مقدمه: امور مالی مربوط به شرکت کربن
یکی از اقلام پر اهمیت در صورتهای مالی اساسی هر شرکت و یا اداره امور مالی مربوط به آن شرکت و یا اداره را انجام می دهند.
با توجه به ماهیت کاری شرکت کربن ایران، تامین تکنولوژی و تجهیزات به کارگرفته شده جهت پیشبرد و اهداف شرکت متکی به تامین موقع و صحیح امور مالی مورد نیاز است اداره حسابداری امور مالی مربوط به کلیه امور مربوط به صدور اسناد، صدور چک، بودجه بندی، انبار، حسابداری اموال و حقوق و دستمزد کارگران شاغل در شرکت از قبیل اقدامات پرسنلی کارگران حضور غیاب مواد و اطلاعات مربوط به وام و اقساط وام اعلام شماره حساب بانکی مربوطه به کارکنان را به عهده دارند. برای انجام موارد بالا فرمهای مخصوصی وجود دارند که ذیلا به تشریح مهمترین آنها می پردازیم چهارچوب کلی کار در حسابداری حقوق و دستمزد به این صورت است که اداراتی که کارگران در آن ادارات شاغل هستند اطلاعات مورد نظر را بر روی فرمهای مربوطه وارد کرده و برای حسابداری حقوق و دستمزد و جهت منگنه زنی (پانچ کردن) به واحد کامپیوتر ارسال می دارد.
به عنوان مثال روان کار در مورد فرم حضور و غیاب کارگران که پرداخت حقوق و دستمزد براساس آن صورت می گردد را به طور مختصر شرح می دهیم.
برگهای مربوط به حضور و غیاب کارگران از طرف اداره کامپیوتر که حاوی یکسری اطلاعات درج شده بر روی آن مانند نام، نام خانوادگی، نام واحد، نام ناحیه، کد پرسنلی و … است.
تاریخچه شرکت کربن ایران IRAN CARBON COMDAN
کارخانه این شرکت در شهر اهواز در سال 1353 که تولید کننده 5 نوع دوده صنعتی یکی از کارخانه های منحصر بفرد در خاورمیانه می باشد.
سرمایه این شرکت با 306 میلیون ریال با تولید 14000 هزار تن در سال شروع به کار کرد. پس از پیروزی انقلاب اسلامی ایران در سال 1357 با تلاش کارشناسان ایرانی با انجام طرح توسعه و تولید آن به 20.000 نفر در سال افزایش یافت مواد اولیه کارخانه روغن پس مانده از تولید روغنهای ماشین است. که تا قبل از جنگ تحصیلی از پالایشگاه آبادان تامین می شد که با شروع جنگ تحمیلی از پالایشگاه آبادان تامین شد با شروع جنگ تحصیلی و قطع روغن مورد مصرف کارخانه ازآبادان مواد اولیه از طریق پالایشگاه تهران تولید تصفیه و نفت پارس تامین گردید. گاز مورد نیاز از واحد شماره 12 اهواز توسط یک لوله 5 اینچ از آب شهر تامین می گردد که درون یک منبع 120 هزار گالنی به ارتفاع 27 متر ذخیره می شود میزان آب مصرفی حدود 750 مترمکعب در روز است در این کارخانه 2 نوع کوره استوانه ای افقی وجود دارد.کوره های بزرگ که تعداد آنها 3 دستگاه است تولید کننده 3 نوع دوده صنعتی (339-N)VM و (330-N)V-3 و (375-N) V-J است. کوره های کوچک 5 دستگاه بوده که تولید کننده 2 نوع دوده صنعتی (550-N) S-SOو(660-V) S-V می باشد. امکان استفاده از کوره های کوچک و بزرگ بشکل همزمان مقدور نیست چون کارخانه دارای یک خط تولید و در یک زمان فقط یک نوع محصول را می تواند تولید نماید. در روغن مصرفی از پالایشگاه توسط تانکرهای ذخیره روغن تخلیه می شوند.
کارخانه دارای 2 تانکر ذخیره روغن که هر کدام به گنجایش 4 میلیون لیتر و اتانک ذخیره روغن به گنجایش 556 هزار لیتر می باشد.
فصل اول:
چارت مدیریت
فصل دوم :
انبار داری
مقدمه:
انبارموجود درشرکت بابر خورداری از همه وسایل و ابزارهای لازم و فراهم بودن تمامی زمینه های مساعد و مناسب، مدیریت مطلوبی اعمال نشود و مدیر اصول و قواعد کلی در برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، کنترل و اداره صحیح را رعایت نکند، نتیجه دلخواه بدست نمی آید.
قسمت اعظم سرمایه های بسیاری از سازمانهای دولتی، موسسات صنعتی و تولیدی، در موجودی انبارهای آن ها انباشته شده است؛ بنابراین ، نگهداری و دردسترس قرار دادن سریع و به موقع اقلام مورد نیاز را میتوان بخشی از وظایف مدیریت آن سازمان محسوب کرد.امروزه تعداد موسسات صنعتی و تولیدی که به اهمیت کنترل مواد و قطعات و استفاده از سیستم های کنترل موجودی انبار به عنوان ابزار مدیریتی واقفند و اقداماتی جدی جهت بر قراری آن مبذول داشته اند، محدود است و بقیه موسسات نیز فاقد سیستم صحیح انبارداری هستند.
بدیهی است که تحقق بخشیدن اصول شناخته شده زیر ، از اهداف انبار داری محسوب می شود:
1-چه چیز مورد نیاز است؟
2-چه موقع مورد نیاز است؟
3- چه مقدار مورد نیاز است؟
معین تدارک می بیند واز طریق انبار در اختیار واحد های مصرف کننده قرار میدهد.
بی شک موجودی بیش از اندازه کالا، رکود سرمایه را در پی دارد و کمبود آن سبب ایجاد وقفه در فعالیت های جاری سازمان میشود. بنابراین، لزوم برنامه ریزی مناسب در امر تدارک و نگهداری اقلام، از اهمیت ویژه ای برخورد دار است که با بهره گیری از آن، پشتیبانی صحیح و به موقع از فعالیت ها بعمل خواهد آمد و در هزینه های مربوطه صرفه جویی خوهد داشت. استفاده از برنامه های علمی و کاربرد آن در تدارک کالا و انبار داری ، برای موسسه، نتایج زیر را بر خواهد داشت:
1-بیش بینی نیازمندیهای موسسه
2- در خواست نیازمندیها تا آن حد که از رکود سرمایه جلو گیری کند.
3-دریافت اقلام بر اساس آنچه درخواست شده است.
4- ذخیره کردن اقلام، بررسی کنترل موجودیها، تعیین نقطه سفارش بر اساس مقدار مصرف.
5- کنترل حساب اقلام و ایجاد تسهیلات برای انبار گردانی
6- واگذاری به موقع اقلام رسیده و ذخیره شده
7- محافظت و حراست از اقلام و جلو گیری از سوءاستفاده های احتمالی.
وظایف انبار داری در شرکت های تولیدی
تعریف انبارداری:
مواد و مصالح یکی از مهمترین عوامل هزینه است که بطور متو سط 55 درصد از بهای تمام شده کالا سا خته شده را تشکیل می د هد. به این جهت موفقیت موسسات صنعتی تا حدی منوط به داشتن سازمان مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد و ایجاد دستگاه حسا بداری کالا برای اعمال نظارت موثر روی مصرف مواد و موجودی جنسی خوا هد بود. اجناس و موجودیهای ا نبارباید تحت اختیار و ابواب جمعی یک ا نبار دار مسئول باشد. کار انبار دارای یک شغل مهم و پر مسئولیتی است چه غا لباَ مواد و مصالح و اجناس و موجو دیها ی انبار بزرگترین رقم دارایی اکثر موسسات صنعتی و بازرگا نی را تشکیل داده و مسئو لیت صندوق دار بنگاه می با شد. مو جودیهای انبار باید در محل های محفوظ ودور از خطر به طرز منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به آنها در مواقع لزوم به آسانی میسر باشد. اقلام وارده و صادره باید به سرعت تحویل وتحول شده و درصورت های مخصوص ثبت گردد و اقلام را کد و زائد و تاباب انبار به روسای مسئول بنگاه گزارش شود. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام باید پیوسته مطرح انبار دار باشد.
خط مشی:
در تعین خط مشی انبار داری باید به این نکات توجه شود:
1-نزدیک بودن انبار به واحد مصرف کننده
2- تقلیل تعداد و انواع انبار ها به حداقل
3- اطمینان از اینکه کالای مورد نیاز در اختیار واحدهای سازمان قرار خواهد گرفت.
4- تعین مقامات صلا حیت دار مجاز برای دریا فت کالا از انبار و تقلیل تعداد افرادی که باید تقا ضای خروج جنس و مصرف کالا را تائید نما یند.
5- قیمت گذاری و شماره گذاری انواع کالاها
6- تعین روش ساده حسابداری انبارها از نظر مصرف و مو جودی هرانبار
7- کنترل عملیات انبار ها توسط و احد مرکزی کنترل انبارها
8- تنظیم روش های ساده برای نقل وانتقال اجناس به تناسب احتیاج بین انبارها.
9- مراقبت در تحویل و تحول کالا و بازرسی فنی و تطبیق با مشخصات مقرر
10- محا فظت ومراقبت و نگهداری اجناس و کالا های مو جود در انبار و جلو گیری از خطرات احتمالی برای انجام موارد وظایف بالا به ترتیب ابنار دارن و رئیس انبار و رئیس اداره انبار ها و واحد کنترل انبارها انجام وظیفه خواهند کرد.
سازمان:
الف) به منظور جلو گیری از تو سعه انبار ها هرگاه فعا لیت بعضی از انبارها در نواحی یا شعب زیاد باشد ممکن است در نقاطی که یکی از انبار ها اهمیت زیاد تر دارد تشکیل شود و احتیا جات و کالا های مورد نیاز سایر واحد ها را هم نگهداری کند یعنی در محل های مشخصی جداگانه تنظیم و طبقه بندی نموده و دفاتر و اسناد مربوطه به آنها را تهیه کند.
ب) هر انبار به تناسب حجم کار و مقادیر دادوستد دارای سازمان اداری و ما مور و کارگر انبار خواهد بود و این افراد عبارتند از: رئیس انبار- حسابداری- انباردار – کمک انبار- نگهبان و تعدادی کارگر.
وظایف:
الف) وظایف رئیس ادره انبارها:
1- تو صیه و پیشنهاد روش های انبار داری و اصلاحی
2-اجرای سیستم و روش انبار داری مصوبه توسط مقامات مجاز سازمان .
3-نظارت کلی نسبت به تمام انبار ها و سازمان آن از طریق روسای واحد های تابعه.
4-تعیین انواع مختلف کالاها یی که باید در انبار نگهداری شود.
5-نگهداری ومدارک مربوطه به موجودی واقعی کالا.
6-مراقبت و صدور دستور برای محا فظت مو جودی انبار ها از لحاظ فساد و نابودی وسایر مخا طرات احتمالی
7-اجرای بودجه مصو به انبار
8-مراقبت در دفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبار داران و انتخاب انبار داران با معلوما ت و تنظیم برنامه آموزشی آنها.
9-مراقبت در دفع نواقص ساختمانی انبارها و تکمیل قفسه بندی و ایجاد مکان سر پوشیده برای نگهداری اشیاء و لوازمی که از نظر وزن یا اندازه امکان تمرکز و نگهداری آنها در انبار وجود ندارد.
10-مراقبت در ارسال گزارش های ماهیا نه انبار و سایر مکاتبات و انجام امور اداری واحد انبارها.
ب)وظایف رئیس یا متصدی انبار:
1- حفظ و حراست کلیه کالا هایی که در تحویل انبار می باشد و مراقبت آن از لحاظ جلوگیری از فساد و مخا طرات احتمالی.
2- اطلاع از مو جودی انواع کالاها ی موجود در انبار در هر موقع.
3- تشخیص و تعین اشیاء اضافی و بلا استفاده و گزارش دادن آنها.
4- مراقبت دراینکه موجودی انبارهیچ گونه از حداقل وحداکثر کا لاها ی مربو طه کمتر نشده یا تجاوز نکند.
5- مراقبت در صدور و تقاضای ارسال کالا از انبار به انبار های دیگر.
6- مراقبت در این که کالاو اجناس مورد نیاز مصرف کنندگان به میزان احتیاج همیشه در انبار موجود باشد.
7- مراقبت و نظارت در در یافت کالا و تحویل آن بر طبق دستو رات صادره و تهیه اسناد مربوطه.
8- مراقبت در تنظیم فهرست ورود و خروج کالا به انبار .
9- مراقبت در بسته بندی حمل محصولات و توزین و شماره انبار
10- مراقبت در ثبت مدارک داد و ستد انبار و دفاتر و کارت های انبار
11- نگهداری حساب دقیق و صحیح کالا در کارت انبار به منظور
اخذ و نگهداری کارت های امضاء مجاز در یافت کنند گان و در خواست کنندگان کالا از نظر تطبیق با نمونه امضاء در خواست با امضای معرفی شده.
12-تنظیم و نگهداری دفتر راهنما برای تشخیص نام کالا و تعیین شماره کارت.
13-مراقبت در اجرای صحیح دستورات و مقررات مو ضوع وظایف کارکنان انبار وانبار داران.
ج) وظایف واحد سازمانی کنترل انبارها:
نظارت بر گردش ودادو ستد ا نبار ها و واردات و صادرات آنها مخصو ص کنترل حساب موجودی هر یک از اجناس و همچنین نقل و انتقال اجناس بین انبارها ی سازمانی به عهده واحد کنترل انبارها است.
وظایف واحد کنترل انبارها را می توان به شرح زیر خلاصه نمود:
1-ثبت دقیق مو جودی کلیه انبارهای سازمان.
2- سفارش و توصیه به کار پردازی برای تهیه ا قلامی که باید به 3- موا فقت و صدور دستور برای انتقال کالا که درصورت لزوم باید با تصویب رئیس اداره انبارها صورت پذیرد.
4-نظارت مستقیم در گردش کار انبار ها.
5-مراقبت در این که اشیاءمستعمل یا ناقص قابل استفاده در انبار ها تعمیر گردیده و قابل استفاده شده و مورد مصرف واحد ها قرار می گیرد و باید از خرید اشیاءنو که نظیر و مشا به آنها به صورت مستعمل ولی قابل استفاده در انبار مو جود می با شد و با صرف هزینه جزئی قابل مصرف خواهد شد، خودداری شود.
شیوه ورود کالا به انبار
بطورکلی کالا و مواد مصرفی از منابع مختلف به شرح زیر به انبار وارد می شود.
الف)منا بع ورود کالا
اجناس و کالااز منابع زیر وارد انبار می شود:
1- کالای خریداری شده توسط مامورین خرید
2- کالای تحویلی توسط برندگان مناقصه
3- کالای خریداری شده از خارج کشور
4-کالای انتقالی از سایر انبار های سازمانی.
ب)کالای خریداری شده توسط مامورین خرید:
این نوع کالا همراه با فرم سند خرید به انبار تحویل می گردد و در مقابل به تحویل دهنده رسید انبار داده می شود.
که این رسید ممکن است جنبه موقت داشته باشد.
ج)کالای برگشتی:
مقصود از کالای برگشتی مازاد مصالح یا کالای در یا فتی مصرف کنندگان است که برای برگشت کالا بهتر است فرم یا نمونه چاپی تهیه گردد واین نمونه باید و اجد اطلاعات زیر باشد.
1- شماره
2- نام واحد برگشت دهنده
3- نام و محل انبار تحویل گیرنده
4- منظور از اخذ کالا و محل مصرف در بدو امر
5- تعیین اینکه دریافت کالا در ارسال جاری بوده است یا سالها ی قبل
6- شرح کالا
7- واحد مقدار
8-مقدار برگشتی
د) مازاد انبار:
هرگاه انبار دارای مازاد ودر اصطلاح انبار داری "سرک"داشته باشد مقدار اضافی در دفتر واردات و کارت انبار ثبت خواهد شد.
طبقه بندی و شماره گذاری اجناس:
تعریف طبقه بندی:
طبقه بندی عبارت از این است که اشیاءو کالا ها ی موجود در انبار را طوری دسته بندی و تقسیم نمائیم که ما بین آنها یک صفت مشترک پایه طبقه بندی واقع خواهد شد
طبقه بندی شامل دو مرحله است:
اول:تجزیه
دوم:ترکیب
تجزیه: در این مرحله عناصری که اجزاء طبقه بندی را تشکیل میدهد مورد بررسی قرار داده و آنچه که بر جسته تر است و بتوان آن را صفت مشترک قرار داد انتخاب می کنیم .
ترکیب: پس از بررسی های جنبه مختلف و تشخیص و مشخصات هر یک از اجزاء یا آنچه به هم نزدیک تر باشد در یک جا جمع می کنیم وجه مشترک اجناس و کالاها ی موجود در انبارها مشخصات آنها است که بعناوین و اساسی مختلف نامیده می شود و مستند طبقه بندی قرار خواهد گرفت
ب)شرایط طبقه بندی:
بر قراری یک سیستم طبقه بندی کالا مستلزم بررسی و مطالعه دقیق می باشد وضمن این بررسی باید به سه نکته توجه شود:
1- انطباق سیستم بندی با احتیاجات مصرف کنندگان
2- ساده و قابل فهم بودن سیستم طبقه بندی برای کلیه کارکنان انبار
3-طبقه بندی باید انعطاف پذیر باشد.یعنی بتوان آن را با تغییرات و تحولات کار منطبق و هم آهنگ ساخت.
ج)کالا را می توان بر حسب موارد عناوین زیر طبقه بندی نمود:
1-انواع کالا با توجه به مشخصات آنها
2-بر حسب حروف الفبا ونام کالا
3-بر حسب تاریخ ویا سازمان
4-بر حسب شماره
د)تنظیم کالا در انبار:
منظور از تنظیم قراردادن اشیاء است به وضعی که بتوان در موقع احتیاج در کمترین فرصت ممکن و با اطمینان آنها را پیدا کرد.
بنا براین شرایط اصلی یک تنظیم عبارت است از:
1- اطمینان: تنظیم را وقتی می توان خوب دانست که اطمینان بخش باشد وبه سادگی بتوان محل حقیقی کالا یا بدست آورد و اطمینان از پیدا کردن کالا یکی از ضروری ترین اصول انبار داری است.
2-روشن بودن تنظیم: یعنی قواعدی که پایه تنظیم قرار داده شده است ماده و باعث اشتباه نشود و اجرای آن قایل فهم باشد.
3-سرعت: تنظیم باید ضامن سرعت درعمل باشد، نمایان بودن کالا و طرز چیدن کالا در سرعت عمل انبار دار موثر است.
طبقه بندی و تنظیم کالا در انبار
1-طبقه بندی و تنظیم کالا بر حسب انواع آن:
در این روش مشخصات انواع کالا باید پایه طبقه بندی و تنظیم قرار داده شود و می توان ابتدا نوع اصلی کالا را مشخص نمود و انواع فرعی آن را تعین نمود و مثلاَ برای کاغذ یک عنوان اصلی در نظر گرفت. ویا انواع مختلف کاغذ از نظر کیفیت و جنس ورنگ و سایر مشخصات عناوین فرعی درنظر گرفت. در این صورت ضرورت دارد برای انواع اصلی وفرعی فهرست تنظیم نمود و آن را بز حسب حروف شماره ترکیب منظم ساخت.
2:طبقه بندی و تنظیم کالا بر حسب تاریخ:
در این روش پایه طبقه بندی تاریخ ورود جنس قرار داده می شود.
3:تنظیم شماره ای
دراین سیستم تنظیم وطبقه بندی شماره مبنای نظم اجناس و کالااست وساده ترین روش تنظیم است.
در سیستم شماره ای از انواع شماره های زیر می توان استفاده کرد.
1-شماره ترتیب: تخصیص شماره های متوالی به کالا شماره ترتیب را تشکیل می دهد مانند 1/2/3الی آخر یا 10/20/30الی آخر ارقام در شماره ترتیب مفهوم خاص ندارد و حفظ حکایت از این می کند که شماره 3 بعداز شماره2 وقبل از شماره4 است.
2-شماره مرکب: هرگاه شماره ای از چند رقم تشکیل شود وهر رقم معرف نوعی از کالایا کاری باشد آن را شمار مرکب گویند. درشماره مرکب ارقام بوسیله خط کوتاه(-)از یکدیگر متمایز می شوند.شماره مرکب وقتی بکار می رود که قبلاَ قطبه بندی بعمل آمده باشد و هر رقم به یک نوع و طبقه اختصاص داده شده باشد.
3-شماره ترکیب گروهی: هرگاه اعداد به گروههای متعدد تقسیم و هر گونه مثلاَاز 100تا200به یک دسته کالا اختصاص داده می شود، شماره ترکیب گروهی بوجود می آید.
4-شماره مخفی: هرگاه ارقام متضمن معنا مخصوص باشد آن را شماره رمز کالاگویند. اختصاص دادن ارقام برای سهولت تشخیص و شناسایی واختفای نوع کالا درامور صنعتی وبا زرگانی مورد استفاده است.
5-شماره اعشاری: هرگاه برای نوع اصلی یک شماره وبرای انواع فرعی شماره اعشاری در نظر گرفته شود روش شماره گذاری اعشاری به وجود می آید.
نحوه کد بندی و شماره بندی کالا.
با توجه به شرحی که داده شد کالا و اجناس را ابتدا بر حسب یکی از عوامل طبقه بندی نموده و بر حسب یکی از سیستم های ذکر شده تنظیم و شماره بندی می کنیم و در محل مخصوص قرارمی دهیم. بعداَ دفاتر یا کارت هایی به نام اندکس یا راهنما تنظیم نموده و شماره ونحوه تنظیم و طبقه بندی را مدون نموده مورد استفاده قرار می دهیم. به شرح فوق با دردست داشتن کالا به راحتی میتوان آن را در انبار تشخیص داد و درباره کالاها و اجناسی که اسامی فنی دارند و اسامی مشابهی برای آنها در فارسی وجود ندارد و یا زیر یک نام به انبار وارد شده باشند شماره گذاری نهایت ضرورت دارد. زیرا مصرف کننده با توجه به فهرست مشخصات آنها شماره کالا ی مورد نیاز خود را بدست و بر طبق آن شماره تقاضای خروج را می نمایند، و بدین وسیله سهولت خروج از انبار فراهم می گردد.
کد مشخصه مو جودی کالا:
هر شرکت بنا به ضرورت و نیاز می تواند کد مشخصه برای کالا های خود انتخاب نماید و یا اصلاَ ننماید. چنانچه تنوع مشخصه هر گروه مو جودی زیاد باشد و از 9 نوع تجاوز نماید بهتر است کد مشخصات دو رقمی تعیین شود. ولی در صورتی که اصو لاَ شرکتی پیش از 9 نوع رنگ یا مدل و یا هر مشخصه دیگری را برای کالا خود در نظر نداشته باشد بهتر است از عدد یک رقمی بعد از ممیز استفاده کند و یا در صورتیکه اصلاَ شرکتی نیاز به تعین مشخصه کالا نداشته باشد استفاده از کد مشخصه کالا به هیچ وجه ضرورت ندارد.
در هر حال طولانی بودن کد کالا ها میتواند تسهیلاتی در جهت تسلط انبار داران و هر قسمتی که با انبار سروکار دارد را فراهم آورد و با توجه به تو ضیحاتی که در خصوص طریقه کد گذاری کالا داده شد می بایست نسبت به تهیه دفتر راهنمای طبقه بندی وگذاری کالا، گروه موجودی، گروه فرعی و انواع مشخصات مورد نظر هر کالا با شماره های تعیین شده و جای خالی برای گروه های ایجاد شده در آینده اقدام نمود.
انواع کارت انبارودفاتر
برای نگهداری حساب ورود و خروج هر نوع کالا که وارد انبار می شود و یا از انبار خارج می گردد از کارت های مقوایی انبار استفاده می شود.
هر انبار دارای دو نوع کارت است و بنا به ضرورت می توان مقدار زیاد تری در نظر گرفت و بوسیله کارت انبار هر موقع می توان میزان دادو ستد و مو جودی در انبار را بدست آورد.
1: کارت کوچک (کارت قفسه )
کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس انبار نصب می شود و این کارت دارای مشخصات زیر میباشد.
1- نام کالائی که کارت مربوط به آن است.
2- شماوه جنس و نوع کالا
3- موجودی حداقل و حد اکثر
4- واحد مقدار
5- مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره وموجودی
2: کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است:
1-شماره برگ که درموقع مصرف و استعمال برگ های دوم وسوم به ترتیب به برگ ها داده می شود.
2-شماره جنس بر مبنای طبقه بندی و تنظیم کالا
3-مشخصات کامل جنس
4-واحد مقدار
5-موجودی حداقل و حداکثر
6-شماره ردیف و ثبت هر ورود و خروج مربو ط به کارت
7-میزان مو جودی کالا در هر موقع
8- محل مصرف کالا
نحوه تنظیم کارت انبار و رعایت نقطه شمارش :
روی هریک از اجناس موجود در انبار و هر نوع کالا که دارای شمارش و طبقه بندی می باشد کارت کوچک انبار نصب می شود و انباردار با کمک انبار ورود و خروج و موجودی هر جنس را از حیث تعداد با ذکر تاریخ درآن ثبت می کند. کارتهای بزرگ در میز های کار تکس یا در جعبه های کشوئی نگهداری می شود و در هیچ موقع جز در موارد ثبت مدارک دادو ستد انبار نباید از محل مربوطه خارج گردد. کارتها های بزرگ به منزله د فترحساب جنس کالا می باشد بنا براین باید با دقت نگهداری شود، از نقل و انتقال بی مورد آن خود داری شود و کارت بزرگ علاوه بر این که دارای مزایای کارت کوچک انبار می باشد اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شده را تعین می کند. کارتهای بزرگ به ترتیب شمارو کارت که بر مبنای شماره بندی کالا ست بایگانی می شود و در هر مو قع یکی از کارتها ی بزرگ تمام شد بایستی با نهایت دقت کارت مزبور در محل بایگانی کارتهای خارج از جریان نگهداری شود و بلا فاصله کارت جدیدی که آخرین اطلا عات کارت سا بق در سرلوحه و سطر اول آن ذکر شده باشد به جای آن گذار ده شود. محتویات هر یک از سطرهای کارت بزرگ از جهت روز خروج اشیاء بایستی کاملاَ منطبق با محتویات کارت کوچک با شد. روی کارتهای کوچک و بزرگ محلی برای تعیین حد اکثرو حداقل موجودی تعیین شده و انبار دار وظیفه دارد مراقبت کند که میزان موجودی از حد اقل کمتر نشده و از حداکثر مند رج در کارت تجاوز ننماید. و به محض اینکه انبار ملا حضه کند که میزان ذخیره انبار نزدیک به حداقل می باشد بلا فاصله باید نسبت به در خواست کالا از انبار ذخیره و یا صدور در خواست خرید از نظر تکمیل ذخیره انبار اقدام نماید.توجه به این نکته ضروری است که دوبل کارت یعنی کارتی درست مشابه کارت بزرگ انبار در حسابداری جنسی سازمان نگهداری می شود و عین فعل و انفعالاتی که انبار داران حسابدار مربوطه در دایره حسابداری در مورد کارت بزرگ معمول می دارد. وتطبیق کامل مفاد این دو کارت که در دو محل جداگانه بوسیله واحد های سازمانی مجزا مورد تنظیم قرارمی گیرندمهمترین وسیله کنترل موجودی و دادوستد انبارها می باشد و در سازمان ها ی جدید عملیات محاسباتی کارتهای انبار بوسیله ماشین های الکترونیک به عمل می آید.
دفتر واردات انبار:
الف)مشخصات دفتر واردات:
این دفتر اختصاص به ثبت مشخصات و کالا های وارده به انبار دارد و دارای ویژگیهای زیر است.
1-شماره ترکیب: که از اول هر سال از یک شروع می شود و به طور مسلسل تا پایان سال دامه داده می شود.
2-تاریخ:مقصود از تاریخ نشان دادن روزی است که جنس وارد انبار شده است.
3-منبع ورود کالا
4-نوع کالا
5- شماره یا حواله انتقالی یا برگشتی کالا
6- شماره نوع جنس
7-واحد مقدار
دفتر صادرات انبار
مشخصات دفترصادرات انبار: این دفتر اختصاص به ثبت مدارک صادرات انبار دارد و حاوی اطلاعات زیر است :
1-شماره ترکیب که از اول هر سال از یک شروع می شود و بطور مسلسل تا آخر سال ادامه پیدا می کند.
2ـ تاریخ و منظور از آن روزی است که جنس از انبار خارج گردیده است.
3ـ ستون درخواست کننده که در این ستون نام و نشان واحد یا اشخاص گیرنده کالا ثبت می شود.
4ـ شماره درخواست
5ـ نوع کالا و خصوصیات کالای صادره از انبار
6ـ واحد مقدار که بر حسب مقیاسات مختلف بصورت کیلوگرم ، عدد، قوطی ، متر ، دستگاه و غیره می باشد.
تامین و تکمیل ذخیره انبار
الف ـ تعیین حداقل وحداکثر موجودی :
پیش بینی و تکمیل ذخیره انبار به منظور رفع نیازمندی واحدهای مصرف کننده سازمان از جمله وظایف مهم اداره انبارها است تعیین حداقل وحداکثر با توجه به میزان مصرف کالا در سال های گذشته و میزان اعتبارات و طرح های عمرانی و پیشرفت کار و یا فعالیت زمان در نظر گرفته می شود و در این مورد باید بررسی و دقت لازم به عمل آید که تشخیص میزان مصرف با مقدار واقعی تطبیق داشته باشد و ضریب احتمال تاخیر در تهیه کالا هم در نظر گرفته می شود و باید معادل حد متوسط مصرف ششس ماه وحداکثر یک سال را در نظر گرفت و در کارتهای انبار منعکس ساخت.
بدیهی است انبار دار باید مراقبت کند که هیچ گاه موجودی از حداکثر زیادتر و از حداقل کمتر نشود و رعایت این نکته سبب خواهد شد که واحدهای مصرف کننده با اطمینان خاطر به وجود مصالح و کالای مورد نیاز برنامه عملیاتی خود را انجام دهند و خساراتی از نظر تعطیل و تاخیر انجام کار متوجه سازمان نشود.
روش کد گذاری :
روش کد گذاری کالا وقطعات یدکی ، ویژه وزارت نفت ایران که به سیستم کد گذاری MESC معروف است در این روش هر کد از 10 رقم تشکیل شده است:
دوم رقم اول مبین ، گروه اصلی
دور رقم دوم مبین ، گروه فرعی
دور رقم سوم نمایانگر گروه فرعی تر
سه رقم چهارم در برگیرنده مشخصات کالا
رقم آخر که نمودار خوانده میشود اطلاعات خاصی را به شرح زیر درباره کالای مورد بحث در اختیار می گذارد:
عدد.: کالای مورد بحث در صنعت نفت بکار نرفته است.
عدد 1: معرف کالا و لوازم واراتی استاندارد صنعت نفت ( به جز قطعات یدکی وارداتی ) است.
عدد 2: نشان دهنده کالاها وقطعاتی است که در ایران ساخته می شوند و به عنوان کالاهای استاندارد . آن صنعت شناخته شده اند.
عدد 3: بیانگر قطعات یدکی وارداتی استاندارد صنعت نفت است.
عدد 4: نشانگر شماره ای است که موقتا به کالایی داده شده است.
عدد 5: نشان دهنده کسب اطلاعات اضافی یا مراجعه به یک شماره MESC دیگر برای اخذ مشخصات اصلی است.
عدد 6ـ معرف کالای غیر استانداری است که نباید مجدداَ سفارش شود.
عدد7ـ مبین کالایی است که قابل استفاده بوده ولی بدان دلیل که کالای مشابه دیگری جایگزین آن شده است. نباید سفارش مجدد داده شود.
عدد 8 ـ نشانگر قطعه مستعملی است که قابل مصرف میباشد.
عدد9ـ نشان دهنده : کالایی است که مشخصات آن هنوز تعیین نشده است.
فهرست گروههای طبقه بندی و کد گذاری کالا در صنعت نفت ایران:
الف ـ حفاری وتولید :
گروه 1 : ماشین آلات حفاری ودکل حفاری
گروه 2 : ماشین آلات تولید سیمان
گروه 3 : ابزار حفاری و تولید
گروه 5 : ابزار سیمانکاری دکل حفاری
گروه 6 : ابزار تعمیرات
گروه 7 : ابزار دقیق حفاری
گروه 8 : ابزار دقیق کنترل دکل حفاری و تولید
گروه 9 : کالاهای حفاری دکل حفاری و سیمانکاری
گروه 10 : کالاهای مورد استفاده در استخراج وتولید
گروه 11: دکل حفاری و متعلقات
گروه 12: دستگاههای عملیاتی و زمین شناسی و لرزه نگاری
ب ـ تاسیسات و ماشین آلات عمومی :
گروه 13 : دیگ بخار و متعلقات
گروه 14: موتورهای احتراقی ( به جز موتورهای آمریکایی ، انگلیسی ، و اروپایی )
گروه 15: موتورهای بخار رفت و برگشتی
گروه 16 : توربین های بخار
گروه 17: موتورهای احتراقی ( اروپایی )
گروه 18 : موتورهای احتراق ( انگلیسی )
گروه 19: موتورهای احتراق ( آمریکایی )
گروه 20 : توربین های گازی
گروه 22: کمپرسورها و پمپ های خلاء ( اروپایی )
گروه 23: کمپرسورها و پمپ های خلاء ( انگلیسی )
گروه 24: کمپرسورها و پمپ های خلاء ( آمریکائی )
گروه 25: کمپرسورها وپمپ های خلاء ( به غیر از انواع اروپایی، آمریکایی و انگلیسی )
گروه 26: پمپ های رفت و برگشتی ( به غیر از انواع اروپایی ، انگلیسی ، وآمریکایی )
گروه 27: پمپ های رفت و برگشتی ( اروپایی )
گروه 28: پمپ های رفت و برگشتی ( انگلیسی )
گروه 29 : پمپ های رفت و برگشتی ( آمریکایی )
گروه 30 : پمپهای دورانی و گریز از مرکز ( به غیر از انواع اروپایی ، انگلیسی و آمریکایی )
گروه 31 : پمپ های دورانی و گریز از مرکز(اروپای)
گروه 32: پمپ های دورانی و گریز از مرکز(انگلیسی)
گروه 33 : پمپ های دورانی وگریز از مرکز (آمریکایی)
گروه 34: پمپ های متفرقه
گروه 36: دستگاههای جاده سازی ، کانال کنی و ساختمان .
گروه 37: دستگاههای جاده سازی ، کانال کنی و ساختمان
گروه 38: ماشین آلات متفرقه
گروه 40: تاسیسات گاز و ضمائیم آن
گروه 41: تاسیسات پتروشیمی ، ضمایم و متعلقات
گروه 42: تاسیسات فرعی ، ضمایم ومتعلقات
گروه 43: تاسیسات پالایشگاهها، ضمایم و متعلقات
گروه 44: تاسیسات واحدهای بسته بندی و لوازم مربوطه .
ج ـ حمل و نقل :
گروه 45 : اتومبیل های اروپایی
گروه 46: اتومبیل های غیر اروپایی
گروه 47: کامیونها واتوبوسها ( اروپایی )
گروه 48: کامیونها و اتوبوسها ( غیر اروپایی )
گروه 49: تراکتورها و تریلرها
گروه 50: تراکتورها و تریلرها ( کاترپیلار )
گروه 51: لوکوموتیوها، واگنها و دستگاههای راه آهن
گروه 52:وسایل نقلیه دریایی، کوچک
گروه 53: وسایل نقلیه دریایی ، نفتکش
گروه 55: .وسایل متفرقه نقلیه
گروه56:دستگاههای مربوط به تعمیرگاه وابزار های مربوط به اتومبیل
گروه 57: دستگاه و ابزارمربوطه به هواپیما
د)متعلقات ماشین آلات و ابزار دقیق:
گروه 58: متعلقات ماشین آلات، آلات متحرکه، تسمه ها و بلبرینگ ها
گروه 59:قطعات یدکی ابزار دقیق و وسایل اندازه گیری
گروه 60: ابزار دقیق، وسایل اندازه گیری و درجه ها
هـ) لوازم ساختمانی، مخازن و دستگاه های کارگاهی
گروه61: مخزن و اسکلتهای فلزی
گروه62: ابزار ماشین آلات کارگاهی
گروه 63: ابزارهوایی (بادی)و متعلقات
گروه 64:دستگاههای جوشکاری و انواع الکترود
و)وسایل و ابزار الکتریکی:
گروه65: مولد ها، انباره ها، یکسو کننده ها، و وسایل حفاظت کننده کاغذی
گروه 66: موتور های برقی وقطعات
گروه67: وسایل راه اندازی وقطع وصل برقی
گروه68:سیمها، کابلها و متعلقات
گروه69:لامپ ها، اتصالات لامپ ها و متعلقات
گروه70:لوله های برقی، اتصالات مربوطه، فیوزها و ادوات مورد استفاده در برق منازل
گروه71:دستگاههای مخابراتی و الکترونیکی
گروه72: کامپیو تر، لوازم وابزار دقیق سیستم ها ی کامپیوتر.
ز)کالا های لوله ای شکل، شیر آلات و اتصالات
گروه73:شیلنگ هاواتصالات شلنگ ها
گروه74:کالاهای لوله ای شکل
گروه75:شیر آلات
گروه76:اتصالات وفلنج ها.
ح)مصالح ساختمانی، فلزات وسخت افزار ساختمانی
گروه77:مصالح عمومی و الوار
گروه78:شمشها و ورقه های فلزی، پلاستیکی وغیره
گروه79:طناب سیمی، طناب تا بیده، زنجیروقرقره
گروه80:مصالح و سخت افزار ساختمانی
گروه81:سخت افزار عمومی وپیچ ومهره ها
ط)ابزار و وسایل آب بندی
گروه83:ابزار کوچک مانند تیغ اره، قفل واره
گروه 84: وسایل آب بندی و اجناس عایق بندی
هـ)رنگها، روغن ها و مواد شیمیایی:
گروه86: رنگها، جلا دهنده ها و غیره
گروه87:روغن ها و فراورده های نفتی
گروه88:مواد سمباده ای، براق کننده ها و ترکیبات بطور عمومی
گروه89: مواد شیمیا یی
گروه 90:لوازم و مایحتاج آزمایشگاهی
ک)تجهیزات پزشکی وداروها
گروه 91:لوازم و تجهیزات پزشکی، داروها و لوازم متفرقه طبی
ل)مبلمان،لوازم منزل، دفتر، انبار
گروه92: مبلمان، لوازم منزل، مایحتاج باشگاه
گروه93: اجناس تدارکاتی و ملزومات دفتر وانبار
گروه94: اجناس تدارکاتی فروشگاه
گروه95: پارچه، مواد نساجی و کالاهای چرمی و لباس
گروه96:دستگاههای آتش نشانی و ایمنی، سلاح و مواد منفجره
گروه97: دستگاهها و کالا های توزیع و بازار یا بی
با توجه به نکات یاد شده شده کد8304723201که به اره دستی20 اینچی تخصیص یافته است، به شرح زیر است.
کد83:معرف گروه ابزار کوچک است.
کد4. نشانگر گروه فرعی و معرف ابزار تجاری است.
کد72: بیانگر گروه فرعی تر و به انواع اره اختصاص یافته است.
کد320:نشانگر مشخصات کالا(اره دستی 20 اینچی)است.
کد1:معرف کالای واردتی است.
محل اجناس در انبار
برای مشخص کردن اجناس در انبار از یک شماره 7 رقمی استفاده می گردد.
در کارت راهنمای کالا در انبار که معمولا به صورت کارد کس تنظیم می شود، ثبت می گردد.
درنمونه زیر نگهداری کالا در انبار نشان داده شده است.
1ـ شماره انبار : از این شماره در انبارهایی که دارای محل فیزیکی مجزا مانند سوله، انبار، پای کار و غیره هستند استفاده می گردد. در صورتیکه انبار فقط دارای یک محل فیزیکی باشد این رقم صفر خواهد بود.
2- شماره قفسه : مشخص کننده شماره قفسه های یک انبار می باشد. معمولا شماره های زوج را برای قفسه های سمت راست و شماره های فرد را برای قفسه های سمت چپ اختصاص می دهند. سمت راست یا سمت چپ بودن قفسه ها نسبت به راهر و اصلی پس از ورود به انبار تعیین میگردد. بنابراین 03 دومین قفسه از سمت چپ میباشد.
3-شماره جایگاه زمینی : شماره محل خط کشی شده کف انبار که کالا در آن محل قرار می گیرد. شماره گذاری این جایگاه مشابه شماره گذاری قفسه ها می باشد. در صورتی که انباری هم از قفسه و هم از جایگاه زمینی استفاده نماید. اختصاص شماره با یک روش و بدون در نظر گرفتن این که محل مورد نظر قفسه یا جایگاه زمینی میباشد صورت می پذیرد.
4ـ شماره طبقه : شماره طبقات هر قفسه از پائین به بالا و با حروف تعیین میگردد. بنابراین B دومین طبقه از قفسه می باشد. در مورد جایگاه زمینی فقط یک طبقه آن هم با حرف A وجود دارد.
5ـ شماره قسمت در طبقه : هر طبقه از یک قفسه به قسمتهای مجزایی تقسیم می شود. شماره گذاری قسمتهای هر طبقه از سمت راست راهر و آغاز میگردد. در مثال فوق 04 چهارمین قفسه از دومین ردیف قفسه است.
6ـ شماره بخش در قست : یک قسمت Bin می تواند به چندین بخش تقسیم گردد. ترتیب شماره گذاری بخش ها مشابه شماره گذاری قسمتها خواهد بود.
کاردکس انبار :
به عمل ثبت و نگهداری اطلاعات گوناگون مربوط به فعل و انفعالات یک کالا در انبار جهت آگاهی از مقدار وارده ، صادره، موجودی و محل نگهداری آن. سیستم کاردکس گفته می شود.
نحوه استفاده از کاردکس بدین ترتیب است که برای هر قلم کالا یک کارت اختصاص می دهند، و سپس کارتهای کاردکس با توجه به نام یا شماره کالا در قفسه های مخصوصی که به دستگاه کاردکس معروف است ، قرار داده می شود.
به منظور کنترل دقیق تر موجودی انبار وجلوگیری از مفقود شدن احتمالی کارتها، معمولا یک سیستم کاردکس مرکزی نیز در اغلب موسسات پیش بینی می شود.
استفاده از سیستم کاردکس دارای مزایای زیر است:
الف ـ دسترسی به میزان موجودی هر قلم جنس
ب ـ کسب اطلاع از میزان سفارش ، حداقل و حداکثر موجودی
ج ـ تشخیص اقلام کم گردش و راکد
د ـ سهولت ارائه آمارهای مورد نیاز انبار
هـ ـ کسب اطلاع از ارزش ریالی اقلام وارده و صادره
چیدن اجناس در انبار :
یکی از متداولترین و درعین حال منطقی ترین روشهای چیدن اجناس در انبار، استفاده از استفاده از قفسه است. چیدن صحیح اجناس در انبار در ایجاد نظم و کاهش وقت در داد وستد بسیار موثر است. تنظیم و نگهداری کالا در یک محل خاص را صفافی نیز می گویند.
مهمترین نکاتی که باید در چیدن کالا در انبار به آنها توجه نمود عبارتند از :
1ـ میزان تقاضا: اقلامی را که بطور روز مره دریافت و واگذار می شوند، باید نزدیک درب انبار چید تا هنگام داد وستد آنها وقت کمتری صرف شود. و آن دسته از اقلامی که کند مصرف هستند در قست های انتهایی انبار قرار داد.
2ـ وجه متشابه : اقلامی که وجه اشتراک دارد، باید در کنار هم قرار گیرند: به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک هم انبار شوند.
3ـ اندازه و حجم کالا : باید به اندازه حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه ای مبذول داشت به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع وکالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است. در قسمت کم ارتفاع و نزدیک درب انبار نگهداری کرد.
4ـ مشخصات کیفی اجناس : مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آنها کنار یکدیگر از نکاتی است که باید بطور خاص به آنها توجه کرد. زیرا آن دسته از مواد شیمیایی را که ایجاد احتراق می کنند. نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد.
علائم استاندارد بسته بندی :
اغلب ضایعات وارده به کالای خریداری شده ناشی از عدم قرار دادن صحیح اجناس با توجه به علائم و برچسب های روی بسته بندی می باشد. در انبار کردن این گونه بسته ها باید بطور دقیق به علائم آنها توجه نمود تا از خسارت وارده جلوگیری بعمل آید.
برخی از علائم که در سطح جهانی مورد استفاده قرار میگرند عبارتند از :
1ـ برحسب عکس چتر : عکس چتر که برروی بسته چسبانیده می شود نشانگر این است که بسته دور از آب نگهداری شود و در صورت نفوذ آب به درون بسته سبب خسارت کالای داخل آن می شود.
2ـ برچسب گیلا س شیشه ای: حاکی ازشکستنی بودن جنس داخل بسته می باشد.
3ـ علامت : ( فلش به طرف بالا ) این علامت نشان می دهد که جنس باید به گونه ای در انبار قرار گیرد. که نوک پیکان ( فلش ) به سمت بالا باشد. عدم رعایت این امر قطعا سبب ایجاد ضایعات در کالای مورد نظر خواهد شد.
4ـ بر چسب قابل اشتعال : مبین قابل احتراق بودن کالاست و باید از نگهداری بسته در مجاورت منابع حرارتی جدا خودداری شود.
5ـ بر حسب قابل انفجار : بیانگر رعایت دقت زیادی برای نگهداری اینگونه اجناس در درجه حرارت معین و قید شده و احتراز از نگهداری کالا در مجاورت منابع حرارتی می باشد.
6ـ علامت دو خط موازی و عددی بالای آن ( n ) : کارخانه سازنده براساس محاسبه و زنی که کارتن و یا جعبه کالا میتواند تحمل کند عددی را برروی خط موازی درج نموده است که حاکی از تعداد بسته های از همان نوع کالاست که می تواند روی هم قرار گیرد.
انبار گردانی
شمارش موجودی :
برای اطمینان از اینکه میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج در کارت انبار و کارت حسابداری انبار و در نهایت با حساب موجودیها مطابقت دارد، شمارش موجودی برای هر موسسه بسیار ضروری است.
دو روش برای شمارش موجودی یا موجودی برداری بکار برده می شود:
الف- شمارش موجودی دایمی
ب – شمارش موجودی دوره ای ( انبار گردانی )
الف- شمارش موجودی دایمی :
در این روش بطور دایمی و تدریجی از موجودی اجناس به وسیله گروهی که به همین منظور انتخاب و تربیت می شوند، شمارش و یا توزین به عمل می آید. نتایج بدست آمده را با موجودی ثبت شده در کارت و یا دفتر جنسی مطابقت می دهند و به میزان صحت عمل و درستی محاسبات پی می برند. بکار گیری این روش، مزایای به شرح زیر دارد،
1- برای موجودی دائمی ، تعطیل امور جاری موسسه لزومی ندارد.
2- برای شمارش افراد متخصصی که آموزشهای لازم را در این زمینه دیده اند به خدمت گرفته می شوند.
3- اعمال این روش باعث می شود که انبار داران همواره در کار ثبت ونگهداری موجودی ها دقت لازم را مبذول دارند و عملیات خود را همیشه به روز رسانند تا اگر مسئولین موجودی بردآری اقدام به کنترل غیر منتظره کردند، اشکالی پیش نیاید.
ب- شمارش موجودی دوره ای ( انبار گردانی )
با توجه به اینکه مواد و قطعات و کالا، بخش عمده ای از دارائی های هر موسسه را تشکیل می دهند لزوم اعمال کنترل در شمارش موجودی بسیار حائز اهمیت است. انبار گردانی باید در زمانی کوتاه انجام شود تا موجب تعطیلی دراز مدت موسسه بالاخص خط تولید نشود.
انبار گردانی ، یکی از رایجترین روشهای کنترل موجودی انبار به شمار می رود. در اجرای این برنامه، تعداد اقلام سالم، نیمه ساخته ، خسارت خورد، و مفقود شده، اقلام کم گردش یا بدون گردش مشخص می شود.
به منظور فراهم آوردن مقدمات کار شمارش موجودی واجرای مطلوب آن انجام دادن اقدامات زیر ضروری است.
1ـ مرتب کردن انبار : کالای موجود در انبار باید قبل از انبارگردانی به نحوی مرتب چیده شوند که به آسانی قابل رویت و شمارش باشند. حتی الامکان سعی شود کلیه اقلامی که ماهیت مشابه دارند در یک محل و مجاور یکدیگر قرار گیرند.
2 ـ الصاق تگها : انبار دار باید برگه ها و یا تگهای شمارش را که مشخصات اقلام در آن درج می شود، قبل از آغاز عملیات شمارش ، با نظارت سرپرست شمارش انبار ، بر روی اقلام مربوطه الصاق نماید.
3 ـ تفکیک سازی : صورت ضایعات ، اقلام را کد و موجودیهای امانی دیگران نزد موسسه باید حتی الامکان از سایر موجودیها جدا و به هماهنگ کننده شمارش موجودی تسلیم شود.
4 ـ به روز در آوردن: شماره مدارک آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها باید قبل از شروع شمارش به روز در آیند و به هماهنگ کننده گزارش شود تا مبنای کنترل نقل و انتقالات موجودیهای مربوط به دوره مالی قرار گیرند.
5 ـ دستور العمل انبار گردانی : نحوه شمارش واقداماتی که از آغاز انبار گردانی تا زمان خاتمه شمارش موجودیها باید انجام شود به شکل دستور العمل از پیش تهیه می شود.
6ـ روشهای شمارش : شمارش صددرصد صحیح ، حتی در بهترین شرایط، دشوار است. یک گروه شمارش معمولا از یک شمارش کننده ، یک ثبت کننده و یک کنترل کننده تشکیل شده است نتیجه شمارش را در برگه های شمارش ثبت می کنند. برای جلوگیری از بروز اشتباهات در امر شمارش بهترین شیوه آن است که انباری که قرار است اقلام آن شمارش شود، تا پایان مرحله عملیات شمارش وکنترل آن به وسیله کنترل کنندگان وحسابرسان و رفع مغایرت بین مدارک انبار و شمارش مهر و موم شود.
7 ـ تهیه برگه شمارش موجودی : برای اطمینان از شمارش کلیه موجودیها ، برگه های شمارش باید بطور مسلسل شماره گذاری شوند. در موسساتی که از سیستمهای مکانیزه جهت پردازش اطلاعات مربوط به موجودیهای شمارش شده استفاده می کنند. اشتباهات کمتری در محاسبات ونتایج حاصل ازشمارش موجودیها رخ می دهد.
هدف اولیه از شمارش موجودیها، مطابقت مانده موجودی طبق کارت موجودی با موجودیهای عینی شمارش شده و تعیین مغایریت ( کسری یا اضافی ) اقلامی است که براثر اشتباه در انتقال اطلاعات ، عدم ثبت صورت حسابها با درخواستها، در تحویل ، رسید یا احیانا سوء استفاده و یا موارد دیگر ایجاد شده است.
در صورت وجود مغایرت ، فرد هماهنگ کننده مسول پیگیری علل مغایر تهای واقعی خواهد بود. پس از تصویب نهایی عملیات شمارش، تعدیلات لازم باید در کارتهای انبار و حسابداری انجام شود تا وضعیت واقعی موجودیها جهت ثبت در صورتهای مالی نشان داده شود.
اصول ایمنی و حفاظت انبار
اولین اقدام موثر در اهمیت دادن به نکات ایمنی انبار، محدود کردن تردد اشخاص غیر مجاز در نزدیکی کالاهای موجود در انبار است، ورود افراد غیر مجاز به انبار و امکان دسترسی به موجودیها ، احتمال تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارک و فرم های رایج در موسسه فراهم کند.
نکاتی که در حفاظت موجودیهای انبار باید به آنها توجه خاص شود عبارتند از:
1ـ سیم کشی انبار و وسایل برقی موجود در آن، بطور متناوب به وسیله افراد متخصص کنترل شوند،
2ـ از کشیدن سیگار در انبارها جدا خودداری شود.
3ـ به منظور حفاظت از سرو صورت در مقابل سقوط و یا پرتاب شئی از کلاه ایمنی استفاده شود.
4ـ مواد قابل انفجار نباید در مجاورت منبع حرارتی قرار گیرد.
5ـ انبار مواد قابل انفجار باید در محل خشک ـ خنک و مجزا از سایر انبارها باشد.
6ـاز روشن کردن آتش درمحوطه انبارها خودداری شود.
7ـمواد قابل انفجار نباید در معرض تابش مستقیم آفتاب قرار گیرند.
8ـ پس از اتمام کار روزانه ، چراغها باید خاموش و کلید اصلی برق در حالت قطع برق قرار گیرد.
9ـ در انبارهای شیمیایی علاوه بر نصب سیستم های تهویه، در صورت لزوم باید از ماسک و وسایل حفاظت فردی نیز بهره گرفت.
10ـ از استقرار دستگاههای اطفای حریق در محل های مناسب انبار اطمینان حاصل شود.
11ـ از قرار دادن قطعات و جعبه ها که موجب مسدود شدن درهای اضطرای و خروجی انبار می شود خودداری شود.
12ـ در مناطقی که باد شدید می وزد از مهار الوارها و شبکه های خالی یکه در انبار باز قرار دارند. باید مطمئن شد که بر اثر باد شدید واژگون نشوند.
13ـ حتی الامکان باید از قرار دادن اجناس سنگین در طبقات فوقانی اجتناب ورزید.
14ـ نور و روشنایی مناسب در انبار باعث تقلیل تصادفات و افزایش روحیه کارکنان می شود.
15ـ جهت استفاده کارکنان انبار از وسایل اطفای حریق باید آموزش لازم به آنان داده شود.
فصل سوم :
حقوق و دستمزد
حسابداری حقوق و دستمزد
اداره حسابداری حقوق و دستمزد ، انجام و کنترل کلیه امور مربوط به حقوق و دستمزد کارگران شاغل در شرکت از قبیل اقدامات پرسنلی کارگران ، حضور و غیاب ، موارد و اطلاعات مربوط به وام و اقساط وام ، اعلام شماره حساب بانکی ، فوق العاده ها و کسورات حقوق و دستمزد و … را بعهده دارد . برای انجام موارد بالا فرمهای مخصوصی وجود دارند که ذیلاً به تشریح مهمترین آنها می پردازیم . چهار چوب کلی کار در حسابداری حقوق و دستمزد به این صورت است که اداراتی که کارگران در آن ادارات شاغل هستند اطلاعات مورد نظر را بر روی فرمهای مربوطه وارد کرده و برای حسابداری حقوق و دستمزد و جهت منگنه زنی ( پانچ کردن ) به واحد کامپیوتر ارسال می دارد. به عنوان مثال روال کار در مورد فرم حضور و غیاب کارگران که پرداخت حقوق و دستمزد بر اساس آن صورت می گرد را به طور مختصر شرح می دهیم .
برگهای مربوط به حضور و غیاب کارگران از طرف اداره کامپیوتر که حاوی یکسری اطلاعات درج شده بر روی آن مانند نام و نام خانوادگی ، نام واحد ، نام ناحیه ، رمز سازمان و …. است برای ما ( حسابداری حقوق و دستمزد ) ارسال می شود . حسابداری حقوق و دستمزد این برگها را برای ادارات مربوطه می فرستد . آنها پس از تکمیل این برگها آنها را مجدداً برای حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می دارند و ما پس از کنترل آنها ، " برگ کنترل ارسال اسناد حقوق و دستمزد کارگران به کامپیوتر " را بر روی آنها الصاق کرده ( فرم 999 ذ ) و هر دسته از آنها را به همراه کنترل دیگری بنام فرم کنترل اسناد به کامپیوتر سیستمهای بازرگانی ( 998 م ) جهت وارد نمودن اطلاعات به واحد کامپیوتر ارسال می نماییم . اکنون با توجه به ساعات حضور غیاب کارگران حقوق و دستمزد آنها محاسبه می گردد و به فاصله چند روز اولین ویرایش از طرف واحد کامپیوتر برای ما ( حسابداری حقوق و دستمزد ) ارسال می شود . اولین ویرایش کاملا ً کنترل شده و اشتباهات آن رفع می گردد و مجدداً به اداره کامپیوتر فرستاده می شود . اداره کامپیوتر ویرایش دوم را برای ما می فرستد . این یکی نیز کنترل شده و اشتباهات احتمالی مرتفع بعد از گذشت یکی دو روز گزارشی از طرف واحد کامپیوتر برای ما می آید بنام " بانک لیست " که با توجه به بانکی که افراد مورد نظر در آن بانک حساب دارند کلیه حقوقهای ( حقوق و دستمزد ) خالص در آن درج شده است . با توجه به بانک لیست حسابداری حقوق و دستمزد سند پرداخت صادر می کند و به اداره سند رسمی ارسال می نماید و از آنجا نیز به اداره خزانه داری فرستاده می شود . خزانه داری هم چک صادر می کند و به بانک موردنظر می فرستد و بانک هم از حساب شرکت کسر می کند و نهایتاً حقوق و دستمزد کارگران توسط بانک به آنان پرداخت می گردد . در سایر موارد هم همانند مثال بالا عمل می شود به این معنی که کلیه فرمها پس از کنترل دسته بندی شده و بهمراه برگ کنترل اسناد ورود به کامپیوتر جهت پاسخ شدن به اداره کامپیوتر ارسال
می گردد. در نهایت پس از ویرایش نهایی کلیه گزارشها مانند لیست بیمه ، گزارش
13 ( وامها ) ، رمز پ ب ( پرداخت ، برداشت ) همانند بانک لیست که در بالا توضیح داده شد به حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می گردد . در این گونه موارد هم سند پرداخت جداگانه زده می شود . ( مانند بیماران کلیوی ، اجرائیات ، قرض الحسنه ، مدارس و … ) و به حسابهای مذکور پرداخت می گردد .
توضیحات فوق گردش کار را در اداره حسابداری حقوق و دستمزد به اختصار نشان داد. اکنون به طور مختصر توضیحاتی در ارتباط با مهمترین فرمهایی که برای این منظور به کار می روند می دهیم اما قبل از آن در ارتباط با ناحیه حسابداری " که در قمست بالای کلیه فرمها وجود دارد
تعریف حقوق و دستمزد
دستمزد تولیدی عبارت از وجوهی است که برای کار انجام شده تولیدی در یک مدت معین پرداخت و یا تعهد می گردد
ب . انواع حقوق و دستمزد
1- دستمزد مستقیم : دستمزد آن دسته از کارگرانی است که مستقیماً در ارائه خدمات یا تبدیل مواد مستقیم (مواد اولیه ) به کالای ساخته شده دخالت دارند و تولیدکالا یا ارائه خدمات بدون دخالت مستقیم آنها عملی نیست.
مثال نیروی کار مستقیم ، کارگرانی هستنند که مستقیماً درخط مونتاژ یک کالا فعالیت دارند.مثلاً در کارخانه اتومبیل سازی کارگرانی که مستقیماً در مونتاژ قطعات مختلف اتومبیل دخالت دارندو قطعات را بر هم سوار می کنند، عوامل مستقیم کار بحساب می آیندو کارگرانی که روی ماشین ریسندگی در یک کارخانه نساجی کار می کنند در زمره عوامل مستقیم انسانی تولید درآن کارخانه اند.
2- دستمزد غیر مستقیم : دستمزد آن دسته از کارگران و عوامل انسانی تولید است که در تولید کالا یا ارائه خدمات دخالت دارند اما جزء نیروی مستقیم تولید محسوب نمی شوند.
به طور مثال افرادی مثل سرکارگرن و یا بازرسان تولید که مشخصاً در تولیدکالای معینی دخالت مستقیم ندارند جزء نیروی کارغیرمستقیم بحساب می آیند.
زمان عادی کار: عبارت است از مدت زمانی که طبق روال عادی یرای انجام کار لازم است.
زمان استاندارد انجام کار:عبارت از میزان کار مورد انتظار از هر کارگر در زمان معین . زمان استاندارد، از طریق زمان سنجی حرکات لازم برای تولید وبا درنظر گرفتن اوقات استراحت ، توقف و تاخیرات احتمالی بدست می آید.
ج . دوایر کنترل کننده حقوق ودستمزد
1- دایره کار گزینی : وظیفه عمده این دایره تهیه و تدوین ، ویا اصلاح دستورالعملها ، آیین نامه های استخدامی و فرمهای پرسنلی می باشد، به گونه ای که با قانون کار ومقررات بیمه و تامین اجتماعی منطبق باشد.
2- دایره زمان سنجی : وظیفه این دایره ،بررسی و محاسبه زمان استاندارد برای ساخت یک واحد محصول است. زمان استاندارد انجام کار را با توجه به امکانات و شرایط فیزیکی تعیین می کنند. بدین ترتیب که ابتدا زمان هر حرکت را با بررسی حرکات لازم برای تولید اندازه می گیرند و سپس با جمع مدت حرکات ، زمان استاندارد را برای ساخت یک واحد محصول به دست می آورند. اطلاعات مربوط به زمان استاندارد برای ساخت یک واحد محصول در دوایری نظیر برنامه ریزی تولید،حسابداری حقوق ودستمزد و حسابداری بهای تمام شده به دلایل مختلف کاربرد دارد.
3- دایره برنامه ریزی تولید: این دایره قبل از شروع عملیات ، با استفاده از زمان استاندارد محصول، برنامه تولید را برای هر سفارش، دایره و یا مرحله تولید تهیه میکند،تا از طریق ، امکان مقایسه و کنترل هزینه های واقعی دستمزد با بودجه دستمزد،همچنین مقایسه ساعات استاندارد و تولید واقعی با تولید پیش بینی شده فراهم گردد.
4-دایره ثبت اوقات کار: وظیفه این دایره گردآوری اطلاعات مربئط به اوقات کار انجام شده در مورد هریک از سفارشات مراحل تولید و یا محصولات می باشد.اطلاعات مربوط به اوقات کار صرف شده،با استفاده ازدوکارت (کارت ساعت و کارت اوقات کار) مشخص،ثبت و نگهداری می شود.
الف ـ کارت ساعت (کارت حضور و غیاب): این کارت،حضور هر یک از کارکنان در کارخانه و ساعت شروع وخاتمه کار آنان درهر روز ویا هر نوبت کار همچنین ساعات کار اضافه کاری را نشان می دهد.
ب ـ کارت کارکرد: این کارت نشان دهنده اوقاتی است که کارگر برای ساخت و تکمیل هر سفارش صرف کرده است .به عبارت دیگر،این کارت حاوی اطلاعاتی در مورد نوع کار انجام شده می باشد.
د. اطلاعات لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد
برای محاسبه هزینه حقوق ودستمزد،باید اطلاعات و عوامل لیست حقوق ودستمزد راشناخت وعلاوه برآن ازقوانین ومقررات مربوط(کاروبیمه های اجتماعی ـ مالیات و ..)اطلاع کافی داشت.برخی اطلاعات مربوط به دستمزد،شامل:مدت کارکرد،حقوق پایه،اضافه کاری ،حق نوبت کاری،مرخصی استحقاقی،پاداش،کارآموزی،اوقات تلف شده،طرحهای تشویقی،حق بیمه های اجتماعی ،سهم کارفرما،بیمه عمر،بیمه حوادث ناشی از کار وهزینه های رفاهی کارگران می باشدکه شرح مختصری در موردبعضی ازآنهاداده می شود.
0714 سرخس
ناحیه 0401 مربوط به کارگران پیمانی و قراردادی می باشد . بقیه مربوط به کارگران رسمی هستند با این تفاوت که ناحیه 0714 کارکنان سرخس می باشند .
این نواحی در قمست بالای همه فرمها در محل مشخص شده نوشته می شود . با این توضیح به بررسی فرمها در حسابداری حقوق و دستمزد می پردازیم :
1 ) فرم( 011 د ) و 012 د برگ اقدامات پرسنلی کارکنان ( کارگران ) PAC
از این فرم ( برگ PAC ) در موارد استخدام ، ترفیع ، تغییر رمز اداره ، در صد حق بیمه اخراج و هر گونه تغییرات دیگر استفاده می شود .
در فرم 011 د که قمست بالایی برگ PAC است در محل مربوط به رمز عمل عدد 1 بمنظور استخدام جدید و عدد 2 به منظور تغییرات می گذاریم .
رمز واحد که همان رمز شرکت در کامپیوتر جنوب است عدد 033 می باشد .
ناحیه حسابداری : با توجه به توضیحات قبلی شماره ناحیه را می نویسیم با این توضیح که کسانی که پورسانتاژی هستند یعنی از کارت بیمارستان شرکت نفت استفاده می کنند ( حق بیمه 22 % ) از ناحیه 0461 استفاده می کنند .
شماره شناسایی یا شماره پرسنلی کارگر : ممکن است با شماره های 33 ، 35 ، 36 ، 40 و یا 80 آغاز گردد .
رمز اقدام : برای کارگری که تازه استخدام شده است از عدد 20 و برای استخدام مجدد از عدد 19 استفاده می گردد .
ناحیه کار : همیشه 0401 است که منظور مرکز شرکت در اهواز است .
رمز اداره کل / اداره : هر اداره ای دارای رمزی می باشد که قید می گردد .
رتبه شخصی : در این قسمت رتبه شخصی کارگر قید می شود ( لازم به توضیح است که در مورد رتبه کارمندی ، رتبه جدید با اضافه کردن 4 عدد به رتبه قدیم بدست می آید).
شماره صندوق :برای استخدام جدید از عدد 205 استفاده می شود . برای باز نشستگان اخراجی ها و فوتیها از عدد 099 استفاده می شود ضمن آنکه رمز اقدام 06 قید می گردد .
پس انداز : از کارگران رسمی بابت وام پس انداز 6 % کسر می شود . نصف این مبلغ را هم کارفرما می گذارد .
حقوق و دستمزد روزانه : هر کارگر استخدام جدید حتماً حقوق و دستمزد روزانه داشته باشد .و حداقل آن در سال 82 28446 ریال و حداکثر آن 80000 ریال است .
نوع استخدام : بر اساس شماره رمز اقدام می شود .
مرخصی استفاده نشده : در صورتیکه کارگری فوت کند یا باز نشسته شود و مرخصی استفاده نشده داشته باشد تعداد روز آن ثبت می شود و ماشین مبلغ ریالی آن را محاسبه می کند .
بیمه : بیمه کارگران به دو صورت است :
1 ـ آنهایی که کارت درمانی بیمارستان نفت را دارند .
7 % سهم کارگر به سازمان تامین اجتماعی داده می شود .
23% سهم کارفرما
8 % به بیمارستان نفت داده میشود15 % به سازمان تامین اجتماعی داده میشود .
( به عبارت دیگر از این 30 % ، 22 % به سازمان تامین اجتماعی پرداخت می شود که سهم کارگر 7 % و 8 % دیگر توسط کارفرما به بیمارستان نفت پرداخت می گردد .
2 ـ آنهایی که دفترچه خدمات درمانی دارند
30 % به سازمان تامین اجتماعی داده می شود
20 % سهم کارفرما
3 % بیکاری توسط کارفرما
7 % سهم کارگر
مدت قرار داد : اگر ثبت نشود به معنی دائم است .و اگر یکساله باشد عدد 365 قید
می گردد .
شماره بیمه : آنهایی که تازه استخدام می شوند معمولاً شماره بیمه ندارند و پس از استخدام با پرداخت اولین حق بیمه به سازمان تامین اجتماعی شماره می گیرند و آن شماره درج میشود و فرم 012 د شامل مواردی چون نام و نام خانوادگی ، تاریخ تولد ، شماره شناسنامه ، محل صدور ، نام پدر و توضیحات دیگر است .
3 ) برگ حضور و غیاب کارگران TIME SHEET فرم 1 021 د
پاداش و عیدی کارکنان
پاداش پایان سال یا عیدی اخر سال براساس ضوابط مالی ناظر بر تهیه و تنظیم بودجه براورد می شود لیکن پرداخت ان توسط هیئت وزیران در پایان سال با توجه به امکانات مالی دولت تعیین می شود . در گذشته براساس ضوابط مالی ناظر بر تهیه و تنظیم بودجه همساله معادل یک ماه حقوق و مزایای مستمر کارکنان براورد می شود و عرفا در فرهنگ بودجه نویسی معادل یک ماه حقوق و مزایای مستمر تعیین می شود .
در هر بخشنامه بودجه ضوابط و مبلغ ان را مشخص می نماید . در سال85 مبلغ 1000000 ریال به عنوان پاداش پایان سال تعیین گردیده است . دستگاه های اجرائی براساس مقررات قانون استخدام کشوری می توانند از پاداش ضمن خدمت نیز معادل یک ماه حقوق و مزایای مستمر برخوردار شوند .
کمک هزینه فوت
کمک هزینه فوت مستخدم و افراد تحت تکفل وی معادل بیست برابر حداقل حقوق مبنای نظام هماهنگ پرداخت کارکنان دولت قابل پرداخت است ((ماده 3 قانون مذکور)) .
برابر ضریب حداقل حقوق مبنا
ریال 2080000 = 20 * 260 * 400
این کمک هزینه حدودا معادل یک درصد تعداد کارکنان رسمی و عائله انان در سال خواهد بود . امار دقیق از کارگزینی دستگاه قابل استخراج و برای کارشناس بودجه قابل براورد می باشد . این اعتبار در ماده 19- پرداختهای انتقالی به کارکنان قابل محاسبه است . زیرا رابطه استخدامی در این شرط قطع می شود .
کمک هزینه ازدواج
در مورد ازدواج دائم مستخدم یا فرزند اول وی یک بار در طول خدمت بیست برابر حداقل مبنای قانون نظام هماهنگ پرداخت کارکنان دولت قابل پرداخت است . ((ماده 3 قانون مذکور)) این کمک هزینه حدودا معادل 3 درصد تعداد کارکنان رسمی در سال خواهد بود و اعتبار ان در ((ماده 2 -مزایا و کمکها)) قابل محاسبه است . امار دقیق از کار گزینی ایستگاه قابل استخراج است . محاسبه مبلغ کمک هزینه ازدواج معادل مبلغ کمک هزینه فوت است
مرخصی ها
1- مرخصی استحقاقی : مرخصی است که کارمند با هماهنگی شرکت حق دارد سر کار نیاید و حقوق خود را دریافت کند .
مرخصی ساعتی : مرخصی مستقلی نیست بلکه همان مرخصی استخقاقی است اما ویزگی ان این است که در کمتر از یک روز می باشد .
2- مرخصی استعلاجی : این مرخصی بدون حقوق است و فقط مدت مرخصی جز سوابق کار و بازنشستگی کارمند محسوب می شود و ان هم به تایید سازمان تامین اجتماعی .
مرخصی تحصیلی : نوعی از مرخصی بدون حقوق است، تنها ویزگی این نوع مرخصی ان است که علاوه بر 2 سال اولیه برای دو سال دیگر تمدید می شود .
کسورات
مالیات
حقوق مبنا+ ضریب سنوات + مزایا شغل+ سختی کار+اضافه کاری+جذب کارکنان+جذب مناطق محروم+بدی اب و هوا = حاصل جمع * 10% = مالیات
فرم 0211
انواع رمز نوع کار
11 = کارکرد عادی از 7 صبح تا 4 بعد از ظهر
33 = سه نوبت کار سه روز کار ـ سه روز عصر کار ـ سه روز شب کار
84 = اقماری در دریاکارگران اقماری 14 روز کار ، 14 روز استراحت در دریا
86 = اقماری در خشکی بدون حق سکو کارگران اقماری 14 روز کار ، 14 روز استراحت در خشکی
89 = اقماری در خشکی با حق سکو کارگران اقماری 14 روز کار ، 14 روز استراحت کسانی که روی دستگاه حفاری کار می کنند .
گزارش حضور و غیاب روزانه
کارکرد عادی = 11 با گذاشتن عدد 1 برای روزهای کار و ح برای پنجشنبه و جمعه و ط برای ایام مرخصی ، تعطیلی رسمی و یا غیبت
در صورتیکه در خانه های گزارش حضور و غیاب روزانه حرف ط قید گردد و شخص مرخصی باشد باید فرم 027 د ( برگ مرخصی ) به سیستم ارسال گردد و یا اگر تعطیل رسمی باشد در سیستم تعبیه گردیده است در غیر این صورت غیبت محسوب می گردد .
سه نوبت کار = 33 اعداد 3 جهت حضور و حرف ح جهت استراحت در خانه های مربوط قیر می گردد به شکلی که سه بار عدد 3 ویک بار حرف ح قید می گردد .
اقماری در دریا = 84 کارکرد با عدد 6 نشان داده می شود و استراحت با عدد 9
اقماری در خشکی = 86 و 89 همانند مورد بالا می باشد .
مزایای نوع کار 84 اقماری در دریا
1 ـ کد 0371 ش م ک = سختی شرایط محیط کار 45 درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد روزهای کار
2 ـ کد 0372 جذب = دوری ازخانواده 45درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد روز های کار
3 ـ کد 0373 صرف وقت اضافی طرح اقماری 5/22 درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد روزها کار
4 ـ کد 0222 حق سکو 90 درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد روز های کار
5 ـ کد 0337 کار در دریا و خلیج فارس 45 درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد روزهای کار
6 ـ کد 0204 نوبت کاری 25 درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد ایام ماه
مزایای نوع کار 86 و 89 اقماری در خشکی
کدهای 0371 ، 0372 ، 0373 و 0204 همانند بالا پرداخت می گردد .
کد 0222 ( حق سکو ) 45 درصد حقوق و دستمزد روزانه به تعداد روزهای به نوع کار 89 پرداخت می گردد و به نوع کار 86 تعلق نمی گیرد . ضمناً کد 0337 به نوع کار 86 و 89 تعلق نمی گیرد .
فرم 2 021د ( اضافه کاری )
اضافه کاری به نوع کار 11 تعلق می گیرد . ضمناً اقماری ها با مجوز مدیر عامل قابل پرداخت است .
یک ساعت اضافه کاری 191/0 * پایه حقوق و دستمزد = فرمول محاسبه اضافه کاری کارگر
(نرخ حقوق و دستمزد روزانه)
3 ) فرم 027 د ( برگ مرخصی کارگران )
فرم مذکور توسط امور اداری و یا متصدی اردوگاهها برای کارگرانی که به مرخصی سالانه می روند نوشته شده و به امور مرخصی جهت کسر از تعداد روزهای مرخصی ایشان ارسال و سپس از طریق امور مرخصی به حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می گردد . در فرم مذکور تاریخ شروع مرخصی و جمع روزهای مرخصی نوشته می شود . ضمناً فرم 027 د نسبت به فرم 021 د ارجعیت دارد .
4 ) فرم 061 د ( برگ پرداخت / برداشت فوق العاده ها و کسور ثابت و متغیر حقوق و دستمزد کارگران )
از فرم مذکور جهت پرداخت و یا برداشت یک مرتبه و یا ثابت ( همیشگی ) استفاده می نمایند .
ضمناً از فرم مذکئور می توان جهت ثابت کردن حق عائله مندی نیز استفاده نمود .
به عنوان مثال جهت پرداخت نیمه ماه بطور مداوم از طریق سیستم با فرم 061 د بدین شکل عمل می گردد : در رمز پرداخت عدد 0777 گذاشته می شود و در قمست " فوق العاده ثابت به ریال " مبلغ مورد نظر نوشته می شود .
و یا مثلاً برای حق جوشکاری با کد 0319 تعداد روزها را نوشته و در قمست " درصد " ثابت فوق العاده ها " عدد 99/99 را می نویسیم و یا مثلاً جهت حق السهم صندوق قرض الحسنه با کد 0703 در ستون " کسور ثابت در ماه به ریال " مبلغ مورد نظر گذاشته می شود . قابل ذکر است که فرم مذکور توسط واحد مربوطه پر می شود و برای حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می گردد .
5 ) فرم 014 د ( برگ اعلام شماره حساب بانکی و شماره صندوق حقوق و دستمزد کارگران )
زمانیکه می خواهیم به کارگری شماره حساب بانکی در سیستم مکانیزه بدهیم از فرم فوق استفاده می کنیم . فرم فوق دارای شماره رمز بانک که در سیستم مکانیزه تعبیه گردیده است ، می باشد که مشخص کننده شعبات بانکهای ملی در سراسر کشور است که کارگران می توانند در آن شعبات حساب جاری و یا پس انداز و یا قرض الحسنه افتتاح نمایند . همچنین برای تغییر شماره حساب از بانکی به بانک دیگر و یا از شهری به شهر دیگر از فرم مذکور استفاده می شود . ضمناً می توان حقوق و دستمزد کارگر را برای مدتی بصورت و یا جهت تغییر صندوق پرداخت از فرم مذکور با رمز 205 استفاده کرد .
جهت پرداخت از سند پرداخت 021 می استفاده می شود . برای این منظور پس از پر کردن موارد خواسته شده در بالای فرم ، ستونهای 17 به بعد به شکل زیر پر می شود :
سند پرداخت تنها طرف بدهکار دارد چرا که صرف بستانکار آن همواره حساب بانک است .
ضمناً سند پرداخت در سه نسخه تهیه می گردد .
6 ) فرم 024 د ( فرم تعدیلات مربوط به ایام حقوق و دستمزد کارگران )
از فرم مذکور جهت پرداخت ایام حقوق و دستمزد و یا کسر آن استفاده می نماییم . مثلاً در صورتی که کارگری اشتباهاً غیبت خورده باشد با فرم مذکور ایام غیبت اصلاح می گردد و یا در صورتی که مرخصی باشد و اشتباهاً قید گشته باشد ، اصلاح می شود . همچنین می توان اضافه کاری عقب افتاده را با فرم مذکور پرداخت نمود . در صورتی که کارگری بیمار بود و حاضری برای او زده شد با فرم مذکور قابل اصلاح می باشد .
توجه : کلیه ایام پرداختی در پرانتز گذاشته می شود .
در صورتی که بخواهیم حق بیمه پرداختی به سازمان تامین اجتماعی در طول 2 سال آخر را از سیستم بگیریم با گذاشتن اعداد یکه در قسمت زیر فرم آمده است از سیستم استخراج می گردد .
7 ) فرم 042 د ( برگ کسر اقساط وام کارگران )
از فرم مذکور جهت کسر مبلغ قسط وامی که توسط اداره مربوط به حسابداری ارسال شده است استفاده می شود . فرم فوق شامل رمز وام پرداختی و یا رمز ی که مبلغ قسطی به ایشان پرداخت شده ، تاریخ کسر ، کل مبلغ پرداختی ، مبلغ قسط ماهیانه و تعداد اقساط
می باشد .
مراحل اجرایی گرفتن وام توسط خود واحد مربوط انجام می شود و حسابداری حقوق و دستمزد مسئولیت کامل کسر اقساط وام مذکور را بعهده دارد .
8 ) فرم 049 د ( تعدیل و. اصلاح اطلاعات وام کارگران )
از فرم مذکور جهت کلیه اصلاحات وامی که قبلاً با فرم 042 د به سیستم تغذیه شده است استفاده میشود . به عنوان مثال کارگری قبلاً وامی به مبلغ 000 5000 ریال اخذ کرده است و با فرم 042 د جهت کسر به سیستم داده شده است .و در مدت 4 ماه 000 2000 ریال از ایشان کسرگردیدو 000 3000 ریال باقی مانده است و کارگر مزبور باز نشسته می گردد ، مابقی به مبلغ 000 3000 ریال با فرم 049 د در ستون " کسر یک مرتبه تعدیل اقساط " بطور یکجا از تسویه حساب ایشان کسر می گردد . همچنین طبق جدول مندرج در لیست رمز عمل را برای هر نوع اقلام می نویسیم .
9 ) فرم 999د(برگ کنترل ارسال اسنادحقوق ودستمزدکارگران به کامپیوتر ) DFN
شامل دو فرم می باشد وامی و غیر وامی . از این فرم جهت کنترل اسناد حقوق و دستمزد کارگران به کامپیوتر استفاده می گردد . فرم مذکور جمع اقلام یا مبلغ و یا روز و یا ساعت را شامل می باشد . در بالای برگ مذکور می شود . در قسمت شماره دسته ، از شماره 1 دسته های مذکور شروع می شود .
10 ) فرم 998 د ( فرم کنترل اسناد ورود کامپیوتر ـ سیستمهای بازرگانی ) CTL
این فرم برروی 999 د قرار می گیرد و دسته ها ارسالی به کامپیوتر ضمیمه آن می باشد .
در قسمت بالای فرم در قسمت " ناحیه " مشخص می سازد که سند ارسالی به سیستم مکانیزه مربوط به کدام ناحیه می باشد . درقسمت " نوع سند " ،نوع سند مشخص می گردد شماره دسته مربوط به اعدادی است که از یک شروع و تا آخر ادامه می یابد .
تعداد اسناد : تعداد برگهای ضمیمه فرم 999 د می باشد .
تعداد اقلام : تعداد اقلامی است که فرم 999 د می باشد .
فرم مزبور در دو دسته تهیه می شود که نسخه دوم نزد حسابداری باقی می ماند .
فرمهای که در بالا توضیح داده شده مهمترین فرمهایی است که در حسابداری حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد.در پایان نکته قابل ذکر آن است که کارگران قراردادی با مدت معین فقط حقوق و دستمزد ماهانه و فوق العاده ها به آنان پرداخت می گردد و مزایای دیگر که شامل جیره ، مسکن ، حق اولاد ، سوخت ، پول غذا و … به آنها پرداخت نمی شود .
فصل چهارم :
صدور اسناد
صدور اسناد
متقاضی نباید نیاز سازمانی خود، ملی در خواستی به اداره خرید نوع و تعداد اجناس مورد نیاز خود را اعلام می کند اداره خرید پس از گذراندن مراحل تایید گرفتن امضاء مجاز که شامل مسئول واحد، مسئول مالی، مدیر کارخانه، مسئول کاردکس و مسئول تدارکات می باشد اقدام به خرید می کند . پس از تحویل جنس و تایید و متقاضی ملی فرمی متقاضی تائید می کند که جنس مورد نیاز خود را دریافت کرده است. این فرم همراه با فرم درخواست و فاکتور خرید برای صدور سند و پرداخت چک به مالی می رود. اداره مالی ضمن بررسی اسناد و درخواست متقاضی آنها را از نظر قیمت و مجوز خرید و استعلام (برای خریدهای بالاتر از 5 میلیون ریال) نسبت به صدور چک در وجه فروشنده اقدام می نماید.
کلیه مراحل بصورت دستی و ثبت در نرم افزارهای کامپیوتری می شود
حجم اسناد در یک روز بستگی به مقدارکار دارد و تقریبا در روز حدود 15 تا 20 سند صادر می شود.
روند ایجاد درخواست و چگونگی صدور اسناد در شرکت کربن ایران:
در خواستها از واحد سفارشات انبار دریافت می گردد و بعضی درخواستها توسط واحدها صادر می گردد که (خریدهای مستقیم) نامگذاری شده است که به امضاء متقاضی، رئیس واحد و مدیر کارخانه می باشد
سفارش خرید را واحد سفارشات شماره (که) زده و امضاء می کند اداره خرید با لیست طبقه بندی مواد خریداری شده این اجناس را مقایسه می کند.
کارپردازان با توجه به مشخصات درخوات استعلام می نمایند.
تا سقف هشتصد هزار ریال بدون استعلام بهاء اقدام به خرید و بیش از آن به استعلام بهاء کتبی خریداری انجام می گیرد.
اگر بهای اقلام کمتر از ده میلیون ریال باشد با نظر مسئول خرید تصمیم به خریداری می شود.
اقلام بالای 10.000.000 میلیون ریال به سه عدد استعلام از فروشنده های خوش نام همراه داشته باشد. این استعلامها باید در بسته و دارای مهر و امضا معتبر باشد.
اجناس مورد خریداری بایست تامین کنندگان مورد تایید، کنترل می گردد اگرتامین کننده در این لیست باشد مبادرت به خرید می گردد. اگر نباشد براساس شماره قبل عمل می گردد که مسئول خرید بسته به مورد مسئولیت دارد.
اگر بهای اقلام بیشتر از دو میلیون ریال باشد کمیسیون معاملات تصمیم می گیرد اقدام به خرید طبق مصوبه کمیسیون در فرم مربوطه ثبت می گردد.
مقایسه پر فرما یا پیش فاکتور با مشخصات ارائه شده توسط کارشناس شرکت انجام می شود.
خرید یا سفارش ساخت (و یا تعمیر و تکمیل قطعات مستعمل)
در حین ساخت قطعات از محل تامین کننده توسط کارشناس بازرسی فنی بازدید به عمل می آید تا کار مطابق دستور العمل و نقشه، مورد تایید نهائی قرار گیرد. رئیس بازرسی فنی و قطعه سازی در مورد ساخت قطعات، پی گیر پیشرفت کار از مراحل اولیه از قبیل تکمیل اسناد ساخت مراحل آزمایش عملی قطعات و تاییدیه نهائی می باشد.
خریدهای خارجی
تقاضای مدارک مورد نیاز به گواهی بازرسی یا کنترل کیفی سازنده، گواهی بازرسی شخص ثالث در صورت لزوم و ارائه گواهی مبدا باید باشد.
مرحله بعد دریافت فاکتور و بررسی اقلام ورودی توسط واحدهای مربوطه (آزمایشگاه بازرسی فنی و واحد های تقاضا کننده) می باشد.
فصل پنجم :
بودجه
بودجه
این شرکت با توجه به منابع درآمدی که مقدار مبلغ فروش محصولات تولیدی می باشد که آن هم از نیازمندیهای مشتری تهیه می گردد میزان بودجه سالیانه خود را در نظر می گیرد. این بودجه در هیئت مدیره بحث و تصمیم گیری نهایی می گردد.
جهت تعیین و تخصیص بودجه برای هزینه ها، از کلیه واحدها مدارک و مستندات کافی در خصوص برنامه و طرحهای کاری آنها، مطابق با برنامه و اهداف مدیریت سازمان دریافت و احتیاجات آنها پس از تصویب مدیران واحدهای مروبوطه و تطبیق با اهداف ازپیش تعیین شده در واحد بودجه و گزارشات امور مالی بررسی و بودجه لازم پیش بینی و به تایید مدیر مالی و تصویب مدیر عامل خواهد رسید. به منظور نگهداری ثبت و طبقه بندی مخارج، سرفصلهای هزینه بشرح اعلام شده در دفاتر حسابداری ایجاد می گردد.
بودجه شرکت براساس برآوردی است به صورتی که بر پایه مقدار تولید محصول و قیمت فروش، درآمد شرکت مشخص می گردد. این بودجه بر پایه مقدار تولید و مقدار فروش محصول هیئت مدیره مقدار بودجه برنامه ریزی شده را بین واحدهای مختلف تقسیم می کنند و براساس نیاز واحدها بودجه تخصیص داده می شود.
واحد کنترل هزینه در امور مالی وظیفه دارد مقدار بودجه تخصیص داده شده برای هر واحد را با مقدار پیش بینی شده کنترل و در پایان هر ماه گزارش نماید.
دو نوع هزینه در واحدها وجود دارد که برای آنها بودجه در نظر گرفته می شود
1- هزینه جاری 2- هزینه سرمایه ای
یک هزینه جاری شامل خرید اقلام مورد نیاز روزانه مصرفی، مواد مورد مصرف، آزمایشهای مورد نیاز و…
دو هزینه های سرمایه ای است که مخصوص خرید دستگاه ها می باشد که برای کیفیت کار واحد و پیشرفت امور کارخانه مفید خواهند بود.
که میزان این خریدها در کمیسیونی مورد بررسی قرار گرفته و با توجه به سیاستهای کارخانه مقداری از آنها مورد تایید قرار گرفته و مراحل خرید برای آنها طی می شود.
فروش داخلی
همانگونه که در روش کار تعیین نیازمندیهای مشتری ذکر گردید بعد از دریافت نیاز سالیانه تاید سازان داخلی و تهیه فرم از این نیازها و تایید واحد بهره برداری مبنی بر توانایی تولید محصول مورد نظر، قرار داد مربوطه تهیه و پس از امضاء براساس شرایط پرداخت مطروحه در قرارداد نسبت به اخذ چک اقدام و سپس حواله صادر می گردد.
در خصوص قطعه سازان نیز پس از صدور پیش فاکتور و توافق طرفین و دریافت وجه و یا چک صدور حواله صور می پذیرد.
چنانچه محصول مورد درخواست جزو محصولات غیر روتین کارخانه باشد، موارد در فرم نیز محصولات غیر روتین ثبت و جهت اظهار نظر به مدیرکارخانه اعلام می گردد پس از بررسی مدیرکارخانه و اعلام نظر درفرم فوق جهت مدیر بازرگانی ارسال که عینا پس از اعلام نظر مدیر بازرگانی به رئیس فروش اجرا می شود.
فروش صادراتی
ابتدا درخواست مشتری دریافت می گردد در صورتیکه سفارش دریافتی جزء محصولات روتیر کارخانه باشد، نسبت به صدور Quofation (فرم پیشنهادات قیمت) اقدام و اطلاعات مورد نیاز مشتری شامل قیمت شرایط پرداخت وجه زمان تحویل محصول و نوع بسته بندی و سایر اطلاعات مورد نیاز مشتری اعلام می شود. چنانچه سفارش دریافتی جز محصولات دو تین کارخانه نباشد مشابه به بند مقابل عمل می گردد.
پس از اعلام کتبی مشتری مبنی بر موافقت با شرایط ذکر شده Quotation، پیش فاکتور (Proformaln volice) صادر می گردد. در پیش فاکتور مقدار محصول مبلغ هر واحد و مبلغ کل، شرایط فروش، نحوه پرداخت وجه زمان تحویل محصول که مورد توافق طرفین است مشخص می گردد.
میزان محصولات مورد نیاز مشتریان صادراتی جهت آماده سازی به مدیر کارخانه اعلام می گردد پس از دریافت وجه مربوط هر زمان اعتبار پرفرما یاگشایش اعتبار اسنادی و همچنین حصول اطمینان از آماده بودن سفارش، حواله فروش صادر می گردد. حواله فروش نیز به منظور آگاهی از جزئیات فروش به کارخانه ارسال می گردد. سپس با توجه به زمان تحویل تعیین شده در پرفرما به کارخانه اعلام می گردد که محصول به گمرک مربوطه ارسال گردد.
خریدهای خارجی
براساس مشخصات ازسازندگان یا تهیه کنندگان معتبر فراگیری (پیشنهاد قیمت) می شود چنانچه اقلام مورد درخواست انحصاری باشد از سازندگان اصلی یا نماینده او یک افرا (offer) یا پیشنهاد گرفته می شود.
اگر اقلام مورد درخواست عمومی باشند حداقل از 3 منبع پیشنهاد گرفته می شود. پیشنهادها از نظر فنی توسط کارشناسان مربوط یا خدمات فنی مورد ارزیابی فنی قرار گرفته و در صورت نیاز تسلیم کمیسیون معاملات می گردند.
بعد از مشخص شدن کامل خرید پیشنهاد مورد قبول به همراه درخواست جهت گشایش اعتبارات اسنادی ارسال می گردد.
واحد اعتبارات اسنادی نسبت به ثبت سفارشات و اخذ مجوزات لازم از وزارتخانه های مربوطه اقدام و اعتبار اسنادی (2c) به نامه ذینفع باز می نماید.
بعد از دریافت و ترخیص کالا نسبت به حمل آن به محل کارخانه اقدام می گردد در محل کارخانه، کالا توسط آنالیست ارشد سفارشات و واحد دریافت کالا براساس لیست بسته بندی و درخواست مورد بررسی قرار گرفته و در صورت عدم تطابق کسری، خسارت هر گونه مسائل دیگر، گزارشات مروبوطه تنظیم و اقدامات لازم به عمل خواهد آمد.
مرحله نهائی، تحویل کالا به انبار و صدور رسید دریافت کالا می باشد
کنترل فرایند خرید از طریق ارزیابی تامین کنندگان
مشی شرکت در ارزیابی تامین کنندگان احراز اطمینان از توانمندیهای آنها در زمینه های شرح داده شده و بویژه در خصوص تامین اجناس جدید می باشد.
ارزیابی توان مندیهای آنها در برآورده ساختن نیازمندیهای کیفی کالای مورد درخواست سطح دسترسی به تجهیزات تکنیکی وفنی مورد نیاز شامل تسهیلات آزمایشگاهی و غیره، توانایی بقاء تجاری و مالی توانایی در ارائه کالا طبق برنامه های زمانی مورد نظر (زمان تحویل) اثر بخشی بودن سیستم کنترل و تضمین کیفیت، سوابق کیفی قبلی و تصدیق قابلیت و عملکرد تامین کننده در پروژه های انجام شده، درخواست نمونه آزمایشی از تامین کننده جدید جهت تائید کیفیت محصول آنها قدم از خرید انبوه می باشد.
فصل ششم :
صدور چک
صدور چک
پس از طی نمودن مراحل بالا اداره صدور چک (در امور مالی) اقدام به این کار می کند و مقدار وجه موردنظر را به صورت چک به جهت فروشنده صادر می کند.
صدور اسناد با اداره تدارکات می باشد ولی صدور چک با اداره مالی است. واحد صدور چک پس از بررسی کلیه اسناد و مدارک شامل درخواست خرید معتبر بودن فروشنده جهت فروش کالا، رسید دریافت کننده کالا و همچنین کلیه امضاءهای معتبر اقدام به صدور چک می نماید پس از صدور چک با توجه به توافق دارنده حساب شرکت این چک توسط مدیر کارخانه و مسئول مالی امضاء و در وجه فروشنده صادر می گردد.
صدرو چک تا مبلغ یک میلیون ریال توسط مدیر کارخانه و مسئول مالی صادر می شود و بالاتر از این مبلغ توسط مدیر عامل امضاء می شود.
در اسناد مالی چگونگی صدور چک تعریف شده است پس از صدور چک در وجه فروشنده یک نسخه رسید چک بهمراه دیگر اسناد و در مرکز هزینه آن خرید بایگانی می گردد.
تسویه حساب و بایگانی سوابق:
فرم گردش کالا بهمراه مقدار موجودی برای اقلام انبار قطعات از سوی واحد کنترل موجودی تهیه و به همراه درخواست به واحد بازرگانی ارسال می شود.
تغیین کیفیت کالا قبل از اقدام به خرید و یا ساخت، نمونه آورده شده و یا کالای مورد نظر ساخته شده و بعد از تایید از طریق فرم تعیین کیفیت کالا اقدام به خرید و یا ساخت کلی می شود.
فهرست مطالب
عنوان صفحه
مقدمه : امور مالی مربوط به شرکت کربن 1
تاریخچه: شرکتکربن ایران(سهامی عام) IRAN CARBON COMPANY 2
فصل اول: چارت مدیریت 3
فصل دوم: انبارداری 6
فصل سوم: حقوق و دستمزد 45
فصل چهارم: صدور اسناد 64
فصل پنجم: بودجه 68
فصل ششم: صدور چک 74