صورت تایید، پیوست مذکور حذف خواهد شد.

پیغامها:
این بخش شامل پیغامی نمی باشد.

4-1- برنامه هفتگی
از گزینه های منوی برنامه است که با استفاده از آن برنامه های در نظر گرفته شده یک هفته مدیر، در دسترس او قرار می گیرد. نظر مدیر سیستم درباره پذیرش یا عدم پذیرش یک یا چند برنامه و ارائه توضیحاتی درباره آنها، در این بخش امکان پذیر می باشد.
برای ورود به برنامه هفتگی، گزینه " برنامه هفتگی " را از منوی برنامه انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
پس از مشاهده فرم برنامه هفتگی، بطور پیش فرض تاریخ جاری در نظر گرفته شده و اطلاعات برنامه های هفته جاری نمایش داده می شوند. در صورت نیاز می توانید تاریخ مورد نظر خود را در محل تاریخ درج نمایید و سپس کلید Enter را فشار دهید تا اطلاعات برنامه های هفتگی آن تاریخ نمایش داده شوند. مقابل محل درج " تاریخ " تاریخ ابتدا و انتهای هفته ای که تاریخ مذکور در آن واقع شده مشخص می گردد. با هر بار کلیک روی کلید جهتدار فهرست برنامه های مربوط به یک هفته قبل از آن تاریخ را می توان مشاهده نمود. با قراردادن نشانگر موس روی کلید هریک از روزهای هفته کادری ظاهر می شود. چنانچه این روز فاقد برنامه ای باشد متن کادر عبارت " شامل برنامه ای نیست " خواهد بود که در این صورت جدول این روز فعال نخواهد گردید. درغیر این صورت متن کادر تاریخ آن روز را نشان می دهد که می توانید با کلیک بر روی این روز جدول و در نتیجه اطلاعات برنامه های آن را مشاهده نمایید.

مدیر با کلیک برروی هریک از خانه های ستون " نظر" قادر به اعلام نظر خود پیرامون تایید یا لغو یک برنامه یا ارائه توضیحاتی در مورد آن است. در این حالت با دو بار کلیک برروی ستون ملاحظات می توان توضیح مورد نظر را درمکان ایجاد شده، نوشت. با فشار کلید Enter می توان توضیحات ارائه شده را در ستون ملاحظات وارد نموده یا تغییرات داده شده را اعمال کرد. اگر از توضیحات یا تغییرات انجام گرفته، منصرف شدید از کلید Esc استفاده نمایید. لازم به توضیح است که جهت مشاهده کامل جدول برنامه های روزانه استفاده از Scroll Bar ضروری است. امکان تغییرات در این فرم فقط در قسمت نظر و توضیحات می باشد که در اختیار مدیر سیستم می باشد.

5-1- مسافرت
با استفاده از این گزینه کاربر قادر است اطلاعات جامعی را در مورد برنامه های مسافرتی نگهداری نماید. برای ورود به فرم مسافرت از سه طریق می توان عمل نمود. ابتدا استفاده از کلید مسافرت در فرم برنامه روزانه، دوم انتخاب گزینه مسافرت از منوی برنامه و سوم کلیک بر روی نماد مربوطه در بالای برنامه است.

عملکرد
این فرم شامل قسمتهای مسافرت و اشخاص است.
الف ) مسافرت
در قسمت بالایی فرم مذکور سه کلید " برنامه روزانه " و " چاپ " و " بازیابی " قرار دارند. با کلیک بر روی کلید برنامه روزانه می توان مشخصات برنامه های پیش بینی شده در یک مسافرت را ذخیره نمود. فرم مربوطه مشابه فرم برنامه روزانه می باشد.
با کلیک برروی کلید چاپ، فرم چاپ ظاهر می گردد. در قسمت اختصاصی فرم چاپ عنوان" همراه با اشخاص " قرار دارد که درصورت علامت زدن در مقابل آن اطلاعات مربوط به جدولهای "همراهان و استقبال کنندگان" پس از مندرجات فرم مسافرت به چاپ می رسد. کاربر قادر است با استفاده از جستجوی ترکیبی بروی تاریخ حرکت یا مکان، اطلاعات مورد نیاز را بازیابی نماید. پس از کلیک بر روی کلید مذکور نام آن به جستجو تغییر می کند. در این حالت با استفاده از کلیدهای می توان به ترتیب برنامه بعدی، برنامه قبلی، آخرین و یا اولین برنامه مجموعه جواب را مشاهده کرد. لازم به ذکر است که اگر با استفاده از کلید مسافرت در برنامه روزانه به این فرم وارد شوید، عناوین نوع مسافرت و نحوه مسافرت و شماره پرواز قرار دارند. نوع و نحوه مسافرت را با علامت زدن در محل مربوطه مشخص نمایید. در عنوان پرواز، کاربر می تواند با استفاده از حروف و اعداد، شماره پرواز رفت و برگشت را در مسافرتهای هوایی معین نماید. در بخش هزینه، کاربر می تواند هزینه سفر را حداکثر یک عدد 11 رقمی نمایش دهد. پس از تکمیل فرم مسافرت با زدن کلید تایید اطلاعات ذخیره می گردد.

ب ) اشخاص
جهت ورود به قسمت "اشخاص"، روی عنوان اشخاص کلیک کنید. این بخش شامل دو جدول مجزا به نامهای همراهان و استقبال کنندگان می باشد.
طرز استفاده از دو جدول، مشابه یکدیگر است. با کلیک برروی محل ویرایش یا کلید جدید می توان اطلاعات را وارد جداول نمود. کلید Enter موجب انتقال مطالب نوشته شده به نخستین سطر خالی جدولها می گردد. برای نوشتن یک سطر جدید روی کلید جدید کلیک کنید. جهت تغییر یا حذف اطلاعات مربوط به یک سطر پس از کلیک برروی آن سطر کلید تغییر یا حذف را بکار برید. در صورت استفاده از کلید حذف پیغامی ظاهر خواهد شد که در صورت تایید سطر مورد نظر حذف خواهد شد.

2- گزارش برنامه
یکی از مسائلی که در سازمانهای مختلف همواره مورد نیاز مدیریت بوده است تهیه گزارشهای جامع از برنامه های مختلف و نتایج آنها مانند جلسات، مسافرتها، و غیره می باشد. بخش " گزارش برنامه" نرم افزار "مدیر" جهت رفع این نیاز طراحی شده است. این بخش شامل دو قسمت است. در قسمت اول کاربر مشخصات برنامه هایی را که مایل به مشاهده آنها است درج می کند و قسمت دوم به نمایش گزارشهای نمایشی اختصاص یافته است. گزینه های این بخش شامل: برنامه روزانه، گزارش برنامه های تغییر کرده، جلسه، بازدید، دیدار و… و گزارش صندوق پستی و گزارش پویا می باشد.

1-2- گزارش برنامه روزانه
گزینه ای از منوی برنامه است که به کمک آن کاربر قادر به گزارشگیری از برنامه های روزانه مورد نظر خود می باشد. برای ورود، گزینه برنامه روزانه را از منوی گزارش برنامه انتخاب نمایید.

عملکرد
ابتدا مشخصات برنامه های مورد نظر خود را با عناوین مربوطه درج نمایید. در صورت عدم درج مطلب مقابل هریک از عناوین، مشخصات همه برنامه های موجود در گزارش خواهد آمد.

با بکار بردن کلید اجرا گزارشی از برنامه های درخواستی نمایش داده می شود. که با استفاده از scroll bar امکان مشاهـده کامل گزارش وجود دارد.
جهت استفاده از قسمتهای "نام وسمت" و "ملزومات" برنامه مورد نیاز خود را از فرم گزارشات انتخاب و روی قسمتهای مربوطه کلیک نمایید. با کلیک بر روی قسمت مذکور، نام و سمت شرکت کنندگان آن برنامه و یا ملزومات مربوطه در صورت وجود نمایش داده می شود.
کلید پیوست در قسمت فوقانی فرم گزارش، پیوست برنامه انتخابی را در صورت وجود نمایش می دهد. کلید چاپ در همین محل به چاپ گزارشهای درخواستی اختصاص دارد و با بکار بردن آن فرم چاپ در صفحه نمایش چاپ می شود که قسمت اختصاصی این فرم شامل دو بخش است. ابتدا کاربر یکی از عناوین "تمام" یا "علامت خورده" را مشخص می نماید که به ترتیب تمام گزارش یا بخشی از آن که در فرم گزارش ( با علامت زدن در ستون انتخاب ) مشخص گردیده چاپ می شود. بخش دوم به چاپ پیوستها، اقدامات،… اختصاص دارد.
کاربر، بخشهای مورد نیاز جهت چاپ را در مربوطه علامت می زند.

پیغامها :

1- برنامه ای انتخاب نشده است.
الف) در صورتیکه کاربر برنامه ای انتخاب نکرده باشد و کلید پیوست را بکار برد، این پیام نمایش داده می شود.
ب) در صورتیکه کاربر برنامه ای انتخاب نکرده باشد و قصد رفتن به قسمت ملزومات را داشته باشد، این پیام نمایش داده می شود.

2- اطلاعاتی در این زمینه وجود ندارد.
چنانچه با توجه به نوع درخواست کاربر برای گزارش، اطلاعاتی یافت نشود این پیام ظاهر می گردد.

2-2- گزارش برنامه های تغییر کرده در زمان اجرا
این گزینه گزارشی از برنامه های تغییر کرده در زمان اجرا را به صورت آماری و یا تفضیلی در اختیار قرار می دهد و با استفاده از آن مدیـر قادر است میزان برنامه ریزی خود را در مورد یک یا چند نوع برنامه و در یک فاصله معین مورد بررسی قرار دهد. جهت ورود به گزارش فوق گزینه مربوطه را از منوی گزارش برنامه انتخاب نمایید.

عملکرد
در فرم ورودی گزارش، سال مورد نظر را جهت بازیابی و گزارش مشخص نموده، عناوین نوع برنامه و ماه را نیز به ترتیب عنوان برنامه مورد نظر و ماههایی که گزارش آنها مورد نیاز است، معین می نمایید. وارد کردن سال و علامت زدن حداقل یک نوع برنامه و یک ماه سال الزامی است. همچنین کاربر می بایست یکی از عناوین " گزارش آماری" و یا "گزارش تفضیلی" را که شرح آن متعاقباً ذکرگردید، انتخاب نماید. پس از پرکردن فرم مذکور با استفاده از کلید اجرا گزارش مورد نظر برروی صفحه نمایش آماده می گردد.

الف) گزارش آماری
اگر کاربر عنوان گزارش آماری را انتخاب کرده باشد، پس از اجرا گزارش آماری نمایش داده می شود. پس از نمایــش تاریـخ و نوع برنامه های درخواستی که در فرم قبلی مشخص شده است، تعداد برنامه های تغییر در زمان اجرا و درصد برنامه پذیری به نمایش درمی آید. درصد برنامهپذیری از تقسیم برنامه های تغییر کرده بر تعداد کل برنامه های تغییرکرده در زمان اجرا و درصد برنامه پذیری از تقسیم برنامه های تغییرکرده بر تعداد کل برنامه ها و ضرب عدد بدست آمده درعدد 100، حاصل می شود و میزان برنامه پذیری مدیر در موارد مندرج را نشان می دهد.

ب) گزارش تفضیلی
با انتخاب این فرم عنوان و زمان شروع و پایان برنامه هایی که در زمان اجرا تغییر کرده و دارای مشخصات درخواستی هستند، در دو سطر نشان داده می شوند. سطر اول، برنامه را قبل از تغییر نشان می دهد و عنوان "عادی" در ستون "حالت" بیانگر همین مطلب است. در سطر دوم، برنامه جدیدی که تغییر نموده است نمایش داده می شود که عنوان تغییر کرده در ستون حالت تاکیدی بر مطلب فوق است.

پیغامها:

1-سال مورد نظر را وارد نمایید.
هنگامی که کاربر قبل از مشخص کردن سال، اقدام به گرفتن گزارش نماید این پیام ظاهر می گردد.

2-هیچ برنامه ای انتخاب نکرده اید.
هنگامیکه کاربر قبل از مشخص کردن نوع برنامه مورد نظر اقدام به گرفتن گزارش نماید این پیام ظاهر می گردد.

3- هیچ ماهی را انتخاب نکرده اید.
هنگامیکه کاربر بدون انتخاب هیچ یک از ماههای سال، اقدام به گرفتن گزارش نماید، این پیام نمایش داده می شود.

3-2- جلسه
این گزینه گزارشات جلسات مورد درخواست کاربر را نمایش می دهد. جهت استفاده از فرم مربوطه گزینه جلسه را از منوی برنامه انتخاب نمایید.
عملکرد
در این فرم، کاربر مشخصات جلسات درخواستی خود همانند از تاریخ، عنوان جلسه، نام و سمت شرکت کنندگان، مکان برگزاری جلسه، ساعت شروع و پایان و ملاحظات مربوط به آن را درج می نماید. با بکار بردن کلید اجرا قادر به مشاهده گزارش خود خواهید بود.
لازم به یاد آوریست که در هریک از عناوین فوق به غیر از تاریخ، اگر بخشی از عنوان مربوطه قید نشود، گزارش همه برنامه هایی که شامل آن بخش از آن عنوان هستند نمایش داده می شوند. به عنوان مثال اگر در محل درج سمت حرف ب نوشته شود، گزارش همه برنامه هایی را که سمت شرکت گنندگان آنها دارای حرف ب بوده و سایر موارد درخواستی را نیز دارند ملاحظه خواهید کرد.

پس از درج مشخصات مورد نظر بکار بردن کلید اجرا موجب نمایش گزارش جلسات درخواستی می گردد. کلید پیوسـت در ایــــــن فرم پیوست مربوط به جلسه انتخابی و کلید نام و سمت جدول نام و سمت مربوط به آن را نمایش می دهد. استفاده از موجب می شود که با کلیک بر روی سطرهای دیگر،جدول نام و سمت در صفحه نمایش باقی بماند و اطلاعات مربوط به سطر جدید را نمایش دهد.

پیغامها:

1-اطلاعاتی در این زمینه یافت نشد.
هنگامیکه طبق موارد انتخاب شده در صفحه نمایش اطلاعاتی وجود نداشته باشد، این پیام ظاهر می گردد.

4-2- بازدید
این گزینه، گزارش بازدیدهای مورد درخواست کاربر را نمایش می دهد. عملکرد و هشدارهای این فرم در کلیه موارد، همانند گزارش جلسه می باشد. به جز آنکه در این گزارش کلید " نام و سمت " وجود ندارد.

5-2- دیدار
این گزینه گزارش دیدارهای مورد درخواست کاربر را نمایش می دهد. عملکرد و هشدارهای این فرم همانند گزارش جلسه می باشد.

6-2- مجمع
این گزینه گزارش مجمع های مورد درخواست کاربر را نمایش می دهد. عملکرد و هشدارهای این فرم در کلیه موارد، همانند گزارش جلسه می باشد. به جز آنکه در این گزارش کلید " نام و سمت" وجود ندارد.

7-2- مسافرت
این گزینه گزارش مسافرتهای مورد درخواست کاربر را نمایش می دهد. عملکرد و هشدارهای این فرم همانند گزارش جلسه می باشد.

8-2- مراسم
این گزینه، گزارش مراسمهای مورد درخواست کاربر را نمایش می دهد. عملکرد و هشدارهای این فرم در کلیه موارد، همانند گزارش جلسه می باشد. بجز آنکه در این گزارش کلید "نام و سمت" وجود ندارد.

9-2- گزارش صندوق پستی
به کمک گزارش مذکور، کاربر قادر است پیامهایی را که برای سایر کاربران ارسال نموده به همراه پاسخ احتمالی دریافت کنندگان، مشاهده نماید.
عملکرد
ابتدا عنوان گیرنده پیام را از بالای فرم انتخاب نمایید. انتخاب عبارت " همه کاربران " همه پیامهای ارسالی توسط کاربر را نمایش می دهد. پس از انتخاب کاربر مورد نظر اطلاعات کلیه پیامهای ارسال شده به کاربر فوق در جدول ظاهر می گردد. در جدول فرم مذکور زمان ارسال پیام برای فرد انتخاب شده، زمان دریافت پیام، نوع پیام ارسالی اعم از شفاهی و یا کتبی ، مشاهده یا عدم مشاهده پیام از سوی دریافت کننده و یا عدم حذف پیام ارسالـــی

توسط کاربر نمایش داده می شود. وجود علامت در ستون " پاسخ" نشان می دهد که دریافت کننده، پاسخی برای کاربر، ارسال کرده است. با دوبار کلیک و فشار کلید Space روی هریک از سطرهای این گزارش منجر به ظاهر شدن متن پیام ارسالی و یا پخش پیغام صوتی در قسمت تحتانی جدول می شود. در صورت علامت دار بودن ستون " پاسخ " با دو بار کلیک بر روی این ستون و یا با استفاده از کلید Enter ،می توان متن پاسخ ارسالی را مشاهده نمود. آخرین ستون این جدول با کلید حذف در ارتباط است. کاربر با حذف یک یا چند پیام با علامت زدن در ستون فوق و استفاده از کلید حذف آنها را از مجموعه اطلاعات خود پاک می کند. بدیهی است که در این حالت متن پیامها در برنامه دریافت کنندگان پیام باقی خواهد ماند. تنها زمانی پیام کاملاً حذف می گردد که هم ارسال کننده و هم دریافت کننده، آن را حذف کرده باشد.

پیغامها :

1- آیا پیامهای انتخاب شده حذف شوند؟
در صورتیکه کاربر یک یا چند پیام را انتخاب نماید و کلید حذف را بکار برد این پیام ظاهر می گردد. در صورت تایید آن، پیامهای انتخابی حذف می شوند.

10-2- گزارش پویا
با استفاده از این نوع گزارش می توان به تناسب اطلاعات مورد نیاز، گزارشی بر حسب عناوین مورد نظر با عملوندهای منطقی و واسطه طراحی نمود و براحتی گزارشهای ویŽه را تهیه کرد.

عملکرد
در ابتدا لازم به ذکر است که در فرم گزارشگیری پویا برای سهولت بیشتر کاربران، بخشهای قابل استفاده آن با رنگ تیره مشخص می شوند.

ازآنجایی که در گزارشهای پویا مشخصات معمول، تلفیقی از چند نوع مختلف است، لذا ابتدا از جدول موجود در فرم اولین عنوان جستجو را انتخاب کرده و روی آن کلیک می نمایید. سپس از عمگرهای رابطه که اکنون تنها قسمت فعال می باشند، عملگر مورد نیاز را انتخاب نمایید. با توجه به عنوان جستجوی انتخابی یکی از مکانهای خالی سمت چپ فعال می گردد. به عنوان مثال اگر کاربر عنوان" تاریخ برنامه" را از جدول انتخاب و عملگر را بکار برد، باید در مکان خالی تاریخی را درج نماید. پس از پرکردن این مکان، استفاده از کلید Enter موجب انتفال محتوای آن، به کنار سایر مطالب درج شده می گردد. مرحله بعدی انتخاب عملگر واسطه مورد نیاز از جدول عملگرهای واسطه است. در مثال قبل اگر کاربـری خواهان تهیه گزارشی از جلسات پیش از اردیبهشت ماه 75 باشد، پس از انتخاب عملگر واسطه عبارت نوع برنامه را از جدول موجود انتخاب و آن را مساوی "جلسه" قرار می دهد·این روند تا درج کامل مشخصات مورد نظر ادامه می یابدچنانچه در درج هریک از قسمتها اشتباهی انجام بگیرد می توانید از کلید "حذف" استفاده نمایید این کلید آخرین بخشی را که به گزارش درخواستی اضافه شده است حذف می نماید. از کلیدهای} { و ( ) جهت دسته بندی مشخصات استفاده می شود. به عنوان مثال در عبارت " تاریخ برنامه 01/01/71 و نوع برنامه = جلسه یا مکان در]} دفتر سازمان[ ،] کرج{[ "اجرا شده اند وجود پرانتزها نشان می دهد در ابتدا برنامه هایی که نوع آن جلسه بوده و یا در دفتر سازمان و یا در شهرستان کرج اجرا شده اند بازیابی شوند و سپس از بین آنها فهرست برنامه های مربوط به پیش از اول اردیبهشت 71، استخراج و نمایش داده شوند. زیر عنوان " نمایش " در جدول مذکور، مقابل عناوینی که مایل به مشاهده آنها در گزارش خود هستید، شماره درج نمایید. مثلاً در نمونه بالا اگر تنها خواهان مشاهده "تاریخ" و "مکان" و "توضیحات" برنامه های مورد نظر هستید، مقابل عنوان آنها در ستون نمایش اعداد 1و2 و3 را درج کنید زیرا در صفحه گزارش، این موارد به ترتیب اعداد درج شده نشان داده می شوند. در صفحه نمایش گزارش، عنوان هریک از مواردی که شماره گذاری شده باشند عیناً عنوان جستجوی مربوطه قرار می گیرد. چنانچه بخواهید عنوان دیگری به آن نسبت دهید می توانید در جدول، زیر ستون "عنوان" عبارت دلخواه را درج نمایید تا این عبارت در گزارش قید گردد.
کلید "دوباره" فرم گزارش را به صورت اولیه باز می گرداند و آن را آماده ورود اطلاعات مربوط به درخواست گزارش جدید می نمایید.
در اینجا به شرح مفهوم مجموعه کلیدهای "عملگر رابطه" و "عملگر واسطه" می پردازیم:

عملگر رابطه :
هرگاه بخواهید مجموعه جوابی را به یک عملوند نسبت دهید از این عملگر استفاده نمایید. این عملگر شما را از کاربرد مکرر عملگر " یا " بی نیاز می کند.
در این حالت مستلزم استفاده از علایم ؟ و * هستید علامت ؟ جایگزین یک حرف و علامت × جایگزین چند حرف می شود. مثلاً مکان برنامه مانند ]؟ب*[ ، برنامه هایی را که در مکانهایی مشابه آبادان، ابهر و تبریز و … اجرا شده اند، درگزارش نشان می دهد.
هرگاه بخواهید مجموعه جواب از مقدار معینی بزرگتر باشد از این عملگر استفاده نمایید.
هرگاه بخواهید مجموعه جواب از مقدار معینی کوچکتر باشد از این عملگر استفاده نمایید.
هرگاه بخواهید مجموعه جواب مساوی با مقدار معینی باشد از این عملگر استفاده نمایید.
هرگاه بخواهید مجموعه جواب مساوی با مقدار معینی نباشد از این عملگر استفاده نمایید.

عملگرهای واسطه:
" و " هرگاه بخواهید مجموعه جواب، دو شرط مورد نظر را باهم داشته باشد از این عملگر استفاده نمایید.
" یا " هرگاه بخواهید مجموعه جواب لااقل دارای یکی از دو شرط مورد نظر باشد از این عملگر استفاده نمایید.
" و نه " هرگاه بخواهید مجموعه جواب دارای یک شرط بوده و فاقد شرط دوم باشد از این عملگر استفاده نمایید.
" یانه " هرگاه بخواهید مجموعه جواب لااقل دارای یک شرط و یا فاقد شرط دیگر باشد از این عملگر استفاده نمایید.
در پایان با استفاده از کلید " گزارش" می توان گزارشی از برنامه های درخواستی را ملاحظه نمود.
چاپ گزارش پویا با استفاده از کلید چاپ و بدون ظاهر شدن فرم خاصی صورت می گیرد. لازم به تذکر است در صورتیکه اندازه ستونهای فرم گزارش توسط کاربر تغییر داده شود، تغییر اعمال شده به هنگام چاپ لحاظ می گردد. این امر بویژه باید در چاپ گزارشهای با پهنای زیاد مدنظر قرار گیرد. دراین فرم با استفاده از کلیدهای scroll bar می توانید سطرها و ستونهایی را که می خواهید مشاهده نمایید.

پیغامها :

1- تعداد پرانتزها صحیح نمی باشد.
در صورتیکه پرانتزهای بازشده و بسته شده برابر نباشند، این پیام کاربر را در این مورد آگاه می نماید.

2- پرسش بطور صحیح تمام نشده است.
در صورتیکه در پایان درخواست کاربر اشکالی نظیر استفاده از یک عملگر منطقی، بدون وجود عملوند مربوطه وجود داشته باشد، این پیام ظاهر می گردد.

3- در نوشتار سئوال اشکال وجود دارد.
در صورتیکه هر اشکالی به غیر از موارد 1 و2 در ساختار سئوال وجود داشته باشد، این پیام ظاهر می گردد.

4- هیچ مشخصه ای برای برای نمایش انتخاب نشده است.
در صورتیکه در ستون " نمایش" هیچ عددی درج نشده و در نتیجه هیچ مشخصه ای انتخاب نشده باشد این پیام نمایش داده می شود.

3- پیام
بخش پیام قسمتی از برنامه "مدیر" است که با استفاده از آن می توان پیامهای مربوط به مدیر سازمان، اعم از تقاضای ملاقات یا مکالمه و یا یک پیام را، به همراه توضیحات و نظریات مدیر پیرامون آنها، ذخیره و بازیابی نمود که گزینه های این بخش شامل دو گزینه "ثبت" و "گزارش" می باشند.

1-3- ثبت پیامها
جهت ورود به پیامها، گزینه ثبت را از منوی پیام انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
فرم ثبت پیامها دارای سه قسمت نمایش، تغییرات و جدید است.
نمایش :
با انتخاب گزینه پیام، قسمت نمایش از فرم مذکور دردسترس قرار می گیرد. تاریخ دستگاه به عنوان تاریخ پیش فرض در نظر گرفته می شود. در نتیجه اطلاعات این تاریخ در ابتدا نمایش داده می شود. در صورت نیاز با درج تاریخ مورد نظر و استفاده از کلید "بازیابی" می توان پیامهای مربوط به آن تاریخ را مشاهده کرد. در این فرم که با استفاده از دکمه های
scroll bar قادر به مشاهده کامل آن هستید، نام و سمت افراد پیامگزار همراه با نوع

تقاضای آنها، موضوع پیام و نیز تلفن فرد مذکور و زمان ارسال پیام نمایش داده می شود. ستون انتخاب در این فرم با کلیدهای چاپ و حذف در ارتباط است. جهت چاپ یا حذف یک پیام مقابل آن را در ستون انتخاب علامت بزنید و در فرم چاپ عنوان علامت خورده را انتخاب نمایید.
تغییرات :
برای انجام تغییرات پس از کلیک برروی پیامی که می خواهید تغییر دهید، روی عنوان " تغییرات " کلیک نمایید. کاربر در قسمت تغییرات می تواند با مراجعه به محل مقابل هر عنوان و درج تغییر مورد نیاز، پیام خود را اصلاح و با استفاده از کلید " تایید" ، اطلاعات تغییر یافته را ذخیره نماید.

جدید :
برای درج اطلاعات مربوط به یک پیام پس از مشخص کردن تاریخ مورد نظر خود، روی عنوان جدید کلیک نمایید. پس از درج مشخصات پیام با استفاده از کلید " تایید " آن را در تاریخ تعیین شده ذخیره نمایید. لازم به ذکر است که درج نام پیامگذار در این فرم الزامی است. عنوان دستور مدیر به درج نظر مدیر سیستم درباره پیام مربوطه اختصاص یافته است و تنها مدیر سیستم می تواند در این قسمت مطلبی درج نماید.

پیغامها :

1- اطلاعات برای ثبت کامل نمی باشد.
اگر نام پیام دهنده درج نشده باشد، این پیام ظاهر می گردد.

2- لطفا تاریخ را وارد نمایید.
اگر تاریخ مورد نظر پاک شده باشد و کاربر پس از اعمال تغییرات، از کلید تایید استفاده نماید، این پیام ظاهر می گردد.

3- آیا تغییرات ثبت شود.
اگر کاربری تغییرات اعمال شده را تایید نکرده باشد و قصد خروج از قسمت تغییرات را داشته باشد، این پیام جهت آگاهی او نمایش داده می شود.

4- اطلاعات حذف شده توسط کاربر دیگری در حال استفاده می باشد.
در صورتیکه اطلاعات مورد نظر جهت حذف، همزمان توسط کاربر دیگری در حال استفاده باشد این پیام ظاهر می گردد.

5- سطر انتخابی شامل اطلاعاتی نیست.
در صورتیکه بخواهید سطری را تغییر دهید اگر قبل از علامت زدن گزینه تغییر را انتخاب کرده باشید این پیغام مشاهده می شود.

2-3- گزارش پیامها
گزینه ای از منوی پیام است که استفاده از آن مدیر را قادر می سازد تا فهرستی از پیامهای مربوط به خود را مشاهده نماید و نظر خویش را پیرامون آنها اعلام نماید. برای ورود به این بخش " گزارش " را ازمنوی پیامها انتخاب نمایید.

عملکرد
مقابل عناوین مورد نظر خود عبارات لازم را بوسیله مربوطه درج نمایید. عناوینی که انتخاب نشده اند به شکل کامل در گزارش بازیابی می شوند. پس از تکمیل فرم گزارش بکار بردن کلید اجرا موجب نمایش فهرستی از گزارشهای درخواستی می گردد. بعلت آنکه تاریخ دستگاه به صورت پیش فرض در این فرم قرارگیرد. چنانچه هیچ یک از عناوین موجود را تکمیل ننمایید گزارش حاصله عاری خواهد بود از کلیه پیامهای دریافتی در این روز.
ستون دستور فرم نمایش گزارش نشان دهنده تایید، لغو و یا ارائه توضیحاتی از جانب مدیر در مورد یک پیام است. علامتهایی که در گوشه سمت راست و پایین این فرم قرار دارند مخصوص ضبط و شنیدن دستورهای صوتی می باشند که شرح آنها داده خواهد شد.

پیغامها:

1- اطلاعاتی در این زمینه یافت نشد.
اگر بر طبق موارد درخواستی، اطلاعاتی وجود نداشته باشد، این پیام نمایش داده می شود.

4- تماس تلفنی
این بخش برنامه "مدیر" جهت ثبت و ملاحظه تماسهای تلفنی به کار می رود. همچنین این منو، یک دفترچه تلفن را در اختیار کاربران سیستم قرار می دهد که شامل گزینه های ثبت، گزارش و دفترچه تلفن می باشد.

1-4- ثبت
این گزینه جهت ثبت تماسهای تلفنی در برنامه گنجانده شده است.جهت ورود به آن،گزینه ثبت را از منوی تماس تلفنی انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
این فرم شامل سه قسمت نمایش، تغییرات و جدید است.

نمایش:
با ورود به این فرم تاریخ دستگاه به عنوان تاریخ پیش فرض در نظر گرفته می شود. در نتیجه اطلاعات تماسهای این تاریخ نمایش داده می شوند. در صورت نیاز به تغییر، تاریخ مورد نظر خود را مقابل عنوان تاریخ بنویسید و سپس کلید " بازیابی " را فشار دهید. قسمت نمایش اطلاعات مربوط به ساعت برقراری تماس، نوع تماس اعم از تماسهایی که از خارج با دفتر سازمان گرفته شده و یا تماسهایی که از دفتر سازمان با خارج صورت گرفته است، نام و سمت تماس گیرنده، نتیجه تماس و نیز تلفن تماس را در مورد تماسهای خارجی در ستونهای مجزا نمایش می دهد. ستون " دستور " به انعکاس مدیر در رابطه با تماس یا عدم تماس تلفنی مجدد و یا توضیحاتی درباره آن اختصاص یافته است. ستون انتخاب به گزینش تماسهایی که باید چاپ یا حذف شوند، اختصاص دارد. به منظور چاپ یا حذف یک تماس در ستون انتخاب آن علامت بزنید.

جدید:
برای استفاده از این قسمت روی عنوان آن کلیک نمایید. پس از وارد کردن مشخصات تماس تلفنی جدید با استفاده از کلید تایید می توان به قسمت نمایش بازگشت. لازم به ذکر است که نام و ساعت تماس در این قسمت الزامی می باشد. همچنین توجه نمایید که قسمت دستور کتبی و نظریه مسئول فقط در اختیار مدیر سیستم می باشد تا دستور یا نظر خود را نسبت به تماسها اعلام نماید.

تغییرات:
برای استفاده از این قسمت پس از کلیک بر روی عنوان تماسی که مایل به تغییر مشخصات آن هستید، روی عنوان " تغییرات " کلیک نمایید. تغییرات مورد نظر را با درج در محلهای مربوطه و یا با استفاده از کلیدهای موجود در فرم اعمال نمایید. با استفاده از کلید تایید می توان اطلاعات را ذخیره نمود و به قسمت نمایش بازگشت.

پیغامها :

1- اطلاعات برای ثبت کافی نیست.
در صورتیکه ساعت تماس یا نام تماس گیرنده در فرم مشخص نشده باشد، این پیام نمایش داده می شود.

2- لطفا ابتدا تاریخ را وارد نمایید.
اگر تاریخ مورد نظر پاک شده باشد و کاربر پس از اعمال تغییرات، از کلید تایید استفاده نماید، این پیام ظاهر می گردد.

3- آیا تغییرات ثبت شود؟
اگر کاربری تغییرات اعمال شده را تایید نکرده باشد و قصد خروج از قسمت تغییرات را داشته باشد، این پیام جهت آگاهی او نمایش داده می شود.

4- اطلاعات حذف شده توسط کاربر دیگری در حال استفاده است.
در صورتیکه اطلاعات مورد نظر جهت حذف، همزمان توسط کاربر دیگری در حال استفاده باشد، این پیام ظاهر می گردد.

2-4-گزارش تماس تلفنی
گزینه ای از منوی تماس تلفنی است که استفاده از آن مدیر را قادر می سازد تا فهرستی از تماسهای تلفنی مورد نظر خود را مشاهده و نظر خویش را پیرامون آنها اعلام نماید. جهت ورود به این گزارش، گزینه مربوطه را از منوی تماس تلفنی انتخاب و یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
فرم گزارش تماس تلفنی شامل عنوانهای مختلفی است. مقابل عناوین مورد نظر خود، عبارات لازم را درج نمایید. عناوینی که انتخاب نشده اند به شکل کامل در گزارش بازیابی می شوند. پس از تکمیل فرم گزارش به کار بردن کلیـد "اجرا" موجب نمایش فهرستی از گزارشهای درخواستی می گردد.
به علت آنکه تاریخ دستگاه به صورت پیش فرض در این فرم قرار می گیرد چنانچه هیچ یک از عناوین موجود را تکمیل ننمایید گزارش حاصله عبارت خواهد بود از کلیه تماسهای برقرار شده در این فرم.

علامات موجود در ستون دستور فرم نمایش گزارش نشان دهنده فوریت تماس، تایید، لغو، یا ارائه توضیحاتی از جانب مدیر در مورد یک تماس است. از کلید خروج برای خارج شدن از فرم استفاده می شود. ستون انتخاب آخرین ستون این فرم است، جهت علامت زدن در آن برای چاپ.

پیغام ها :

1- اطلاعاتی در این زمینه یافت نشد:
اگر بر طبق موارد درخواستی اطلاعاتی وجود نداشته باشد، این پیام نمایش داده می شود.

3-4- دفترچه تلفن
جهت استفاده از دفترچه تلفن برنامه "مدیر" گزینه دفترچه تلفن را از منوی تماس تلفنی انتخاب یا روی نماد مربوطه کلیک نمایید.

عملکرد
مشخصات فردی را که مایل به نگهداری تلفن منزل یا محل کار او هستید، در دفترچه تلفن درج نمایید. نوشتن نام خانوادگی فرد مذکور الزامی است. پس از درج مشخصات، استفاده از کلید " تایید " سبب ذخیره اطلاعات فرد مذکور بر اساس نام خانوادگی می گردد. جهت ملاحظه اطلاعات مربوط به هر شخص، روی نخستین حرف از نام خانوادگی وی در دفترچه تلفن کلیک نمایید. مشخصات وی در بخش سمت چپ دفتر ظاهر می گردد.
چنانچه قصد داشتید شماره تلفن و نام و نشانی فردی را از دفترچه تلفن حذف نمایید ابتدا روی نام وی یکبار کلیک نموده، سپس کلید حذف را انتخاب نمایید.

پیغامها :

1- نام خانوادگی باید حتما ذکر شود.
2- آیا سطرهای انتخابی باید حذف شوند؟
درصورتیکه چند سطر برای حذف انتخاب و کلید حذف بکار برده شود، این پیام ظاهر می گردد.

5- مصوبات
بسیاری از برنامه های اجرایی سازمانها و نهادهای مختلف، چند مرحله ای بوده و به مراحل مختلف پیگیری نیازمندند. همین موضوع و نیز امکان نگهداری مصوبات مختلف یک برنامه، موجب طراحی بخش مصوبات در برنامه مدیر گردیده است.

1-5- ثبت
"ثبت" گزینه ای از منوی مصوبات است که به کمک آن کاربر می تواند مصوبات مربوط به یک برنامه یا دستوراتی که ابتدا از حرف مستقیم صادر می شود را نگهداری نماید. کلید "دستور / مصوبه" در قسمت نمایش برنامه روزانه، کاربر را از یک برنامه انتخابی به فرم مصوبه مربوط به آن هدایت می کند. برای ورود به این فرم گزینه مربوطه را از منوی مصوبات انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
فرم "ثبت دستور/ مصوبه" از دو قسمت ورود اطلاعات مربوط به مصوبات و پیگیری آنها تشکیل شده است. بعد از ورود، ابتدا قسمت ورود اطلاعات مصوبه و یا دستور در دسترس کاربر قرار می گیرد.

عناوین تاریخ صدور، ساعات صدور، مطرح کننده و اقدام کننده، موضوع و مصوبه به ترتیب به تاریخ صدور مصوبه، ساعت صدور مصوبه، مطرح کننده مصوبه موضوع مورد بحث آن اختصاص دارند و درج آنها در فرم ضروری می باشد. عنوان" اقدام کننده"، سازمان یا افراد مجری مصوبه را مشخص می نماید. کاربر مقابل "عنوان مصوبه" متن مصوبات برنامه مورد نظر را ( که در مستطیل سمت چپ فرم با عنوان و نوع مشخص شده است) می نویسد. عنوان" اقدام" در فرم مورد بحث نوع اقدام مربوط به یک مصوبه را تعیین می کند. نوع اقدام، مدت زمان تعیین شده برای اجرای مصوبه و مراحل اجرای آن را نشان می دهد. این مسئله در قسمت پیگیری به تفصیل شرح داده می شود. عنوان طبقه بندی، مصوبه را از لحاظ محرمانه یا عادی بودن مشخص می کند که بوسیله علامت مربوطه و کلیک برروی آن انتخاب می شود. عنوان نوع پیگیری، چگونگی پیگیری مصوبه را مشخص می نماید. مصوبه ممکن است به صورت شفاهی یا کتبی یا به هر دو صورت پیگیری شود. اینک به توضیح کلیدهای موجود در سمت چپ این فرم می پردازیم :
همانگونه که قبلاً بیان شد از دو طریق می توان وارد فرم گردید. از طریق فرم برنامه روزانه و کلید " دستور / مصوبه " تنها مصوبات برنامه مشخص شده، نمایش داده می شود و امکان جستجوی کلی وجود ندارد. بدین لحاظ در این حالت کلید "جدید" به صورت زیر قابل استفاده می باشد. هر برنامه ای می تواند چندین مصوبه داشته باشد که به لحاظ پیگیری با یکدیگر متفاوت می باشند. بنابراین چنانچه کاربر بخواهد مصوبه جدیدی که مربوط به این برنامه می باشد را وارد نماید، کلید "جدید" را کلیک می نماید. در این حالت این کلید به " فعلی" تغییر نام می دهد که امکان مشاهده مصوبات قبلی را ایجاد می نماید. اگر تعداد مصوبه های یک برنامه بیش از یک مصوبه باشد برای نمایش تمامی آنها می توانید از کلیدهایscroll bar موجود استفاده نمایید.
در حالتی که از طریق منوی مصوبات و گزینه "دستور/ مصوبه" وارد فرم شده باشید کلید "جدید" تنها وظیفه دارد که فرم را خالی نموده و آماده دریافت اطلاعات جدید نماید. همچنین کلید "جستجو" وجود خواهد داشت که وظیفه جستجو بر حسب موارد درخواستی کاربر را به عهده دارد. لازم به ذکر است که در این حالت، امکان تفکیک مصوبات یک برنامه خاص از طریق شروط جستجو امکان پذیر است.
در صورت استفاده از کلید" جستجو " نام آن به بازیابی تغییر می یابد. محلهایی که می توان شروط جستجو را در آن ثبت نمود تغییر رنگ می یابند. در این صورت بازیابی بر اساس یکی از عناوین تاریخ صدور، مطرح کننده، اقدام کننده، موضوع، عنوان برنامه، نوع برنامه، و یا ترکیبی از آنها امکان پذیر است. پس از مشخص نمودن درخواست استفاده از کلید بازیابی موجب نمایش اطلاعات مورد نظر می گردد. لازم به ذکر است که با این روش دستورات یا مصوباتی که مربوط به یک برنامه خاص نبوده و مستغلاً صادر شده اند نیز قابل بازیابی هستند.
پس از بازیابی اطلاعات، درصورت وجود چندین مصوبه، علائمی در محل نوشتن مصوبات ظاهر می شوند. با استفاده از آنها کاربر قادر به ملاحظه مصوبات مختلف است.
کلید چاپ به منظور چاپ دستور و یا مصوبه ای طراحی گردیده است. قسمت متغیر فرم چاپ تنها شامل بخش "همراه با پیگیری" می باشد که در صورت علامت زدن آن هنگام چاپ، به همراه هر دستور یا مصوبه ای وضعیت پیگیری آن نیز چاپ می شود.
کلید تایید برای ذخیره نمودن اطلاعات وارد شده به کار می رود.
قسمت پیگیری این فرم با کلیک بر روی عنوان "پیگیری" ظاهر می شود. این قسمت از جدولی تشکیل شده است که شامل سه ستون می باشد. اولین ستون از سمت راست با عنوان تاریخ، مراحل پیگیری یک مصوبه را نشان می دهد. و بر اساس روز و ساعت صدور مصوبه و نوع اقدام لازم جهت پیگیری آنها تنظیم میگردد. به عنوان مثال اگر مصوبه ای در روز 4/2/75 صادر شده باشد و اقدام سریع لازم داشته باشد، در ستون تاریخ ، زمانهای 11/2/75 و 14/2/75 نوشته می شود. این مصوبه دارای دو مرحله پیگیری است که در زمانهای درج شده باید انجام شوند. جدول زیر، زمان و مراحل اجرایی یک مصوبه را به تفکیک اقدام مربوط به آن نشان می دهد.

ستون "مسئول پیگیری" به درج نام اشخاصی که مجری پیگیری مراحل مختلف یک مصوبه هستند اختصاص دارد. امکان دارد یک نفر مسئول اجرای همه این مراحل باشد.
در قسمت" نتیجه گیری" مسئول پیگیری مصوبه، نتیجه پیگیری خود را درج می کند. با کلیک بر روی نام هر مسئول پیگیری، گزارش کاری او جهت استفاده کاربر نمایش داده می شود. وجود علامت در مربع مربوط به "اتمام پیگیری" نشان می دهد که پیگیری یک مصوبه به یایان رسیده است.
کاربر پس از تکمیل فرم پیگیری با استفاده از کلید تایید اطلاعات موجود را نگهداری می نماید.

پیغامها:

1- آیا اطمینان به حذف اطلاعات دارید:
این پیام جهت حصول اطمینان از تصمیم کاربر مبنی بر حذف یک دستور یا مصوبه ظاهر می گردد.

2- آیا تغییرات ثبت شود:
درصورتیکه کاربر اطلاعات جدید و یا تغییراتی را اعمال نموده باشد و قبل از ذخیره آن بخواهد از فرم خارج شود این پیام هشدار لازم را به او خواهد داد.

3- اطلاعات جهت ذخیره سازی کافی نیست.
چنانچه یکی از موارد تاریخ، عنوان، یا مطرح کننده تکمیل نشده باشد (که از ضروریات اطلاعات این فرم است ) این پیام نمایش داده می شود.

4- اطلاعاتی در این زمینه یافت نشد.
هنگامیکه طبق موارد انتخاب شده برای جستجو، اطلاعاتی وجود نداشته باشد این پیام ظاهر می گردد.
زمانیکه از طریق فرم برنامه روزانه وارد فرم مصوبات شده اید به علت عدم وجود کلید "جستجو" این پیام نیز هیچ گاه ظاهر نخواهد گردید.

2-5- گزارش دستورات
با استفاده از گزینه گزارش دستورات، می توان فهرستی از مصوبات یا دستورات انتخابی را به صورت خلاصه یا کامل مشاهده نمود. جهت ورود به این گزارش، گزینه مربوطه را از منوی مصوبات انتخاب نمایید.
عملکرد
در فرم مربوط به گزارش دستورات، نخست کاربر موضوع دستورات یا مصوبات مورد نظر خود را در محل تعیین شده درج می نماید و در صورت نیاز محدوده زمانی آنها را نیز تعیین

می نماید. در ستونهای " اقدام" ، "طبقه بندی" و وضعیت پیگیری" کاربر موارد مورد نیاز را با علامت زدن در مقابل هر مورد، مشخص می نماید. عنوان تاریخ پیگیری به مسئولان پیگیری مصوبات این امکان را که بر حسب تاریخ پیگیری دستور یا مصوبه مربوط به خود، گزارش تهیه نمایند. به عنوان مثال با درج تاریخ 25/4/75 مقابل عنوان تاریخ پیگیری، و بکار بردن کلید اجرا همه دستورات یا مصوبات مربوط به قبل از این تاریخ، نمایش داده می شود.
بخش مصوبه این فرم، به مصوبات برنامه ها اختصاص دارد. در این بخش کاربر در صورت تمایل، عنوان و مشخصات افراد مطرح کننده یا اقدام کننده یک مصوبه یا نوع برنامه ای که مصوبه با آن در ارتباط است، را مشخص می نماید.
پس از تکمیل فرم گزارش، کاربر یکی از گزینه های " خلاصه" یا " کامل" را انتخاب و کلید اجرا را بکار می برد.

گزارش خلاصه دستورات و مصوبات :
خلاصه ای از دستور یا مصوبات درخواستی را در اختیار کاربر قرار می دهد. کاربر با استفاده از کلید چاپ قادر به چاپ تمام یا بخشی از این گزارش که با علامت در ستون سمت چپ جدول مشخص کرده، می باشد.
گزارش کامل دستورات و مصوبات:
شرح کاملی از دستور یا مصوبات با گزارش کامل نتایج پیگیریها در زمانهای لازم را در اختیار کاربر قرار می دهد.
ازکلیدهای جهت مشاهده کامل مجموعه جواب استفاده می شود. کاربر با استفاده از کلید "چاپ" قادر به چاپ دستور یا مصوبه ای است که اطلاعات مربوط به آن، در صفحه درج شده است.

6- نمودارها
از آنجاییکه رسم جدول و تهیه نمودار یکی از راههای تجزیه و تحلیل سریع داده ها به شمار می رود، برنامه "مدیر" نیز بخشی را به ترسیم انواع نمودار اختصاص داده است. کاربران با استفاده از این بخش، امکان تهیه نمودار از انواع برنامه ها را جهت مقایسه فراوانی نسبی آنها برای یک دوره زمانی خاص خواهند داشت. به علاوه رسم نمودارهایی جهت بررسی فراوانی نسبی یا درصد رویدادهای خاصی در یک نوع برنامه نیز با استفاده از این بخش میسر است. بخش نمودار شامل دو گزینه "رسم" و " ثبت شده" می باشد.

1-6- رسم
گزینه "رسم" از منوی نمودار را انتخاب یا روی نماد آن کلیک نمایید. فرم مشخصات نمودار ظاهر خواهد شد. این فرم محل تشکیل ساختار نمودار مورد نظر می باشد.

عملکرد
ابتدا کاربر سال مورد نظر را جهت رسم نمودار مشخص می کند. درج این تاریخ در محل مخصوص ضروری است. مقابل عبارت " عنوان نمودار " محل درج نامی است که نمودار با آن نمایش داده می شود. در صورت عدم درج مطلبی در این قسمت، نمودار بدون عنوان خاصی نمایش داده می شود. علامت زدن مقابل عبارت "برحسب نوع برنامه" منجر به رسم نمودارهایی می شود که فراوانی چند نوع برنامه را در یک فاصله زمانی بررسی می کنند.

عناوین نوع برنامه ها در سمت چپ فرم قرار گرفته اند و کاربر می تواند یک یا چند نوع را جهت مشاهده نمودار انتخاب نماید. فاصله زمانی مورد نظر نیز با علامت زدن مقابل یک یا چند ماه سال مشخص می شود. لازم به توضیح است که در این حالت، قسمت راست فرم غیر فعال می باشد. یعنی امکان درج مطالب در آن وجود ندارد. برای مشاهده نمودار، بعد از انتخاب عناوین و فاصله زمانی، بر روی کلید اجرا کلیک نمایید.

در صورتیکه کاربر مایل به مقایسه عناوینی از یک نوع برنامه، تماس یا یک پیام باشد، عبارت " بر حسب عناوینی در یک نوع برنامه " را علامت می زند. این امر موجب فعال شدن بخش سمت راست فرم می گردد. کاربر در این حالت تنها مجاز به انتخاب یکی از عناوین برنامه هایی که در سمت چپ فرم قرار دارند می باشد. با انتخاب هر عنوان محتوای عنوان جستجو ( گزینه های اطلاعاتی مربوط به آن ) تغییر می نماید. مثلا اگر عنوان بازدید را انتخاب نمایید در قسمت مربوطه عبارات عنوان برنامه و نام شرکت کننده و سمت شرکت کننده و … به چشم می خورند که کاربر بنا به نیاز خود یکی از آنها را انتخاب می نماید.
در ستون " عبارت جستجو شونده " کاربر عناوینی را که نمودار به بررسی فراوانی نسبی آنها اختصاص دارد، درج می کند. درج هر عبارتی در ستون "عنوان نمایش " موجب می شود که نمودار مربوط به آن سطر با عنوان درج شده، نمایش داده شود. در صورتیکه کاربر مایل به نمایش موارد انتخاب نشده تحت عنوان خاصی باشد، مقابل عبارت " غیر از موارد مذکور" عنوان دلخواه خود را درج می کند.
کلیدهای "ذخیره" و " بازیابی" در بالای فرم" نمودارها " به ترتیب برای نگهداری اطلاعات مربوط به ساختار یک نمودار و بازیابی آنها بکار می رود. جهت ذخیره اطلاعات نمودار، پس از تکمیل فرم کلید "ذخیره" را بکار برید. مقابل عبارت" نام ساختار" عنوانی را که مایل به ذخیره نمودار به آن نام می باشید درج نمایید. بکار بردن کلید " تایید" موجب ذخیره اطلاعات درخواستی به همراه تاریخ دستگاه به عنوان تاریخ ثبت می شود . با استفاده از کلید بازیابی می توان به فهرستی از نمودارهای ذخیره شده دست یافت.
همچنین در این فهرست قابلیت حذف بوسیله کلید حذف وجود دارد. جهت مشاهده اطلاعات مربوط به یک نمودار روی عنوان آن کلیک نمایید و سپس کلید بازیابی را فشار دهید. به کار بردن کلید "اجرا" نمودار مورد نظر را نمایش می دهد.
در صفحه نمایش نمودار روند کار بدین صورت است که ابتدا نمودار ستونی و دو بعدی اطلاعات درخواستی نمایش داده می شود. کلیک بر روی نمادهایی که در قسمت پایین نمودار به ترتیب از چپ به راست موجودند، برای نمایش نمودارهای دایره ای سه بعدی، دایره ای، خطی، میله ای سه بعدی و میله ای، بکار می رود. کلیک بر روی نماد برای مدرج شدن نمودار می باشد.
نماد نیز جهت ملاحظه نمودار به صورت سیاه و سفید بکار برده می شود. این نوع نمودار معمولاً وقتی بکار می رود که چاپگر مورد استفاده رنگی نباشد. در حاشیه نمودارهای رنگی، رنگ استفاده شده برای هریک از عناوین انتخابی نشان داده می شود. درصورتیکه نمودار، فراوانی عناوینی از یک نوع برنامه را نشان دهد، رنگ مربوط به هر عنوان با درج عنوان نمایشی مربوط مشخص می شود. لازم به توضیح است اگر تنها یک ماده در فرم نمودار انتخاب شده و عناوین انتخابی متعدد باشند، این عناوین در پایین نمودار نوشته می شوند. اگر کاربر تنها یک عنوان را انتخاب نماید ولی فاصله زمانی مورد نظر او چند ماه باشد، عنوان انتخابی در سمت چپ نمودار قید گردیده و فراوانی آن در هر ماه به وسیله رنگ خاصی از ماه های دیگر متمایز می گردد. در غیر این صورت ماه های درخواستی در پایین نمودار و عناوین مورد نظر در سمت چپ آن درج می گردند.
در پایان یادآوری می شود که از نمودارهای ستونی معمولاً برای بررسی فراوانی نسبی داده ها استفاده می شود. نمودارهای خطی، کاربردی در حد نمایش تغییرات داده ها در یک فاصله زمانی مشخص دارند. نمودارهای دایره ای معمولاً برای نمایش درصد فراوانی نسبی انواع داده ها بکار می روند.

پیغامها :

1- سال مورد نظر را وارد نمایید.
درصورتیکه کاربر بدون وارد کردن سال، قصد نمودارگیری را داشته باشد، این پیام ظاهر می شود.
2- هیچ ماهی را انتخاب نکرده اید.
در صورتی که کاربر هیچ ماهی را جهت ترسیم نمودار انتخاب نکرده باشد، این پیام ظاهر می شود.

3- عنوان جستجو را وارد نمایید.
هنگامیکه مقابل "عناوینی در یک نوع برنامه " علامت زده ولی عنوان جستجویی را انتخاب نکرده باشید این پیام ظاهر می گردد.

4- عبارت جستجو شونده ای انتخاب نکرده اید یا عبارت جستجو شونده شما عنوان نمایش ندارد.
در صورت استفاده از " بر حسب عناوینی در یک نوع برنامه " درج حداقل یک عبارت جستجو شونده و برای آن درج یک عنوان نمایش لازم است. در غیر این صورت پیام فوق ظاهر می گردد.

2-6- ثبت شده
این گزینه جهت بازیابی نمودارهای ثبت شده، بدون مراجعه به فرم رسم نمودار تعبیه گردیده است. در این فرم نام ساختار و نام کاربر ثبت کننده و تاریخ ثبت قراردارد. جهت استفاده، گزینه ثبت شده را از منوی نمودار انتخاب نمایید.

عملکرد
عملکرد این فرم مشابه فرمی است که به هنگام استفاده از کلید بازیابی در فرم رسم نمودار مشاهده می شود.

7- ابزار
برنامه مدیر در منوی ابزار، تسهیلاتی مانند دفترچه یادداشت، صندوق پستی، تغییر گذرواŽه، تغییر بانک اطلاعاتی، و غیره را در اختیار کاربر قرار می دهد. این تسهیلات امکان برنامه ریزی دقیق، حفاظت از اطلاعات، ارتباط مابین کاربران سیستم را تعیین می نماید.

1-7- دفترچه یادداشت
با استفاده از امکانات این بخش، کاربر قادر است یادداشتهایی جهت یادآوری شخصی در روزهای مختلف قراردهد. همچنین تقویم این دفترچه که یک تقویم شمسی است، ایام تعطیل را به همراه علت تعطیلی آنها نمایش می دهد.

عملکرد
در تقویم دفترچه یادداشت روزهای تعطیل با رنگ قرمز مشخص شده اند. تاریخ جاری با پس زمینه ای به رنگ زرد از سایر ایام متمایز گردیده است. همچنین وجود پس زمینه تیره در یک روز نشان می دهد که برای آن تاریخ یادداشتهایی وجود دارد. به منظور تغییر سال از اعداد موجود در حاشیه تقویم استفاده نمایید. اگر سال مورد نظر در دهه جاری واقع است روی دو رقم سمت راست آن در گوشه تقویم رفته کلیک نمایید. در غیر اینصورت ابتدا با استفاده از پایین ترین عدد موجود در سمت راست تقویم برای دهه های آینده و عدد سمت چپ

در مورد دهه های گذشته، به دهه مربوطه وارد شوید و سپس روی سال مورد نظر کلیک نمایید.
جهت درج یا ملاحظه یادداشتهای مربوط به یک روز، همچنین برای مشخص کردن یک روز تعطیل و علت تعطیلی آن، روی تاریخ مورد نظر دوبار کلیک نمایید. فرم مربوطه ظاهر می گردد. نخستین سطر این فرم به روزهای تعطیل اختصاص دارد. جهت مشخص کردن یک روز تعطیل مربع مربوطه را علامت زده و مقابل عنوان " علت تعطیلی" ، دلیل را وارد نمایید. در

صورتیکه تاریخ انتخابی شما یک روز تعطیل باشد، در مربع مذکور علامتی وجود دارد که با حذف آن می توانید آن روز را به یک روز غیرتعطیل تبدیل نمایید.
بخش میانی این فرم به درج کارهایی که انجام شده و یا باید انجام شود به همراه نتیجه آنها می پردازد، به این منظور ابتدا ساعت انجام کار در محل مربوط درج نموده ، سپس مقابل عناوین " شرح" و " نتیجه" موارد مورد نظر را بنویسید و در نهایت کلید تایید را کلیک نمایید. در بخش پایین فرم، کاربر می تواند در صورت لزوم یادداشتهایی را درج نماید، در هر دو مورد مذکور با استفاده از scroll bar می توان فضای کافی جهت درج اطلاعات مورد نظر ایجاد نمود. استفاده از کلید "جدید" موجب می شود که بخش میانی فرم جهت دریافت اطلاعات جدید پاک شود. جهت حذف یک یا چند سطر پس از کلیک کردن روی آنها، کلید "حذف " را بکار برید. برای اعمال تغییرات در جدول، سطر مورد نظر را انتخاب و روی کلید تغییر کلیک نمایید و بعد از پایان کلید تایید را فشار دهید. با کلیک بر روی نمادی که در گوشه فرم است می توانید به تقویم دفترچه یادداشت بازگردید. همچنین جهت خروج از دفترچه یادداشت، روی نمادی که در پایین صفحه تقویم است کلیک نمایید.

پیغامها:

1- شرح حتما باید وارد شود:
درج شرح در جدول میانی فرم ضروری می باشد و چنانچه شرح خالی باشد و کلید تایید را فشار دهید، این پیام ظاهر می شود.

2- علت تعطیلی یک روز تعطیل حتما باید ذکر شود:
چنانچه مربع مربوط به روز تعطیل علامت خورده باشد و شرح وارد نشده باشد این پیام ظاهر می گردد.

3- آیا سطرهای انتخابی حذف شوند:
در صورتیکه کاربر بخواهد سطر و یا سطرهایی از جدول کارها را حذف نماید، این پیام ظاهر می شود.

2-7- اعلام صوتی
انتخاب گزینه اعلام صوتی، موجب آشکار شدن نمادی در صفحه نمایش می گردد. وجود این نماد به کاربر نشان می دهد که با استفاده از گزینه اعلام هشدار که در همین منو قرار گرفته است، می تواند برای برنامه های مورد نظر خود هشدار صوتی انتخاب و سپس در موعد مقرر از طریق کارت صوتی دستگاه پخش گردد.

عملکرد
از منوی ابزار گزینه اعلام صوتی را انتخاب نمایید. نمادی در پایین صفحه نمایش ظاهر می گردد. در مقابل عبارت مربوط در منو، علامتی قرار می گیرد که حکایت از فعال شدن این گزینه می نماید. از این پس برای هر برنامه ای که در گزینه " تعیین هشدار" مشخص شده باشد، اعلام صوتی به مضمون " پنج دقیقه به اتمام برنامه باقی است" از سیستم پخش می شود. چنانچه بخواهید این گزینه غیر فعال گردد، از منوی ابزار بر روی این گزینه کلیک نمایید.

3-7- تعیین اعلام صوتی
جهت استفاده از تعیین اعلام صوتی برای برنامه های روز جاری گزینه مربوطه را از منوی ابزار انتخاب نمایید یا روی نماد آن در بالای برنامه کلیک نمایید.

عملکرد
در فرم تعیین اعلام صوتی مقابل عناوین تاریخ و ساعت ، زمان جاری درج گردیده است. این زمانها قابل تغییر نمی باشند. بنابر این جهت استفاده از این فرم بایستی برنامه ای در روز جاری وجود داشته باشد . در صورت وجود چنین برنامه هایی ، روی برنامه مورد نظر خود کلیک نمایید، تا علامت در ستون " اعلام " ظاهر شود. کلیک مجدد باعث حذف این نماد می گردد. در برنامه مدیر هر پیام صوتی پنج دقیقه قبل از خاتمه برنامه مورد نظر ، کاربر را آگاه می سازد. تعیین هشدار برای یک برنامه این امکان ، که با استفاده از گزینه "اعلام صوتی " پیام برای آن برنامه پخش گردد را برای کلیه کاربران فراهم می سازد. به عبارت دیگر فقط کافی است یکی از کاربران ، این برنامه ها را مشخص نماید. در این صورت کلیه کاربران بـــا فعال سازی "اعلام صوتی" می توانند پیام را در موقع لازم بشوند.

4-7- پیغام فوری
جهت ارسال پیغام فوری به دیگر کاربران روی گزینه مربوطه از منوی ابزار کلیک نمایید و یا کلیدF4 را فشار دهید.

عملکرد
با استفاده از گزینه پیغام فوری می توانید برای هریک از کابران سیستم پیام فوری ارسال نمایید. به این منظور پیام دلخواه را در محل مربوطه درج و در جدول دریافت کنندگان مقابل

نام افراد مورد نظر خود کلیک نمایید. سپس کلید ارسال را بکار برید. در صورتیکه دریافت کننده پیام در حال با برنامه نباشد، پیامی مبنی بر عدم دریافت پیام شما ظاهر می گردد. پیغام فوری به لحاظ ماهیت خود در جایی ثبت و نگهداری نمی شود. و چنانچه کاربر مورد نظر در حال استفاده از برنامه باشد پیغام شما فقط برروی صفحه نمایش وی ظاهر می گردد. به همراه متن پیام ارسالی نام کاربر ارسال کننده پیام نیز برای دریافت کننده مشخص می گردد.

پیغامها:

1- پیغامی برای ارسال نوشته نشده است
در صورتیکه کاربر پیامی جهت ارسال درج ننموده باشد و کلید ارسال را بکار برد، این پیام نمایش داده می شود.
2- رسیدن پیغام شما به نام کاربر اعلام نشد:
در صورتی که دریافت کننده پیام در حال استفاده از برنامه نباشد ، این پیام نمایش داده می شود.

5-7- صندوق پستی
صندوق پستی برنامه مدیر محل نگهداری پیامهایی است که از سوی دیگر کاربران سیستم برای شما ارسال می شود. همچنین با استفاده از آن ، امکان ارسال پیام برای دیگر کاربران نیز وجود ندارد. جهت استفاده از صندوق پستی ، گزینه مربوطه را از منوی ابزار انتخاب و یا روی نماد آن کلیک نمایید.

عملکرد
این فرم از دو بخش تشکیل گردیده است. بخش فوقانی مربوط به پیغامهای دریافتی و بخش تحتانی مربوط به ارسال پیغام می باشد.

دریافت پیغام :
جدول سمت راست این فهرست پیغامهایی می باشد که در صورتیکه عنوان آن فهرست پیغامهای جدید باشد تنها پیغامهایی که هنوز مشاهده ( تحریری ) و یا شنیدنی (صوتی)نشده باشد فهرست می گرددو چنانچه عنوان آن تمام پیغام باشد ابتدا پیغامهای جدیدی و با یک سطر فاصله ما بقی پیغامها را نمایش می دهد. برای تغییر آن می توانید از کلید بالای فهرست استفاده نمایید. این فهرست نام ارسال کننده پیغام تاریخ و ساعت ارسال و همچنین نوع آن را ( تحریری و صوتی ) مشخص می نماید. ستون آخرین جدول جهت علامت زدن برای حذف یا چاپ اطلاعات آن سطر می باشد که با کلیک بر روی این سطر نشانه ای را در آن قرارداده و در صورت تکرار، این علامت از بین می رود.

به محض ورود به فرم چنانچه پیغام صوتی و یا تحریری جدیدی وجود داشته باشد ، پیام مشاهده و یا بوسیله سیستم صوتی پخش می گردد.
به منظور مشاهده و یا شنیدن یک پیغام بر روی سطر آن و در فهرست مربوطه کلیک نمایید و یا از طریق نگهداشتن کلید چپ موس بر روی سطر و انتقال موس به محل " پیغام دریافتی" و سپس رها کردن کلید موس عمل نماییدکه در این صورت متن پیام در این مکان ظاهر و در صورت صوتی بودن آن پیام ، آن پیام پخش خواهد شد. در مورد پیامهای صوتی از کلیدهای تعبیه شده در کنار فهرست پیامها می توانید به منظور بازگشت به ابتدا، پخش، مکث، توقف، استفاده نمایید.

ارسال پیغام :
در صورتیکه پیغام مورد نظر جهت ارسال تحریری باشد، متن آن را در محل " پیغام ارسالی" بنویسید و در حالیکه پیغام صوتی باشد مراحل زیررا انجام دهید.
1- با استفاده از کلید شروع به ضبط پیغام از طریق میکروفن نمایید.
2- از طریق همان کلید یا کلید عمل ضبط کردن را خاتمه دهید.
3- با استفاده نماد می توانید مکثی در ضبط نمودن یا پخش پیغام ایجاد نمایید.
4- برای پخش پیغام ضبط شده از کلید استفاده نمایید.
5- چنانچه بخواهید ضبط پیغام را ادامه دهید می توانید از همان کلید شروع ضبط استفاده نمایید.
6- در حالیکه مایل باشید پیغام بطور کامل تغییر نماید. با استفاده از کلیدبه ابتدای پیغام قبلی بروید. سپس کلید شروع را فشار دهید.
در پایان تحریر و ضبط پیغام دریافت کنندگان پیغام را از فهرست مربوطه بوسیله کلیک در ستون سمت چپ انتخاب و سپس کلید " ارسال " را فشار دهید.
چنانچه پیغام ارسالی دریافتی پیغام دریافتی باشد لازم است پیغام دریافتی را در قسمت بالای فرم فعال نمایید. سطر پیغام مربوطه در جدول بالا مشخص می شود. و همچنین در محل پاسخ علامت بزنید و سپس اقدام به ارسال نمایید.
در صورتیکه کاربری که پیغام برای او ارسال می گردد، در حال استفاده از برنامه نباشد، پیامی در این مورد به شما اعلام می نماید که کاربر داخل برنامه نیست ولی پیغام شما در صندوق پستی او باقی می ماند. و در زمان ورود به برنامه به او اطلاع داده می شود. که صندوق شستی پیغام دارد.

پیغامها :

1- آیا پیغامهای انتخاب شده حذف شوند؟
در صورتیکه کاربریک یا چند پیغام را انتخاب و کلید حذف را بکار برد این پیام ظاهر می شود.

2- پیغامی برای ارسال نوشته نشده است.
در صورتیکه کاربر بدون درج پیغام ارسالی از کلید ارسال استفاده نماید، این پیام ظاهر می گردد.

3- شما از طرف نام کاربر پیغام دارید.
در صورتیکه از طرف کاربری برای شما پیغامی در صندوق پستی قرار گیرد این پیان به شما آن را اعلام می نماید.

4- پیغام شما ارسال شد، کاربر در حال استفاده از برنامه نمی باشد.
در صورتیکه شما پیغامی در صندوق پستی کاربری قراردهید و او در حال استفاده از برنامه نباشد این پیام ظاهر می شود.

5- راه اندازهای سیستم راه انداری نشده اند.
در صورت مشاهده این پیام به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.

6- سخت افزار یا راه اندازهای صدا نصب نشده اند.
در صورتیکه پیامی صوتی دریافت کرده و یا قصد ضبط پیامی صوتی را داشته باشید اما سخت افزار لازم را نصب نکرده باشید، این پیام نمایش داده می شود. در صورت مشاهده این پیام به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.

7- پرونده لازم برای ضبط صدا یافت نشد.
در صورتیکه یکی از پرونده هایی که برای ضبط صدا لازم است یافت نشود این پیام ظاهر می شود. به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.

8- در صندوق پستی شما پیغام جدیدی وجود دارد. آیا می خواهید آن را ببینید یا نه؟
چنانچه هنگام ورود به برنامه پیغامهایی را در صندوق پستی خود داشته باشید، این پیام ظاهر می گردد.

6-7- کاربران
با استفاده از این بخش می توان فهرستی از مشخصات کاربران بانک اطلاعاتی فعلی را مشاهده نمود. معرفی یک کاربر جدید و تعیین میزان سطح دسترسی وی به اطلاعات موجود در بانک و یا تغییر مشخصات کاربران فعلی توسط مقامهای ارشد ، از دیگر امکانات این بخش است. جهت استفاده از این بخش مق، گزینه کاربران را از منوی ابزار انتخاب نمایید.

عملکرد
فرم کاربران شامل سه بخش کاربران، تغییرات ، جدید، می باشد. در بخش کاربران که ابتدا نمایش داده می شود، فهرستی از کاربران تعریف شده برای استفاده از بانک اطلاعاتی جاری، قابل مشاهده است. در این فهرست نام کاربر و توضیحات مربوط به وی و نیز سطح کاربر شامل مدیر، معاون و یا مجری و نام مدیر کابر آمده است. برای حذف مشخصات یک کاربر پس از علامت زدن مقابل نام وی در ستون " انتخاب " کلید "حذف " را به کار برید.

از بخش تغییرات به منظور تغییر مشخصات کاربران سیستم استفاده می شود. برای کار با این بخش این سطر مربوط به کاربر مورد نظررا فعال و روی عنوان تغییرات کلیک نمایید. فرم

این بخش مشابه فرم قسمت " جدید " است. با تغییر مشخصات هر کاربر و به کار بردن کلید " تایید" مشخصات وی ذخیره خواهد شد. توضیخات بیشتر را در بخش "جدید" ملاحظه نمایید. جهت مشاهده بخش "جدید" روی عنوان آن کلیک نمایید. در این فرم عناوین زیر مشاهده می شود.

نام کاربر:
به درج نام کاربر جدید اختصاص دارد.

گذر واژه :
گذر واژه ، مجموعه ای ازچند کاراکتر ( حروف) است که با استفاده از آن ، کاربر امکان ورود به بانک که در آن تعریف شده باشد پیدا می کند . گذر واژه هر کاربر بوسیله مدیر ، یا مقام بالاتر از او تعیین می شود. بدیهی است شخص مدیر مسئول انتخاب گذر واژه خود می باشد. هر کاربر تنها با استفاده از گذر واژه مربوط به خود امکان کار با یک بانک اطلاعـاتی را پیدا می کند.همچنین پس از انتخاب گذرواژه توسط مدیر ، امکان تغییر گذر واژه کاربر بوسیله خودش وجود دارد.

سطح :
به تعیین سطح گذر واژه جدید اختصاص یافته است . هر کاربر در یکی از سطوح مدیر ، معاون و یا مجری قادر به استفاده از سیستم است . سطح دسترسی هر کاربر بوسیله مقام بالاتر از او تعیین می شود. در این سیستم فقط یک مدیر وجود خواهد داشت که در زمان نصب برنامه معرفی می شود. مدیر می تواند معاونین و مجریان خود را تعریف نماید. علاوه بر این هریک از معاونین می توانند مجریان خاص خود را تعریف و سطح دسترسی آنها را مشخص نماید. البته هر معاون فقط سطح دسترسیهایی را می تواند برای مجری قرار دهد که در آن مورد خود دسترسی داشته باشد.

توضیحات:
در این بخش هر نوع توضیح احتمالی درباره کاربر درج می شود.

جدول دسترسیها:
در این جدول کاربری که کاربر جدید را معرفی می نماید در مورد میزان دسترسی وی به اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی تصمیم گیری می نماید. عناوینی که با علامت "+ " شروع شده اند ، سرفصلهایی هستند که وجود در مقابل آنها، دسترسی کاربر به همه عناوین سر فصل مذکور را امکان پذیر می سازد. جهت امکان دسترسی کاربر به اطلاعات هر عنوان یا سرفصل روی نام آن کلیک نمایید. کلیک مجدد اطلاعات آن عنوان را از دسترس کاربر خارج می سازد. پس از تکمیل فرم "جدید" کلید "تایید" را به منظور نگهداری اطلاعات به کار برید. استفاده از کلید "لغو" برای ذخیره تکرار مشخصات کاربر جدید می باشد.

پیغامها

1- شما مجازبه مشخصات این کاربر نیستید:
در صورتیکه کاربر، مجاز به تغییر مشخصات فرد انتخاب شده نباشداین پیام ظاهر و از ورود کاربر به قسمت تغییرات جلوگیری می نماید.

2- سطر انتخابی خالی می باشد.
در صورتیکه کاربر یک سطر خالی انتخاب و قصد ورود به قسمت تغییرات را داشته باشداین پیام ظاهر می شود.

3- تعداد کاربران مجاز به استفاده از سیستم تکمیل می باشد.
اگر تعداد افرادی که کاربر قصد ثبت مشخصات آنها را دارد، بیش از حداکثر افراد تعیین شده در سیستم باشد. این پیام ظاهر می شود.

4- اطلاعات برای ثبت کافی نیست:
در صورتیکه یکی از موارد نام و گذر واژه، و یا سطح کاربر جدید درج نشده باشد، این پیام نمایش داده می شود.

5- طول گذر واژه باید بیش از 5 حرف باشد.

6- نام وارد شده تکراری است.
در صورتیکه از نام انتخابی قبلاً در برنامه استفاده شده باشد، این پیام ظاهر می شود.

7- کاربری با این نام وجود دارد که قبلاً حذف شده است:
درصورتیکه قبلاً کاربری با نام درج شده در سیستم وجود داشته که حذف شده است، این پیام نمایش داده می شود. از آنجاییکه کارهای انجام شده در سیستم توسط کاربر قبلی، همچنان با نام او نگهداری می شود، لذا استفاده از یک نام جدید ضروری است.

8- شما مجاز به حذف کاربر با سطح دسترسی مدیر نمی باشید.
حداقل نیاز این سیستم از لحاظ کاربری یک مدیر می باشد، بنابراین امکان حذف مدیر وجود ندارد.

9- شما مجاز به حذف کاربر با سطح دسترسی معاون نیستید.
در صورتیکه کاربر مدیر نبوده و قصد حذف معاون سیستم را داشته باشداین پیام ظاهر می شود.

10- آیا کاربران انتخاب شده حذف شوند؟
این پرسش تاکیدی برای حصول اطمینان از قصد کاربر جهت حذف مشخصات کاربران از سیستم می باشد.

7-7- کاربران در حال کار با برنامه
جهت مشاهده فهرستی از کاربرانی که هم اینک مشغول استفاده از بانک جاری می باشند. این گزینه را از منوی ابزارها انتخاب نمایید. فهرست مذکور ، ساعت ورود هریک از کاربران نیز در اختیار قرار می دهد.

عملکرد
به توضیح بالا مراجعه شود. ذکر این نکته ضروری است که چنانچه کاربری به دلیل بروز اشکال در سیستم از برنامه به صورت اتفاقی و ناصحیح خارج شود نام او از فهرست کاربران حذف نمی گردد. و این فهرست نشان می دهدکه یک کاربر چند بار ورود و خروج نا صحیح داشته است.

پیغامها
این بخش شامل پیغامی نمی باشد.

8-7- تغییر گذرواژه
با استفاده از این بخش کاربر امکان تغییر گذرواژه مربوط به خود را خواهد داشت. این تغییر موجب می شود که شخصی به غیر از خود کاربر امکان ورود به بانک اطلاعاتی و ایجاد تغییرات در آن را بنام کاربر مذکور نداشته باشد.
جهت مشاهده فرم تغییر گذرواژه گزینه مربوطه از منوی ابزار را انتخاب و یا روی نماد کلیک نمایید.
عملکرد
ابتدا کاربر گذرواژه فعلی خود را مقابل عنوان " گذرواژه قبلی" درج می نماید. درج این گذرواژه از این رو ضروری است که شخصی غیر از خود کاربر قادر به تغییر گذرواژه او نباشد. مقابل عنوان " گذرواژه جدید" کاربر گذرواژه مورد نظر خود را که حداقل مشتمل بر

سه کاراکتر است، درج می نماید. همچنین وی با درج مجدد گذرواژه جدید در محل تکرار گذرواژه صحت گذرواژه جدید را تاکید می نماید. پس از تکمیل فرم به کاربردن کلید "تایید" موجب نگهداری گذرواژه جدید می شود. از این پس کاربر جهت ورود به بانک اطلاعاتی مذکور باید از گذرواژه جدید استفاده نماید. لازم به ذکر است در صورتیکه در بخش کاربران گذرواژه جدیدی توسط مدیر یا مقام بالاتر انتخاب شده باشد برنامه به هنگام شروع با بانک اطلاعاتی مربوطه، با ارسال پیامی از کاربر می خواهد که گذرواژه خود را تغییر دهد. در صورت تایید این پیام، فرم مربوط به تغییر گذرواژه ظاهر و توسط کاربر تکمیل می گردد. این امر به جهت آن است که فقط شخص کاربر بتواند با نام و گذرواژه مربوط به خود به اطلاعات موجود دسترسی پیدا کند.

پیغامها

1- لطفا گذر واژه قبلی خود را وارد نمایید.

2- شما گذر واژه قبلی خود را اشتباه وارد نموده اید.

3- طول گذرواژه باید حداقل سه حرف باشد.

4- اشتباه در نوشتن گذرواژه جدید.
در صورتیکه تکرار با گذرواژه تفاوت داشته باشد این پیغام به کاربر هشدار می دهد تا هر گذرواژه صحیح درج گردد.

9-7- تغییر بانک اطلاعاتی
این بخش به کاربر یک شبکه رایانه ای که از برنامه مدیر استفاده می نماید این امکان را می دهد تا علاوه بر اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی خود، به اطلاعات موجود در سایر بانکها نیز دسترسی پیدا کند.
جهت استفاده از این بخش گزینه مربوط را از منوی ابزار انتخاب نمایید.

عملکرد
برای دسترسی به اطلاعات سایر بانکها، روی عنوان بانک مورد نظر کلیک و کلید تایید را
بکار برید. در این حال، برنامه با ارسال پیامی از کاربر می خواهد که گذرواژه خود را ( که

مخصوص استفاده از بانک جدید است ) به برنامه بدهد. در صورت درج صحیح این گذرواژه
و کلیک روی نماد موجب ورود به بانک اطلاتی جدید خواهد شد. این امر با تغییر نام سطر بالای منوی نمایش به عنوان بانک اطلاعاتی جدید قابل تشخیص است.

پیغامها

1- درنوشتن فایل پیکربندی اشکال وجود دارد.
در صورت مشاهده این پیام به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.
2- فایل پیکربندی برنامه وجود ندارد.
در صورت مشاهده این پیام به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.
3- برنامه قادر به باز نمودن بانک انتخابی نمی باشد.
در صورت مشاهده این پیام به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.
4- لطفا تمام پنجره های باز را ببندید.
اگر به هنگام تغییر بانک چند پنجره از برنامه فعال باشد این پیام نمایش داده می شود.
5- مشخصات بانک اطلاعاتی انتخابی برای باز نمودن کامل نیست.
در صورتیکه بانک اطلاعاتی انتخابی دچار اشکال بوده و یا اشتباه باشد ، این پیام ظاهر می شود. به مسئول نگهداری سیستم مراجعه نمایید.
6- هیج بانکی برای کار انتخاب نشده است.
اگر بانکی انتخاب شده باشد که قادر به استفاده از آن نباشید از آنجاییکه بانک جاری نیز بسته شده است این پیام ظاهر می گردد.
در صورت تایید، برنامه خاتمه می یابد. در غیر این صورت باید برای ادامه کار، بانکی را از جدول انتخاب نمایید.

1 این مرحله به استقرار سیستم اتوماسیون اداری و خودکارسازی گردش مکاتبات جاری اختصاص دارد. در خصوص انتقال بایگانی و سوابق موجود به سیستم و استفاده از رایانه در این مورد و برقراری ارتباط با استانها و اتصال به شبکه پیام دولت به موازات انجام این کار اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
—————

————————————————————

—————

————————————————————

مرحله اول ـ دبیرخانه و بایگانی 9

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

گزارش ارزیابی نرم‏افزارها وپیشنهاد مناسب‏ترین آنها پیوست 1-8

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

گزارش ارزیابی نرم‏افزارها وپیشنهاد مناسب‏ترین آنها پیوست 1-11

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

گزارش ارزیابی نرم‏افزارها وپیشنهاد مناسب‏ترین آنها پیوست 1-37

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

گزارش ارزیابی نرم‏افزارها وپیشنهاد مناسب‏ترین آنها پیوست 1ـ39

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

برنامه اجرایی پیشنهادی پیوست2- 22

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

برنامه اجرایی پیشنهادی پیوست2- 2

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

برنامه اجرایی پیشنهادی پیوست2- 22

برنامه اجرایی پیشنهادی پیوست2- 23

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

برنامه اجرایی پیشنهادی پیوست2- 23

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

برنامه اجرایی پیشنهادی پیوست 2ـ 27

شورای فناوری اطلاعات- طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

راهنمای کاربران ـ دبیر پیوست 3 -26

شورای فناوری اطلاعات ـ طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

25

راهنمای کاربران ـ مدیر پیوست 4 ـ

شورای فناوری اطلاعات – طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

راهنمای کاربران ـ مدیر پیوست 4 ـ42